Помощник генерального директора

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
Помощник генерального директора by Mind Map: Помощник генерального директора

1. Офис-менеджер

1.1. Работа на телефоне прием/распределение звонков

1.2. Сканирование, копирование, распечатка, прошивка, проштамповка документов

1.3. Организация офиса всем необходимым

1.3.1. Заказ воды

1.3.2. Заказ пропусков

1.3.3. Покупка мебели

1.3.4. Заказ продуктов

1.3.5. Заказ канцтоваров

2. Секретарь

2.1. Замещение на время отпуска специалиста по снабжению региональной сети

2.1.1. Обработка заявок сети

2.1.2. Мониторинг и выбор поставщиков

2.1.3. Заказ необходимой продукции

2.1.4. Организация доставки по средствам курьерской службы или собственной логистической сети

2.1.5. Предоставление отчета о проделанной работе вов ремя замещения специалисту по снабжению.

2.2. Мониторинг поставщиков всех товаров и услуг для компании

2.3. Организация продуктивного взаимодействия сетевых отделов между собой и с региональной сетью

2.4. Актуализация контактной информации ГК внутри компании и на форуме. Актуализация и доработка Админ-схемы ГК

2.5. Взаимодействие с контрагентами/ заключение договоров, проверка счетов и их оплаты, закрывающие документы

2.6. Координация работы дежурного водителя

2.6.1. Распределение заявок по важности

2.6.2. Помощь в организации маршрута

2.6.3. Решение нестандартных ситуаций возникающих в работе дежурного водителя

2.6.4. Организация замещения дежурного водителя на время отпуска в смежных отделах

2.6.5. Расчет расхода ГСМ, подача данных в бухгалтерию для компенсации

2.6.6. Контроль своеременного выполнения заявок водителем

2.7. Расчет заработной платы дежурного водителя, руководителя АХО, помощника ген.директора, уборщицы. Подача данных в бухгалтерию.

2.8. Составление бюджета на каждое полугодия отдела АХЧ и Секретариата

3. Работа с сетью

3.1. Консультирование по документообороту

3.2. Консультирование по оформлению заявок в программе на базе 1С

4. Работа с генеральным директором

4.1. Выполнение личных поручений

4.2. Оформление загран-аспортов

4.3. оформление визы в США, Испанию и т.д.

4.4. Оформление и организация загран. командировок и командировок по РФ.

4.4.1. Планирование маршрута

4.4.2. Покупка билетов

4.4.3. Бронирование гостиниц

4.4.4. Планирование встреч

4.5. Ответы на звонки вовремя загран.поездок ( переадресация личных телефонов)

5. Работа с исполнительным директором

5.1. Проведение различных мониторингов. В т.ч. по арендодателям, арендаторам и т.д.

5.2. Перевод личных документов в различные форматы, перевод личных документов с различных языков на русский по средствам Googl переводчика.

5.3. Оформление документов для получения визы, загран паспорта, различных карт и т.д. для исп.директора и его семьи.

5.4. Выполнение прочих личных поручений

6. Работа с директором депаратмента качества

6.1. Ведение плана задач департамента

6.2. Подготова презентаций для семинаров

6.3. Составление ДИ директора департамента качества и бизнес-аналитика

6.4. Составление и актуализация мозгокарты.

6.5. Подготовка отчетности по командировкам

6.6. Составление регламентов и инструкция ДК

6.7. Разработка и составление Чек-листа проверки отделений.

7. Работа с директором региональной сети

7.1. Проектные задачи сетевых отделов

7.1.1. Рассылка проектных задач руководителям сетевых отелов

7.1.2. Получение и верстка актуальной версии

7.1.3. Предоставление для работы актуальной версии директору региональной сети

7.2. Актуализация, разработка, оформление регламентов, инструкций и прочих документов ГК разработанных дир. рег.сети или по его заданию.

7.3. Составление отчета по просроченным заявкам сетевых отделов

7.3.1. Выгрузка отчета из программы на базе 1С

7.3.2. Проверка, верстка оформление

7.3.3. Рассылка руководителям сетевых отделов для работы

7.4. Оформление и подготовка презентаций и печатных материалов для семинаров

7.5. Верстка, серка, актуализация различных отчетов по запросу.

7.6. Выкладка информации и документов на форум ГК по запросу

8. АХЧ

8.1. Организация проведения инфвентаризаций

8.2. Организация мелкого ремонта мебели, сантехники, офиса

8.3. Взаимодействие с управляющими компаниями и ТСЖ по вопросам кап.ремонта

8.4. Контроль выполнения обязанностей руководителем АХО

9. Работа с директором по персоналу

9.1. Проект по внутернней оценке качества работы сетевых отделов по методике NPS

9.1.1. Составление опросника на базе онлайн ресурса, выставление логики.

9.1.2. Запуск/закрытие опроса и оповещения участников по средствам рассылки.

9.1.3. Обработка результатов, составление отчетов для высшего руководста и для руководителей сетевых отделов

9.1.4. Написание регламента по проведению опроса NPS

9.2. Проект по внутренней оценке взаимодействия сетевых отделов между собой и региональной сетью на базе методики оценки 360 градусов

9.2.1. Разработка методолгии опроса и его проведения

9.2.2. Разработка вопросов для оценки

9.2.3. Составление опросника на базе онлайн ресурса/ выстраивание логики

9.2.4. Запуск проекта

9.2.5. Обработка резултатов, разработка и составление отчета для высшего руководства, руководителей сетевых отделов, руководителя рег.сети, директоров подразделений рге.сети

9.2.6. Написание регламента попроведению опроса

9.2.6.1. Разработка методолгии опроса и его проведения

9.2.6.2. Разработка вопросов для оценки

9.2.6.3. Составление опросника на базе онлайн ресурса/ выстраивание логики

9.2.6.4. Обработка резултатов, разработка и составление отчета для высшего руководства, руководителей сетевых отделов, руководителя рег.сети, директоров подразделений рге.сети

9.2.6.5. Запуск проекта

9.3. Проведение прочих опросов сотрудников

9.4. Проект оценки качества сотрудников по работе внутри своего отдел.

9.5. Помощь в поиске и подборка резюме для руководителя отдела персонала

9.5.1. Работа с сайтами HH,Работа 66 и т.д.

9.6. Помощь в организации корп.праздников

9.6.1. Разработка концепции проведения праздника

9.6.2. Организация закупа необходимых атрибутов и т.д.

10. Проектная работа