1. Manuales de procedimientos
1.1. Definición
1.1.1. El manual de procedimientos se define como “un medio escrito que sirve para registrar y dar información clara respecto a un actividad específica en una organización; coordina de forma ordenada las actividades a seguir para lograr los objetivos específicos, mostrando claramente los lineamientos e instrucciones necesarios para la mejora del desempeño” (Córdova, 2011: 4)
1.2. Objetivos, función y utilidad del manual
1.2.1. El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos. Y la utilidad de esta, es que se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.
1.3. Metodología para su diseño y desarrollo
1.3.1. Pasos básicos:
1.3.1.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización.
1.3.1.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. En este paso “Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones” (Cordova, 2011).
1.3.1.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. En este paso se elige el formato que se puede utilizar para la elaboración de los manuales de procedimientos.
1.3.1.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos.
1.3.2. Estructura Básica
1.3.2.1. Identificación. Se colocan los datos de la unidad administrativa por ejemplo: nombre de la unidad, logotipo, denominación, fecha de elaboración, actualizaciones.
1.3.2.2. Índice. Se presentan de manera esquemática los apastados del documento.
1.3.2.3. Introducción. Contextualiza y justifica el documento.
1.3.2.4. Objetivo. Lo que se desea lograr con el documento.
1.3.2.5. Alcance. “Todos los requisitos a cumplir para lograr el objetivo”.
1.3.2.6. Políticas. Criterios generales de las operaciones.
1.3.2.7. Responsable. Espacio administrativo encargado de ejecutar las operaciones”.
1.3.2.8. Procedimientos. Descripción detallada de las operaciones en orden sistemática.
1.3.2.9. Glosario. Explicación de forma técnica de conceptos clave relacionados en el contenido.
2. Normatividad aplicable
2.1. La normatividad que regula tener un manual en las organizaciones recae en: Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación 29-diciembre-1976, última reforma 02/04/2013). Titulo Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I de las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos. Artículo 19.
2.2. Orden jurídico-administrativo
2.2.1. Debe seguir el siguiente orden jerárquico en forma descendente: a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos b) Tratados c) Leyes d) Códigos e) Reglamentos f) Decretos g) Acuerdos h) Convenios i) Circulares y/u oficios j) Documentos normativos-administrativos k) Otras disposiciones (documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificación anterior).
3. Cambio en organizaciones gubernamentales
3.1. Cambio
3.1.1. El cambio hace referencia a la transición que ocurre una situación o cosa determinada a otra. El cambio hace referencia a una misma cosa pero convertida en diferentes momentos en algo diferente.
3.1.2. La innovación es un tipo de cambio donde se introducen novedades, es decir cosas nuevas al estado diferenciado de una situación a otra .
3.1.3. La transformación es un cambio profundo que se realiza a la situación o cosa determinada. Aquí se modifica, se altera o cambia pero manteniendo su identidad.
4. Los límites al cambio organizaciona
4.1. Lo que sucede ante el cambio son un conjunto de trabajas que pueden surgir de las propias normas formales e informales, de la dinámica interna, del personal, de los intereses particulares de los empleados, de las disputas de poder interno o externo, del contexto e incluso del presupuesto. Pero sin duda el mayor de los límites es el miedo y la incertidumbre.
5. El proceso de modernización administrativa
5.1. Nueva Gerencia Pública
5.1.1. 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas; 2. El incremento en la medición de resultados; 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y 4. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.
5.2. Modernización administrativa
5.2.1. Esta área tenía como objetivo hacer más eficiente y eficaz el funcionamiento de la organización.
5.3. Resultados de ésta modernización
5.3.1. El empleo de indicadores para medir el desempeño de agencias, en el tema de la profesionalización se adoptan los contratos temporales, además de un sistema integral de desarrollo de los recursos humanos del sector público, el cual se transformó más tarde en el servicio profesional de carrera.
6. Estructuras y procesos en la organización gubernamental
6.1. Entorno de la organización
6.1.1. Para analizar la influencia que el entorno posee en la organización es necesario retomar los términos de sistema abierto y cerrado, básicamente la diferencia radica en que el primero se trata de un medio caótico que se modifica constantemente, mientras que el segundo se puede concebir como un ente aislado en el que se podían establecer principios universalistas.
6.2. Comportamiento en la organización
6.2.1. El comportamiento entonces se encuentra vinculado tanto con las tareas (denominado rol organizacional) con la dirección o con la ética dentro de la organización.
6.3. Los actores de la organización
6.3.1. La organización se encuentra conformada por un conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma, estos se denominan actores. Otro de los actores es el Estado el cual tiene un triple papel, ya que se desempeña como legitimador del orden social, puesto que es el encargado de dotar integración y cohesión social; ser mediador de las partes de un conflicto.
6.4. La capacidad de organizar
6.4.1. El alcance de los objetivos planteados dentro de una organización depende, en gran medida, de la capacidad organizativa adecuada que le permita alcanzarlos, ésta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.
6.5. Profesionalización
6.5.1. Existen dos perspectivas marcadas en torno al modelo de profesionalización, la primera se desprende de la Nueva Gestión Pública, específicamente de la Gestión Estratégica de Recursos Humanos. La segunda se refiere a la necesidad de establecer un servicio civil de carrera al estilo weberiano.
7. Manuales de organización
7.1. ¿Qué es?
7.1.1. El manual de organización es un documento que “contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo” (DGPOP, 2005).
7.2. Características
7.2.1. Es un documento por lo regular oficial; contiene la estructura orgánica; contiene las funciones de sus elementos; define las tareas específicas de cada integrante de la organización; y contiene la forma organización en cuanto a autoridades vigentes.
7.3. Objetivos, función y utilidad del manual.
7.3.1. Entre los objetivos que cumple del manual de organización se tienen básicamente los siguientes: - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas
7.3.2. Entre las funciones principales del manual de operaciones se pueden mencionar los siguientes: - Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre. - Orienta en las funciones asignadas para cada uno de los puestos y cargos de trabajo (UNAM, 2015).
7.4. Metodología para su diseño y desarrollo
7.4.1. Para elaborar un manual de organización es necesario seguir una metodología, es decir, seguir un conjunto de pasos sistematizados. Por lo tanto, los pasos a seguir, de acuerdo al método científico, para el diseño de un manual de organización son: 1. Definición de la problemática. “También llamada visión del estudio”. Que consta en la aproximación a los conceptos, evolución de una idea, percepción de la idea, depuración de la idea y consolidación de la idea. 2. Planeación y programación del estudio. “se establecerá la manera de cómo llevarlo a cabo, tomando en cuenta sus alcances y limitaciones”. Los pasos que sigue esta etapa son: delimitación del factor estudio, identificaciones fuentes de estudio ya sean internas o externas.
7.5. Principales partes del manual
7.5.1. Elementos de identificación. Esta contiene la portada que contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización.
7.5.2. Elementos de contenido. Estos elementos de contenido son la estructura del texto del manual, el contenido del libro, que debe presentarse de una manera coherente y ordenada. Las partes más comunes son:
7.5.2.1. Introducción. Se presenta brevemente el contenido del manual su propósito y finalidad. Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica. Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa. Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico. Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes. Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad. Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional. Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados. Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración (DGMDA, 2004).