CIRCULAR 003 DE 2012 FEBRERO 27 DE 2015

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CIRCULAR 003 DE 2012 FEBRERO 27 DE 2015 by Mind Map: CIRCULAR 003 DE 2012 FEBRERO 27  DE 2015

1. 3. ESTRUCTURA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1.1. Las Tablas de Retención se conformarán siguiendo la estructura organico funcional de la entidad

1.1.1. a) Entidades públicas orientadas a procesos

1.1.1.1. Se presentarán TRD secundarias siguiendo los principios de procedencia y orden original

1.1.2. b) Las entidades podrán utilizar cualquier sistema de información con cualquier tecnología, siempre y cuando se garantice su integridad y que éstas sean un reporte del sistema donde no se pueda modificar

1.1.3. c) Las entidades podrán adicionarle cualquier otro campo al formato original propuesto por el AGN, únicamente en caso de solicitud del AGN se tendrán en cuenta el formato que habla el Numeral 4 de esta circular

1.1.4. d) Para los documentos electrónicos que mencione la TRD esta deberá mencionar el tipo de formato y extensión para identificar políticas de preservación y conservación digital.

1.1.5. e) Las entidades podrán utilizar otros subprocesos que apoyen a las TRD, siempre y cuando mantengan el eje central de Serie y Subserie.

2. 2. DEFINICIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

2.1. Previa identificación de las series y subseries documentales la entidad podrá agregarle:

2.1.1. Tipo de actividad o función productora

2.1.2. Nombre de la serie o subserie

2.1.3. Descripción

2.1.4. Tiempo de Retención

3. ASUNTO DE LA CIRCULAR

3.1. La Circular contiene las Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

4. ALCANCE DE LA CIRCULAR

4.1. Todas las Entidades de la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que ejercen funciones Públicas. Todos organismos contemplados en la Ley 594 de 2000

5. 1. IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

5.1. Las series y subseries documentales de la organización se identifica con:

5.1.1. El último cambio en la estructura orgánico funcional

5.1.2. Las funciones de la dependencia y/o unidad administrativa

5.1.3. Los procesos administrativos

5.1.4. Los bancos terminológicos que el AGN desarrollará con respecto a las Series y Subseries Documentales. Según la actividad económica y el sector de las organizaciones.

5.1.5. Las entidades del Estado deberán publicar sus TRD en su página web

6. 4. REPORTE DE LAS TRD AL REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES (RUSD)

6.1. El registro se hará por medio electrónico a través de la página del AGN

6.1.1. Se deberán registrar en el link http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectronica/tramite/browser.do

6.1.2. a) En cumplimiento de la directiva del cero papel, no se aceptará el registro de las TRD impresas o digitales.

6.1.3. Se aceptarán en otros medios siempre y cuando se presenten problemas en la página y se deberá solicitar por escrito al AGN

6.1.4. C) Una vez hecho el registro en el RUSD la entidad habrá cumplido con lo establecido por el AGN

7. 5. CRISTERIOS DE VALORACIÓN

7.1. Las entidades públicas y que cumplen funciones públicas deberán conservar permanentemente todos los formatos de carácter misional en el formato original

7.1.1. - Actas de comité

7.1.2. - Actos administrativos

7.1.3. - Manuales

7.1.4. - Estudios técnicos

7.1.5. - Contratos y convenios

7.1.6. - Informes

8. 6. TIEMPOS DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

8.1. Los tiempos de retención se harán en años sin decimales

8.2. a) No se recomienda asignar m[as de cinco períodos de tiempo

8.3. b) las entidades podrán omitir el campo de retención en AG y AC en un sólo período

8.4. c) Deberán incluir anexos para explicar los procedimientos de conservación tomados

8.5. d) Las TRD deberán contener las políticas de retención según sea el caso.

8.6. e) Para los casos de información electrónica se deberán indicar los tiempos para transferir a otros Sistemas de Información

9. 7. APROBACIÓN Y FIRMA DE LAS TRD

9.1. a) En todos los casos el Comité de archivo deberá aprobarlas

9.2. b) Aquellas que no cumplan con el Art. 3 del Acuerdo 004 de 2013 no tendrán nungún valor

9.3. c) Las TRD se deberán suscribir por las personas descritas según el acuerdo 004 de 2013.