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Was haben wir aus den Praxis-Projekten 2011 gelernt (Lessons Learned)? by Mind Map: Was haben wir aus den Praxis-Projekten
2011 gelernt (Lessons Learned)?
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Was haben wir aus den Praxis-Projekten 2011 gelernt (Lessons Learned)?

elektronische Kommunikationselemente

Handy (SMS/Anrufe)

email (ical Einladungen)

skype Gruppe

LMS

Telefonkonferez

Outlook-Terminvereinbarungen

Mindmeister (Wissenspool)

Projektmanagmenttools

Merlin

Open Project

Gantt Project

Teamregeln

allgemeine Teamregeln sollten besprochen und erarbeitet werden

Einhaltung dieser ist wichtig, da dann Probleme/Missverständnisse vermieden werden könne.

eigene Teamregeln aufstellen

z.B. Pünktlichkeit bei jeder Art von Meetings

z.B. Emails werden täglich gelesen

z.B. Keine ablenkenden Tätigkeiten (Youtube, Facebook, Browserspiele etc.)

Sanktionen beim Versoß gegen Teamregeln

z.B. Kochen bei der nächsten Meilensteinfeier

z.B. Getränke und oder Essen fürs nächste Teammeeting mitbringen

Reines Ansprechen von "Fehltritten" hilft schon vielmals, um Wiederholungen zu vermeiden. Direkte Sanktionen sind nicht immer notwendig.

homogene Teams benötigen nicht zwingend Teamregeln

Sollten kontinuierlich verbessert und eingehalten werden

Arbeits- und Kommunikationsregeln

einheitliches Layout, Schrift, Schriftgröße

Termineinhaltung

Teamarbeit

regelmäßiges Feedback

über Teamleitung

über Teammitglieder

Arbeitsaufteilung

über die aktuelle Teamsituation

Einzelgespräche

Teamleiter mit jedem Teammitglied

Notwendig, um Teammitglieder nicht vor anderen bloszustellen

Bei gröberen Überschreitungen notwendig, ansonsten ist es nicht schlecht, wenn Missverständnisse im Team geklärt werden.

Kommunikation im Team

Einzelergebnisse sollten im Team kommuniziert werden, um ein gemeinsames Verständnis über das Projekt und dessen Stand zu schaffen

Arbeitsteilung ist bei vielen Aufgabenstellungen deutlich produktiver als im Kollektiv zu arbeiten, routinierten Arbeitsweise, Aufgabenverteilung (wöchentlich zu erledigen), Begabungsgerechte Aufteilung der Arbeitsaufgaben (nach Stärken und Schwächen der Teammitglieder)

Eine laufende Dokumentation und Ausarbeitung

Regelmäßige und kürzere Treffen sind besser als unregelmäßige und lange

Nachsicht und Geduld mit Teammitglieder, offen und unvoreingenommen, manche Teammitglieder benötigen für Aufgaben die man selbst machen würde länger, hier sollte Rücksicht genommen werden, Dennoch sollte bei etwaigen Nachlässigkeiten sofort eingeschritten werden, damit Konflikte und Missverständnisse vermieden werden können

kleine Teambuildingmaßnahmen erleichtern die Zusammenarbeit im Team und erhöhen die Motivation

Harmonische Zusammenarbeit durch offene Kommunikation und Aussprache von Problemen. Wenn alle an einem Strang ziehen ist es am angenehmsten.

Literatur Projektmanagment

Sabine Peipe= Crashkurs Projektmanagement

Patzak/ Rattay = Projektmanagemtent

PM Baseline Version 3.0

Cooper, Stage-Gate-Modell

PMA Leitfaden 2008

PMBok

Gareis

erstes Meeting mit Projektauftraggeber/in

Beteiligte

alle Teammitglieder

! Projektbetreuer FHV !

kompetente Auftraggeber

Ein gemeinsames Kennenlernen ist essentiell, damit auch das Projektteam mit dem Auftraggeber und der Betreuung seitens FHV und Unternehmen vertraut wird. Klare Absprache der Ansprechpersonen.

Meetings

Vorbereitung

Agenda

Termineinladung, + kurzfristige Erinnerung, damit alle Beteiligten am vereinbarten Zeitpunkt anwesend sind.

Joure-fixe vereinbaren

Es müssen nicht alle Teammitglieder anwesend sein, Gewisse Teile können gut aufgeteilt werden und von einzelnen Teammitgliedern alleine oder in Kleingruppen erarbeitet werden.

während des Meetings

Mitschriften/Protokolle

Alle Fragen müssen auch vollständig geklärt sein

Verbot von Facebook und anderen sozialen Onlinenetzwerken

Auf Teamharmonie soll geachtet werden. Respektvoller Umgang!

