1. Персонал
1.1. Обучение новых сотудников
1.1.1. Экскурсия по номерному фонду и инфрастурктуре ГК
1.1.2. Предоставление печатной информации (Стандарты, закон РФ, правила проживания в ГК)
1.1.3. Объяснение информации в соответствии с планом обучения администратора СПиР (прилож 1)
1.1.4. Контроль и согласование с другими службами приема экзаменов
1.2. Выход нового сотрудника
1.2.1. Подбор формы
1.2.2. заказ входа в систему Эдельвейс у сист. администраторов
1.2.3. Заказ служебного пропуска
1.2.4. Корректировка в график
1.2.5. Заказ именного бейджа в отделе маркетинга
1.3. Обучение и контроль выполнения стандартов старых сотрудников
1.4. Составления графиков работы СПиР
1.5. Составления табеля СПиР
1.6. Переработка
1.7. Подготовка списков на аванс и премию,
1.8. заказ канцтоваров, маркетинговых материалов, чая-кофе для персонала
1.9. Управление и координация других служб (в отсутствии их прямых руководителей)
1.9.1. Горничные холла
1.9.2. горничная офисных этажей
1.9.3. горничная конгресс центра
1.9.4. горничные жилых этажей
1.9.5. дежурные электрик/сантехник
1.9.6. Лифтер
1.9.7. Охрана
1.9.8. Парковщик
1.9.9. Сотрудники постирочного цеха
1.9.10. ПОДНОСЧИК БАГАЖА
2. КАССА, финансовая отчетность и промежуточные бухгалтерские документы
2.1. Касса ГК Ока
2.1.1. Проведение оплаты за визовую поддержку
2.1.2. Проведение оплаты за проживание, питание, постирку и др. доп. услуги, штрафы
2.1.3. Проведение оплаты за штрафы конгресс-центра
2.1.4. Проведение оплаты (по банковский карте) за услуги сауны, прием и хранение выручки сауны в выходные и праздничные дни
2.1.5. Проведение оплаты за аренду офисных помещений
2.1.6. Проведение оплаты за массаж
2.1.7. Оформление возвратов денежных средств за проживание и прочие услуги
2.1.7.1. Оформление возврата: заявление, копии счетов, новые начисления, акт о возврате, служебная записка
2.2. КАССА Мини-баров Ресторана (ОТДЕЛЬНЫЙ КАССОВЫЙ АППАРАТ)
2.2.1. Проведение ДЕТАЛИЗИРОВАННОЙ оплаты за использование мини-бара гостями
2.3. Б/Н, ведомости и бартер
2.3.1. Контроль поступления денежных средств от плательщиков, с кем у нас нет договорных отношений
2.3.2. Создание, коррекция и закрытие 15 форм, проведение начислений по б/н расчету в системе "Эдельвейс"
2.3.2.1. Заезд согласно заявке
2.3.2.1.1. закрытие 15 форм для индивидуальных заявок, оплата в Эделе
2.3.2.1.2. закрытие 15 форм для групповых заявок, оплата в Эделе
2.3.2.2. Заезд с отклонениями от заявки
2.3.2.2.1. Индивидуальные завки
2.3.2.2.2. Групповые заявки
2.3.3. Создание, коррекция, ведение и контроль 15 ф., закрывающиеся в конце месяца (Торпедо, НИТЭЛ и др.)
2.3.3.1. Закрытие в конце месяца
2.3.3.2. Проведение оплаты в Эделе
2.3.4. Создание, коррекция, ведение ведомостей от "Кэпитал Менеджмент"
2.3.4.1. Закрытие в конце месяца
2.3.4.2. Проведение оплаты в Эделе
2.3.5. Создание и коррекция бартерных ведомостей
2.3.5.1. Передача ведомостей руководству
2.4. Финансовая отчетность
2.4.1. Прием и хранение выручки сауны в выходные и праздничные дни
2.4.1.1. Передача выручки и документов в пн./по окончании праздников
2.4.2. Хранение фин. отчетов и выручки СПиР в выходные и праздничные дни
2.4.2.1. Передача выручки и документов в пн./по окончании праздников
2.4.3. Закрытие кассы мини-бара, составление отчета для бухгалтерии Ресторана (вероятность несхождения - время)
2.4.4. Передача денег в инкассацию ,когда отсутствует бухгалтерия
2.4.5. Закрытие смены и бизнес-дня, формирование и сверка кассовых отчетов за смену
2.4.5.1. Передача кассовых отчетов в бухгалтерию в конце смены
2.4.5.1.1. Решение спорных вопросов, оформление служ. записок и др. документов в случае каких-либо несоответсвий ( не сходятся отчеты, возвраты и др.)
