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UNIDAD 1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE PLAN DE MEDIOS by Mind Map: UNIDAD 1. DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN DE PLAN DE MEDIOS
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UNIDAD 1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE PLAN DE MEDIOS

Identificar objetivos

Pregunta clave: ¿Cuáles son los objetivos del manejo de medios?

Para definir objetivos es preciso conocer por medios de intervenciones rápidas

la opinión pública sobre “la situación”

cómo los medios cubren la crisis

comprender qué “se dice” en redes electrónicas e informales

Ejemplos de objetivos:

• Promover prácticas específicas

• Mantener la credibilidad de las oficinas/unidades de gobierno responsables

• Lograr apoyo para determinadas acciones

• Mantener liderazgo en las agendas públicas

• Responder a determinados rumores

• Corregir información errónea

• Involucrar a la población en determinadas actividades

• Crear conciencia sobre determinadas situaciones y precauciones

• Reducir pánico

Seleccionar poblaciones claves de la estrategia de medios

Pregunta clave: ¿A qué población se pretende llegar a través de los medios?

El personal a cargo del proceso de planeamiento tiene determinados públicos prioritarios y secundarios según las necesidades particulares de la crisis.

Una vez que se definan las poblaciones clave, se precisa determinar qué se espera que tales públicos conozcan y hagan durante la crisis.

Ejemplos:

“Las madres con hijos menores de dos años deben comunicarse con el número 123-4567 o acudir al centro de salud cercano”.

“En situación de emergencia, el personal de salud debe presentarse en su lugar de trabajo”.

Seleccionar canales

Pregunta clave: ¿Qué canales son apropiados para comunicarse con determinados públicos?

Es importante seleccionar canales según la credibilidad que estos tengan en la población designada.

Es importante considerar el papel de

las nuevas plataformas digitales de información (desde los blogs hasta las redes sociales).

los circuitos sociales (barriales, comunitarios)

Entender cómo funcionan en tanto difusores de información.

Si la intención es dirigirse a públicos específicos, se deben utilizar medios con llegada y credibilidad en esos grupos

Identificar actividades

Pregunta clave: ¿Qué actividades son necesarias para el manejo efectivo de medios?

Este proceso requiere tiempo para:

desarrollar relaciones y contactos con diferentes medios y periodistas

conocer los intereses de los periodistas en las redacciones

Se deben mantener relaciones constantes y fluidas con los medios antes, durante y después de una crisis.

Ejemplos de actividades:

• Mantener vínculos frecuentes con periodistas clave a través de reuniones y conversaciones.

• Organizar conferencias de prensa para proveer información clara y consistente.

• Organizar talleres cortos para proveer información clave durante crisis.

• Realizar encuestas breves para conocer necesidades informativas de diferentes medios y periodistas.

• Producir columnas para distribución en medios importantes.

• Enviar puntos clave a columnistas de prensa escrita y locutores/conductores de radio y televisión, y hacer seguimiento por contacto telefónico y/o personal.

• Difundir información a través de páginas Web comunitarias.

• Realizar actividades con blogueros cuyos sitios reciben gran cantidad de visitas.

Definir mensajes clave

Pregunta clave: ¿Qué mensajes deben ser transmitidos a distintos públicos a través de los medios?

Los mensajes deben ser claros

Se recomienda evitar el uso de lenguaje excesivamente técnico.

Para chequear si los mensajes son claramente entendidos, se sugiere hacer breves estudios con determinados públicos

métodos de intercepción callejera o en mercados

grupos focales

Los mensajes deben ser definidos

en términos de lo que se espera que distintos públicos sepan para actuar eficientemente durante la crisis

según las características de la población y los medios utilizados

La información técnica debe ser adaptada según aspectos distintos de los públicos y canales

Conocer al público y a los medios es fundamental en el diseño de mensajes.

Los mensajes clave deben

ser presentados al principio de cualquier presentación o material.

ser repetidos en diferentes oportunidades dentro del mismo acto comunicacional, una conferencia de prensa, anuncios televisivos, materiales gráficos

ser reiterados para mejorar su retención, Al comienzo de una entrevista o conferencia de prensa, Durante la entrevista o conferencia de prensa, Al responder una pregunta, Al final de entrevista o conferencia de prensa

ser presentados en diversas apariciones y comunicación con los medios de funcionarios y autoridades.

ser los mismos para evitar confusiones que alimenten dudas o rumores.

ser formulados en voz activa y que indiquen prácticas específicas para la población.

recoger las preocupaciones de las audiencias e incluso información incorrecta que circule.

incluir sitios para obtener mayor información

Seleccionar comunicadores clave

Pregunta clave: ¿Quiénes son los encargados de comunicarse con los medios?

