1. El proceso de modernización administrativa
1.1. Surgió la Nueva Gestión pública y sus efectos fueron:
1.1.1. Disposición de los dirigentes para la rendición de cuentas
1.1.2. Aumento de medición de resultados
1.1.3. Mejora en la asignación de responsabilidades
1.1.4. Sensibilización de los funcionarios respecto al manejo de recursos para aumentar la eficacia y eficiencia de las organizaciones
1.2. La Nueva Gestión Pública en México
1.2.1. 1994-2000 Presidente Ernesto Zedillo impulsó el Programa de Modernización Administrativa (PROMAP)
1.2.2. 2000-2006 Presidente Vicente Fox creó La Agenda de Buen Gobierno
1.2.3. 2006-2012 Presidente Felipe Calderón implementó el Programa de Mejora de Gestión
1.3. Efectos de la Modernización administrativa en México
1.3.1. Cambió la estructura gubernamental y la vida interna de las instituciones
1.3.2. Implementación de indicadores para medir los resultados de las instituciones
1.3.3. Sistema integral de desarrollo de los recursos humanos-Servicio Profesional de Carrera
1.3.4. Se crearon mecanismos de rendición de cuentas para erradicar la corrupción, se crearon nuevas estructuras:
1.3.4.1. Auditoría Superior dela Federación (ASF)
1.3.4.2. Secretaría de la Función Pública (SFP)
1.3.4.3. Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)
2. Estructuras y procesos en la organización gubernamental
2.1. Entorno de la organización
2.1.1. Sistema abierto: un medio caótico que está en constante cambio
2.1.2. Sistema cerrado: Medio aislado en el que se pueden establecer principios universalistas
2.1.3. Teóricos Macro-Abiertos dieron importantes aportaciones
2.1.3.1. Entorno dinámico: exigen cambios y ajustes al interior para adaptarse
2.1.3.2. Reconocer que parte del entorno hace posible las tareas de la organización
2.1.3.3. Existencia del poder y recursos dentro del entorno
2.1.3.4. Considerar a la Tecnología como un asunto importante en el análisis organizacional
2.2. Comportamiento en la organización
2.2.1. Se refiere al comportamiento de los miembros en el entorno interno de la organización
2.2.2. El comportamiento está conectado con las tareas (Rol organizacional)
2.2.3. El comportamiento esta vinculado con la ética dentro de la organización
2.2.4. Existe una interrelación entre los valores de la organización y los valores del individuo
2.2.4.1. El individuo le imprime parte de su personalidad
2.2.4.2. La organización le transmite sus principios
2.2.4.2.1. De manera formal a través dela cultura organizacional
2.2.4.2.2. Por medio del conjunto de normas implícitas que se construyen al interior
2.3. Los actores de la organización
2.3.1. La organización
2.3.1.1. Actores conjunto de miembros a través de los cuales se alcanzan los objetivos de la organización
2.3.1.2. Análisis delas formas de acción y organización de los trabajadores, sindicatos y representantes
2.3.1.3. Modos de organización y acción de los empresarios, así como su estilo de gerencia laboral
2.3.2. Estado desempeña un triple papel
2.3.2.1. Se desempeña como legitimador del orden social
2.3.2.2. Es el mediador de las partes de un conflicto
2.3.2.3. Es negociador laboral. En México es la Junta de Conciliación y Arbitraje
2.3.3. La capacidad de organizar
2.3.3.1. Determina en gran parte el alcance de los objetivos de la organización
2.3.3.2. Se concentra en las áreas directivas de la organización
2.3.3.3. El éxito o fracaso de l alcance de los objetivos depende de la adecuada coordinación
2.4. Profesionalización
2.4.1. Nueva Gestión Pública en específico la Gestión Estratégica de Recursos Humanos
2.4.1.1. En México se materializó como programas para combatir la corrupción y aumentar la transparencia en el sector público
2.4.1.2. Necesidad de implementar un Servicio Civil de Carrera
3. Manuales de procedimientos
3.1. Concepto
3.1.1. Medio escrito que sirve para actualizar o dar información respecto de las actividades específicas de una organización
3.1.2. Coordina de manera ordenada las actividades que se deben seguir para lograr los objetivos específicos
