Die Digitalisierung ist nicht einfach da, sondern sie muss proaktiv von Menschen gestaltet werden. Parallel zur Bereitschaft vieler Unternehmen, sich digital aufzustellen, wächst die Anzahl der verfügbaren Tools zur Umsetzung.
In den letzten Jahren sind unzählige Apps, Programme und Anwendungen auf den Markt gekommen, die den Unternehmen und ihren Mitarbeitern das Leben leichter machen sollen. Doch welche sind die richtigen Tools? Wie etabliert man digitale Arbeitshelfer in Unternehmen? Und was kostet so eine Umstellung? Vier Experten geben in diesem Blog spannende Insights und verraten, wie das perfekte Digitalisierungs-Investment funktioniert.
Qualität statt Quantität
Das Wichtigste vorweg: Für welche Tools man sich entscheidet, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und lässt sich pauschal nicht beantworten. Sind mehrere hochspezialisierte Tools die richtige Wahl? Oder sollte man eher zu wenigen Tools greifen, welche alle Anforderungen des Unternehmens zu je einem kleinen Teil abdeckt?
Uwe Matern, Geschäftsführer bei Digitales für Unternehmen, ist sich sicher: „Bei Mini-Teams, die ‘alles’ machen, bieten sich eher All-in-One-Tools an. Bei Spezialisten für die verschiedenen Aufgaben sollte das ausgewählt werden, was die spezifischen Anforderungen am besten abdeckt”. Welche das sind, muss im Unternehmen erst intern eruiert werden, bevor möglicherweise schillernde, aber im Endeffekt unnütze Technologien eingekauft werden.
Ein Tool-Chaos sollte unter allen Umständen vermieden werden, weiß der IT-Experte und Consultant Björn Bobach. Denn: „Je mehr verschiedene Plattformen es gibt, desto unklarer wird, was in welchem Tool geschehen soll” – eine Horrorvorstellung, und für viele bittere Realität. Der Expertentipp lautet: Je ein Tool zur Erstellung und Verwaltung von gemeinsamen Dokumenten (wie bspw. G Suite oder Office 365), eines für die Strukturierung der Aufgaben (wie bspw. MeisterTask) und bei großen Teams ein zusätzliches Tool für die interne Kommunikation (wie bspw. Slack oder Microsoft Teams). Doch wer sollte überhaupt entscheiden, welche digitalen Tools verwendet werden?
Gemeinsam an einem Strang ziehen
Die Digitalisierung mag für viele Unternehmer neu sein, ihre Umsetzung hält sich aber an bekannte Prinzipien. Das gilt besonders für die Implementierung der digitalen Tools: „User First” lautet hier die Devise – denn genau sie sind es, die mit den zukünftigen Systemen in ihrer täglichen Arbeit umgehen müssen.
Um die Bedürfnisse der Mitarbeiter kennenzulernen, ist es ratsam, zunächst einen Anforderungsworkshop zu gestalten – je nach Dimension des Tools können diese einige Stunden dauern oder sich über mehrere Monate erstrecken. So hält es auch Berthold Glass, der Gründer der Digitalisierungs-Initiative der Deutschen Wirtschaft, der zunächst versucht zu verstehen, wo den späteren Nutzern des Tools im heutigen System der Schuh drückt und was sie sich im neuen System für Verbesserungen in ihren tagtäglichen Abläufen wünschen.
Immer wieder wird deutlich: „Oftmals sind dies ganz andere Dinge, als das Management im Auge hat”. Neben Mitarbeitern, Management und Geschäftsführung sollten bei der Wahl der richtigen Tools auch von Anfang an IT-Experten und der oder die Datenschutzbeauftragte mit am Tisch sitzen, um von der ersten Minute neben Funktionalität auch Sicherheit zu gewährleisten. Die Wahl der richtigen Tools ist im wahrsten Sinne echte Teamarbeit!
Kurzfristige Kosten, langfristige Gewinne
Spätestens beim Faktor Kosten für den digitalen Umbau eines Unternehmens werden Management und Geschäftsführung hellhörig. Wie teuer ein solcher Umbau wird, ist unter anderem entscheidend davon abhängig, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen hat und wie digitalisierungs-affin das Unternehmen ist. Und der Spielraum ist groß: „Das kann von ein paar tausend Euro bis in die Millionen gehen”, weiß Markus Dreier, Geschäftsführer bei teamwork digital.
Der Expertenschätzung zufolge sollte man mit ca. 50 bis 60 Euro monatlich pro Mitarbeiter an Lizenzkosten rechnen. Gerade diese gezielte und im besten Fall von Beratern begleitete Transformation ist es aber, die zum vollen Effizienzgewinn führt. Denn richtig ist, und das ist die gute Nachricht: Wer es schafft, digitale Assistenten langfristig zu etablieren und damit seine Mitarbeiter in ihren Tätigkeiten zu entlasten, kann auf lange Sicht davon profitieren.
Nichts dem Zufall überlassen
Damit das gelingt, gibt es eine ganze Reihe an Dingen zu tun. Aus finanzieller Sicht ist es ratsam, die neuen Tools in kleinen Teams zu testen, bevor man sie auf das ganze Unternehmen ausdehnt. Hier können externe Spezialisten unterstützend sein, um die Einführungsgeschwindigkeit zu erhöhen – „ein Faktor, der für die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidend ist”, sagt Markus Dreier.
Spätestens dann, wenn das Tool im ganzen Unternehmen etabliert werden soll, sollte es auch gemeinsame verbindliche Nutzungsregeln geben, damit die Tools auch von allen auf die gleiche Art und Weise genutzt werden. Unter allen Umständen ist zu vermeiden, den Mitarbeiter mit dem neuen Tool allein zu lassen, sowohl zu Beginn als auch im Tagesgeschäft. „Eine Herangehensweise á la ‘Hier ist das Tool, mach mal’ ist unfassbar kontraproduktiv!”, erklärt Björn Bobach, „gerade bei teamorientierter Software wie MeisterTask”.
Und in einem sind sich alle Experten einig: Die digitalen Tools sollen den Mitarbeitern und der Firma dienen, nicht andersrum! Es gilt, die Anwendungen gewinnbringend, d.h. zeit- und ressourcensparend einzusetzen, Automatisierungen zu nutzen, um die Mitarbeiter in ihrer ‘richtigen’ Tätigkeit zu entlasten. Dann werden digitale Tools zum besten Freund, der hilft, wo es nötig ist.