TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES by Mind Map: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. ES EL MEDIO POR EL CUAL LAS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS TRASLADAN DOCUMENTACION DE UN ARCHIVO A OTRO,UNA VEZ CUMPLIDOS LOS TIEMPOS DE RETENCION SEÑALADOS EN LAS TABLAS DE RETENCION O VALORACION DOCUMENTAL

2. IMPORTANCIA: EVITAN AGLOMERACION DE DOCUMENTOS EN LAS AREAS DE LAS OFICINAS MEJORAN EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA DOCUMENTACION CONSERVAN LA DOCUMENTACION DE INTERES PARA LA ADMINISTRACION,EL CIUDADANO, Y AQUELLA UTIL COMO FUENTE DE INFORMACION HISTORICA ASEGURAN LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS DE AQUELLAS ENTIDADES QUE HAN SIDO OBJETO DE LIQUIDACION,FUNCION O SUPRESION

3. TRANSFERENCIA PRIMARIA: ES EL TRASLADO DE ARCHIVOS DE GESTION AL CENTRAL,CUYA FRECUENCIA DE USO HA DISMINUIDO PARA SU CONSERVACION PRECAUCIONAL ES IMPORTANTE TENER EN CUNETA LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD

4. TRANSFERENCIA SECUNDARIA: ES EL TRASLADO DEL ARCHIVO CENTRAL AL HISTORICO O PERMANENTE ESTAS TRANSFERENCIAS CONCLUYEN LOS PROCESOS DE VALORACION SECUNDARIA EN LAS INSTITUCIONES Y TIENEN COMO FIN GARANTIZAR LA PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS CON VALOR SOCIAL( CULTURAL E HISTORICO) MAS ALLA DE LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES DE CONSERVARLOS

5. PREPARACION FISICA: TABLAS DE RETENCION DOCUMETAL (TRD) TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL PARA LOS FONDOS ACUMULADOS CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES POR TRANSFERIR

6. COMO HACER LA TRANFERENCIA: CONSTATAR QUE LA DOCUMENTACION A TRASFERIR HAYA CUMPLIDO SU TIEMPO DE RETENCION RETIRE EL MATERIAL METALICO,HOJAS Y FORMATOS EN BLANCO,COPIAS DE DOCUMENTOS REPETIDOS,COLILLAS DE ENVIO DE FAX,BORRADORES,ETC. REGISTRE EN EL FORMULARIO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL,LAS CARPETAS QUE SE VAN A TRASFERIR,IDENTIFICADO CLARAMENTE A QUE SERIE O SUBSERIE PERTENECEN UBIQUE DENTRO DE LAS CAJAS PARA ARCHIVOS IDENTIFICANDO EN CADA UNA DE ELLAS LA SIGUIENTE INFORMACION: FONDO,SECCION,SUBSECCION,No DE CARPETAS,No DE CAJA Y FECHAS EXTREMAS

7. SOLICITAR LA VISITA DE LA JEFE DE ARCHIVO PARA REVISAR Y ORIENTAR EL PROCESO DE TRANSFERENCIA,DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA ELLO

8. PROCEDA A TRANSFERIR LA DOCUMENTACION AL ARCHIVO ACOMPAÑADA DEL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL DEBIDAMENTE DILIGENCIADO

9. LOS RESPONSABLES DEL ARCHIVO CONFRONTARAN LA REMISION FISICA CON EL FORMATO UNICO DE INVENTARIO PARA ESTABLECER LA VERACIDAD DE LA ENTREGA

10. DESPUES DE HECHO TODO LO ANTERIOR, REVISADO Y APROBADO SE PROCEDE A FIRMAR EL FORMATO DE INVENTARIO POR PARTE DEL ENCARGADO DE LA TRANSFERENCIA DE LA RESPONSABLE DE LA OFICINA Y DEL JEFE DE ARCHIVO

11. FINALMENTE LAS CAJAS APROBADAS SON LLEVADAS A SUS RESPECTIVA ESTANTERIA TENIENDO EL CUIDADO NECESARIO DE NO MEZCLAR LA DOCUMENTACION DE LAS DEPENDENCIAS