DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

1. ¿QUE ES UN PROCESO?

1.1. Es un conjunto de fases o etapas secuenciales e interdependientes que agregan valor a unos elementos de entrada para suministrar un resultado a un usuario externo o interno.

2. ETAPAS PRINCIPALES PARA REALIZAR UNA DOCUMENTACIÓN

2.1. En un proceso se pueden identificar 5 partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla con el objetivo de la documentación:

2.2. El objetivo del proceso,

2.3. Las actividades,

2.4. El producto del proceso o resultado final.

2.5. Los indicadores de gestión.

2.6. Los controles del proceso.

3. ¿POR QUE ES IMPORTANTE DOCUMENTAR?

3.1. Documentar garantiza el mejoramiento continuo de los procesos, determina el desempeño y establece las mejores prácticas para así mantener la realización de las diferentes actividades de la organización.

3.2. Como es bien sabido, todas la Empresas deben tener documentados todos sus procesos y registros con su respectiva codificación; esto con la finalidad de mantener controles internos que van a permitir una mejor gestión y desempeño por parte del personal en cada área.

3.3. Documentar un proceso es vital para un sistema de calidad. Sin embargo muchas veces se observan procesos deficientemente documentados, esto por falta de información y conocimiento.

4. ¿QUE SE DEBE DOCUMENTAR?

4.1. Primero se debe identificar:

4.2. Las actividades y procesos llevados en la organización.

4.3. Conocer qué actividades son necesarias para la calidad de los productos y servicios.

5. PASOS A SEGUIR PARA DOCUMENTAR UN PROCESO

5.1. 1. Determine claramente el objetivo del proceso. El “para que” se realizaría ese proceso. Sea concreto.

5.2. 2. Determine el o los productos del proceso, que se espera y en qué condiciones será el resultado final.

5.3. 3. Identifique las entradas claves del proceso y sus respectivos procesos proveedores.

5.4. 4. Establezca la primera fase como de planificación del proceso. Que recursos requieren ser planificados? personas, maquinas, tiempo?

5.5. 5. Haga un flujo libre de pasos, puede ser con símbolos o el simple texto.

5.6. 6. Verifique que cada paso enunciado cumpla con las 3 condiciones: ¿Es necesario? ¿Transforma las entradas? ¿Está enfocado a satisfacer al cliente? Si algún paso no agrega valor entonces, trate de eliminarlo o minimizarlo.

5.7. 7. Establezca las relaciones y la secuencia de los pasos, con líneas. No se preocupe por armar una red al detalle, sino por la comprensión de los hechos. La realidad es mucho más compleja que un flujograma.

5.8. 8. Agrupe los pasos de acuerdo a su afinidad, en fases o etapas. Ud. debe tratar de hacer un proceso con el menor número de actividades. Quienes usarán dicho documento apreciarán la brevedad y claridad del mismo.

5.9. 9. Identifique las actividades de verificación importantes. Extráigalas del flujo y reúnalas en el Plan de Seguimiento y Medición (controles del proceso). De esta forma Usted habrá organizado el flujo del proceso de acuerdo al ciclo PHVA.

5.10. 10. Verifique que el producto final del proceso corresponda con lo esperado.

5.11. 11. Identifique los subproductos o salidas secundarias y sus respectivos procesos clientes.

5.12. 12. Determine los indicadores de resultados del proceso verificando su alineamiento con el objetivo establecido del proceso.

5.13. 13. Diseñe el formato o la plantilla donde documentará el proceso levantado.

5.14. 14. Si se identifican fases o etapas muy largas o complejas se sugiere levantar un procedimiento específico para esa parte.

6. BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

6.1. DOCUMENTACIÓN DE LAS OPERACIONES

6.2. Los procesos se ejecutan de acuerdo a como están documentados independientemente de la persona o el lugar.

6.3. DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES

6.4. El qué, como y cuando de las actividades queda plasmado en la documentación de los procesos

6.5. OPERACIÓN MAS EFICIENTE

6.6. El tener claras las oportunidades, principalmente el personal operativo permite que la alta gerencia tenga mas tiempo a actividades estratégicas.

6.7. GESTIÓN DEL COMNOCIMIENTO

6.8. El conocimiento adquirido durante años queda documentado de tal forma que pueda ser utilizado reduciendo significativamente la dependencia de las operaciones en las personas que tienen dicho conocimmiento

6.9. CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES

6.10. En caso de nuevos ingresos o suplencias el aprendizaje de una nueva actividad se reduce significativamente a i como el tiempo en que las personas empiezan a ser productivas

6.11. MEJORA CONTINUA

6.12. El monitoreo constante de los indicadores de desempeño de los procesos permite a las empresas identificar de forma oportuna desviaciones en el desempeño de los procesos permitiendo asi tomar acciones de mejora continua