2.5. Отчетные документы гостей
3. КОНГРЕСС
3.1. консультирование в новигации всех участников конференции, не только гостей ГК (какая конференция в каком зале)
3.2. Помощь с техподдержкой (в отсутствии администратора конгресса)
4. Офисный этаж
4.1. выдача ключей
4.2. прием платежей арендаторов
5. Техническое оснащение ГК
5.1. Контроль за сохранностью имммущества
5.2. Контроль за чистотой ГК и прилегающей территории (вызов трактористов)
5.3. Контроль за исправной работой технического оснащения ГК и координация дежурных работников по устранению неполадок
5.4. Контроль за подсветкой здания и территорией гостиницы
5.5. Составление списка машин на служебной парковке ("за флагами")
6. ТЕЛЕФОН
7. ГОСТИ
7.1. встреча
7.1.1. Подготовка групповых заездов в соответствии с заранее подготовленной заявкой, меморандумом (предпочтительнее) отдела продаж
7.1.1.1. Заранее внесение паспорт данных
7.1.1.2. Румлист
7.1.1.3. подготовка ключей и карт для гостей
7.1.1.4. раскладка в номерах
7.1.2. Проверка важных/больших/сложных заявок на текущую дату, информирование смены об особенностях заявки
7.1.2.1. Необходимость наличия качественной заявки или меморандума отдела продаж
7.1.3. Подпись и проверка заявок от отдела бронирования
7.1.4. Проверка заявок минимум на 1 сутки вперед
7.1.5. Подготовка ключей на следующие сутки
7.2. прием и регистрация прибывающих гостей, размещение в забронированные и подготовленные к заселению номера
7.2.1. Регистрация иностранных граждан
7.2.1.1. Сканирование документов
7.2.1.2. копия документов
7.2.1.3. внесение документов в систему Эдельвейс
7.2.1.4. Регистрация иностранцев в отсутствие специалиста по ИГ
7.2.1.5. отдать регистрацию, подготовленную менеджером) ИГ
7.2.2. Регистрация русских граждан в системе Эдельвейс
7.2.3. Консультирование по питанию (включение ужинов завтраков)
7.2.4. Выдача талонов на питание (5 дней)
7.2.5. Консультирование о карте привилегий (Выдача купона)
7.2.6. Консультирование о фитнессе (выдача купона)
7.2.7. выставление тарифа и оплата проживания
7.2.8. Подготовка ключей (кодирование) тех ключей, которые не сделаны заранее
7.2.9. Рассказ о правилах проживания в ГК и инфрастуртуре
7.3. обслуживание во время пребывания в гостинице (предоставление разнообразных дополнительных услуг);
7.3.1. оказание услуг трансфера
7.3.1.1. такси текущ,
7.3.1.2. встреча ж/д авиа
7.3.1.3. такси по б\н
7.3.1.3.1. Прием заказа, заполнение заявки, передача заявки от. менеджеру Гораль Е., начисления в Эдельвейсе, прием платы, контроль за исполнением заказа в такси Мустанг.
7.3.2. еда
7.3.2.1. бизнес ужины
7.3.2.1.1. отчет в ресторан Рояль в 18.00
7.3.2.2. заявки на завтраки
7.3.2.2.1. 11.00 устный отчет в ресторан Ока о кол-ве гостей на завтрак след дня
7.3.2.2.2. 15.00 письменный отчет в ресторан Ока о кол-ве гостей на завтрак след дня
7.3.2.2.3. в 06.00 след дня пофамильный отчет людей, у кого завтрак включен и оплачен
7.3.2.2.4. Заказ ланч боксы
7.3.2.3. прием заказов от иностранцев ( т.к. не весь персонал говорит на анг)
7.3.3. досуг
7.3.3.1. фитнес
7.3.3.2. продажа экскурсий
7.3.3.3. сауна
7.3.3.4. караоке
7.3.3.5. спа
7.3.3.6. боулинг/бильярд
7.3.4. печать электронных файлов
7.3.5. справочная информация по городу
7.3.6. услуги постирочного цеха
7.3.7. WI-FI
7.3.7.1. объяснения как подключиться
7.3.7.2. помощь и подключение на наш тел иностранцам
7.3.8. Wake Up
7.3.9. Парковка
7.3.9.1. регистрация парковочных мест гостям
7.3.9.2. регистрация парковочных мест для машин спа и ресторана и организаторов групповых заездов
7.3.10. Предоставление дополнительных принадлежностей, раскладки, распоряжение о пополнении м/б,
7.3.11. размещение дополнительных гостей (регистрация + оплата доп места)
7.3.12. Выдача ключей и раскладывание ключей в ячейки (сдача каждый раз, когда гости покидают гостиницу для корпуса 3*)
7.3.13. сбор документов на подготовку счет-фактуру
7.3.14. продажа сувенирной продукции (в отсутствии сотрудника бюро пропусков)
7.4. проведении расчетов за проживание
7.5. после заключения контракта на размещение (предъявление счета, полный расчет, выезд гостя)
7.5.1. Забытые вещи
7.5.2. Корректировка счетов
7.5.3. ПОдтверждение факта проживания
8. Бронирование и продажа
8.1. Бронирование по заявкам ТА и БН (в отсутствии отдела бронирования)
8.1.1. Создание брони
8.1.2. Booking.com
8.1.2.1. Предварительная оплата и предавторизация в случае невозвратного тарифа
8.2. Бронирование по телефону (16 бронь)
8.2.1. Консультация потенциальных гостей по особенностям номерного фонда, а также особенностям ценообразования ГК и различных систем бронирования (сайт, booking и т.д) ("а на букинге дешевле!")
8.3. Продажа свадебных номеров
8.3.1. Консультирование по разным пакетам для молодоженов
8.3.2. Экскурсия по номерам
8.3.3. помощь в выборе дополнительных привелегий
8.3.4. предварительная оплата
8.4. продажа номеров от стойки (17 бронь Свободное поселение)
8.4.1. Предпочтительность апгрейда изначально заявленной категории номера