Nachbereitung

Nachbesprechung

Überarbeitung der Protokolle

Fortschrittsberichte

Projektauftrag

genaue Formulierung

Ziele / Nicht-Ziele

Arbeitspakete definieren

Aufgabenverteilung

Abstimmung mit

AuftraggeberIn

FHV ProjektbetreuerIn

TeamleiterIn und Teammitgliedern

Lenkungsausschuss

iterative Projektauftragskontrolle

frühe zeitliche Planung

kritische Reflektion und gezieltes Hinterfragen von Aufgaben vom Betreuer und Auftraggeber

Risikobewertung

Klare Definition der Arbeitspakete, um Missverständnisse und schwammige Ergebnisse zu vermeiden.

sonstige Erfahrungen

Auslosungsverfahren der Studierenden in die jeweiligen Gruppen wurde als positiv empfunden, da sich die Gruppe und die einzelnen Mitglieder erst kennen lernen mussten (Hoher Erfahrungsaustausch durch Kennenlernen)

Theorie und Praxis unterscheiden sich gewaltig

Lessons Learned waren sinnvoll, lehrreich, amüsant und ermöglichten es das Projekt nochmals zu überdenken und daraus für künftige Projekte zu lernen

Eine angemessene Arbeitsentschädigung würde es erleichtern, die Motivation über die Projektdauer nicht zu verlieren (Angemessene Entlohnung bzw. Anzahl an ECTS)

Erfahrungszuwachs, da von den Stärken anderer Personen gelernt werden kann

Gewinnung tiefer Einblicke in BPL/SCM-Inhalte

Es ist eine gute Erfahrung die gelernten theoretischen Grundlagen umsetzen zu können und neue Dinge bzw. Unterschiede zwischen Theorie und Praxis zu lernen

gegenseitig Motivation ist wichtig - gerade wenn sich der Auftraggeber aus dem Projekt zurückzieht

wer sich zu sehr auf den Auftraggeber verlässt, kann sehr schnell verlassen sein

eine große geografische Entfernung erschwert die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen um ein Vielfaches

Teamarbeit bekommt eine neue Bedeutung. Durch die Zusammenstellung der Teams per Los sowie eines größeren Leistungsdruck entstanden bisher noch nicht bekannte Situationen

Teamarbeit wird aus einer neuen Sicht gesehen und kann somit neu bewertet werden. Man weiß nun, auf was man sich einlässt und, dass es beispielsweise nicht immer so reibungslos verlaufen muss, wie man sich das oftmals gerne wünschen würde.

Informationsgewinnung

, dass auf Kleinigkeiten geachtet werden muss, ansonsten bekommt man ddie INfos die man braucht nie!

Kommunikation mit UN oft schwer

Sehr unterschiedlich, da manche Unternehmen sehr engagiert sind, manche weniger.

viele verschiedene Ansprechnpartner erschweren Kommunikation

Dies kann durch eine klare Abstimmung beim ersten Meeting vermieden werden und somit die Informationsgewinnung vereinfachen.

wenn alles, das benötigt wird schriftlich ausgedruckt, dann besser

bei der IST-Analyse haben wir uns zu sehr auf Sekundäraussagen durch MA-Interviews konzentriert und dadurch die eigene Sicht/Meinung aus den Augen verloren

Informationen wurden uns im UN vorenthalten (trotz mehrmaligem Nachfragen)

Einblick in die Schwierigkeiten des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens, aber auch von Unternehmen zum Team

Jede/r MitarbeiterIn, der/die betroffen ist, sollte zuerst über das Projekt informiert sein

ewiges Warten auf versprochene Daten kann ein Projekt schnell in Verzug bringen - besser mit dem arbeiten, was vorliegt

gegebenenfalls zuvor eine Deadline setzen - was dann nicht da ist, wird auch keine Berücksichtigung mehr finden

Strukturierte Umgang mit Informationen erleichtert die gesamte Projektarbeit, vor allem auch wenn es um die Verfassung von Berichten und ähnlichem geht

Klare Abstimmungen mit dem Projektauftraggeber ermöglichen einfache Handhabung der Informationsgewinnung (beruht auf Gegenseitigkeit).

Interviews mit betroffenen Mitarbeitern im Unternehmen sind sehr hilfreich, um ein ganzheitliches Bild zu gewinnen.

Bericht

open source tool hätte erleichtert alle am Bericht arbeiten zu lassen --> viele Überlappungen im Bericht, wenn alle dran arbeiten.

oft ist es schwer, wenn viele an einem Bericht arbeiten den Überblick zu behalten

Seitenzahlen sprechen nicht für Qualität (Weniger kann auch mehr sein)

kontinuierliches Korrekturlesen erhöht die Qualität und den logischen Zusammenhang der Berichtsteile

verhindert auch, dass zu viel Arbeit gegen Ende des Projektes übrig bleibt

Bei einer guten Aufteilung von Aufgaben ist die Erstellung des Berichts einfach zu Handhaben und gut zu bewältigen.

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