En cualquier situación de crisis, se deben:

seleccionar los comunicadores clave, aquellos que por su posición o experiencia deben ser la “cara pública” de las autoridades/gobierno

ser comunicadores efectivos en apariciones públicas con la prensa, que tengan buena llegada con el periodismo, que hablen claramente, que sean accesibles, que sean creíbles por la población

Durante la crisis, la comunicación oficial debe estar concentrada en un número reducido de comunicadores.

Estos comunicadores tienen que trabajar de forma coordinada para evitar repeticiones e información.

Se debe informar a los medios sobre quiénes son los comunicadores clave y cómo se puede acceder a ellos.

Los comunicadores deben estar disponibles a la prensa según un calendario fijado.

Diseñar, producir y diseminar materiales

Pregunta clave: ¿Qué materiales son necesarios para comunicarse efectivamente con las poblaciones clave?

Los materiales deben:

ser seleccionados, diseñados, producidos y distribuidos según las actividades ya identificadas

incluir los mensajes clave y las necesidades de los medios, ya sea material escrito y/o audiovisual

estar diseñado de forma que pueda ser entendido rápidamente y que sea útil inmediatamente.

Antes de invertir tiempo y recursos en la producción, es importante testear los materiales y mensajes con el periodismo y/o con el público general, a efectos de detectar posibles errores y confusiones.

Estrategia de distribución:

Es importante preparar una estrategia de distribución que contenga materiales, destinatarios, fechas de entrega y recepción, y seguimiento.

La experiencia muestra que distribuir mensajes sin una estrategia clara no ayuda a asegurase de que los medios necesarios reciban el material.

Se requiere un proceso sistemático que monitoree el envío, recepción y uso, Seleccionar la información/materiales a distribuir, Decidir cuándo hacer pública la información, Decidir responsabilidades en dar a conocer la información, Identificar medios/periodistas a quienes se hará llegar la información, Considerar el rol de plataformas “sociales” en Internet para la distribución de videos y otros materiales (por ejemplo, You Tube), Establecer un proceso se monitoreo/seguimiento a efectos de asegurarse que los materiales fueron recibidos, Resolver posibles problemas

Identificar socios y responsabilidades

Preguntas clave:

¿Qué socios pueden colaborar en las tareas de comunicación con los medios?

¿Cómo pueden los socios contribuir en virtud de sus fortalezas y conocimientos?

Antes de la crisis es necesario identificar y contactar posibles socios a efectos de desarrollar vínculos y definir formas de colaboración.

Socios posibles son:

agencias de gobierno

organizaciones internacionales

organizaciones no gubernamentales

fuerzas policiales y militares

bomberos

unidades de emergencia públicas y privadas

hospitales/clínicas

empresas de transportes

Puntos importantes a definir con los socios

Definir roles de diferentes socios en el plan de medios

Identificar las necesidades del plan de comunicación

Señalar posibles roles según las capacidades de distintos socios

Instituir modo de coordinación y contacto frecuente

Realizar monitoreo constante de cobertura en los medios

Pregunta clave: ¿Cómo monitorear la cobertura de la crisis en los medios?

El monitoreo de la cobertura de la crisis en los medios es fundamental para entender los desafíos y evaluar los resultados de las actividades realizadas

Obtener y analizar Información frecuentemente sobre la cobertura permite realizar ajustes a la estrategia, ya sean canales, mensajes y voceros.

Es de particular importancia prestar atención a aquellos medios que son críticos del manejo de la crisis o formulan preguntas sobre diversos aspectos de la crisis.

Se deben utilizar técnicas que recojan información de forma rápida y eficaz (intercepción, análisis de contenidos de medios cortos).

El monitoreo debe identificar los rasgos sobresalientes de la cobertura, temas principales, fuentes y marcos de cobertura.

Es importante identificar problemas tales como rumores e información negativa que deba ser respondida de forma urgente.