3.1.3. Muestra los lineamientos e instrucciones requeridos para la mejora del desempeño
3.2. Objetivo
3.2.1. Trasmitir las normas o reglas de operación en una unidad organizacional
3.3. Función
3.3.1. Optimizar el uso de los recursos en la ejecución de los procesos
3.4. Utilidad
3.4.1. Herramienta para lograr los objetivos organizacionales
3.4.1.1. Evitar errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta
3.4.1.2. Facilitar el entrenamiento del personal
3.5. Metodología para su diseño y desarrollo
3.5.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos
3.5.1.1. Diagnóstico
3.5.1.2. Estructura orgánica
3.5.1.3. Manual de organización
3.5.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. Algunos instrumentos para esto son:
3.5.2.1. El cuadro analítico funcional para la identificación de los procesos
3.5.2.2. La matriz para la validación de los procedimientos y funciones
3.5.2.3. La matriz para la validación de los procedimientos conforme a estructura
3.5.2.4. La matriz para la estructura de los procedimientos
3.5.2.5. La matriz para la identificación y análisis de las actividades
3.5.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. Algunos formatos son:
3.5.3.1. Diagramas de flujo
3.5.3.2. Técnica narrativa
3.5.3.3. Narrativa con imágenes
3.5.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos .Estructura básica de un manual de procedimientos
3.5.4.1. Identificación
3.5.4.2. Índice
3.5.4.3. Introducción
3.5.4.4. Objetivo
3.5.4.5. Alcance
3.5.4.6. Políticas
3.5.4.7. Responsable
3.5.4.8. Procedimientos
3.5.4.9. Glosario.
4. Normatividad aplicable
4.1. Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
4.2. El orden jurídico-administrativo debe seguirse en el siguiente orden jerárquico en forma descendente:
4.2.1. a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos
4.2.2. b) Tratados
4.2.3. c) Leyes
4.2.4. d) Códigos
4.2.5. e) Reglamentos
4.2.6. f) Decretos
4.2.7. g) Acuerdos
4.2.8. h) Convenios
4.2.9. i) Circulares y/u oficios
4.2.10. j) Documentos normativos-administrativos
4.2.11. k) Otras disposiciones
5. Cambio en organizaciones gubernamentales
5.1. Cambio
5.1.1. Se refiere a una misma cosa convertida en algo diferente
5.2. Innovación
5.2.1. Cambio que introduce novedades
5.3. Transformación
5.3.1. Cambio profundo de una situación o cosa
5.4. Cambios en organizaciones públicas pueden ser en:
5.4.1. En su estructura
5.4.2. En la toma de decisiones
5.4.3. En su personal
5.4.4. En sus funciones
5.4.5. En sus normas
5.4.6. En sus reglas
5.4.7. En sus comportamientos
5.4.8. En su interacción con otras organizaciones
6. Los límites al cambio organizacional
6.1. Surgen un conjunto de trabas
6.1.1. De las propias normas formales e informales
6.1.2. De la dinámica interna
6.1.3. Del personal
6.1.4. De los intereses particulares de los empleados
6.1.5. De las disputas de poder interno o externo
6.1.6. Del contexto
6.1.7. Del presupuesto
6.1.8. Del miedo y la incertidumbre
7. Manuales de organización
7.1. Documento que contiene en forma ordenada y sistemática información sobre la historia, la estructura organizacional, el marco jurídico, modelos administrativos, objetivo, organigrama, funciones, niveles jerárquicos, grados de autoridad, responsabilidades, líneas de mando, coordinación y comunicación de la organización. Resumiendo es un esquema general de las unidades administrativas.
7.2. Objetivos, función y utilidad
7.2.1. Objetivos
7.2.1.1. Proporciona información histórica de la organización
7.2.1.2. Lista las disposiciones jurídicas
7.2.1.3. Describe la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos
7.2.1.4. Describe funciones, objetivos, responsabilidades y espacios
7.2.1.5. Apoya el proceso de comunicación administrativa
7.2.1.6. Simplifica funciones operativas y administrativas
7.2.2. Funciones
7.2.2.1. Documento de consulta
7.2.2.2. Documento de coordinación
7.2.2.3. Elimina duplicidades de esfuerzo
7.2.2.4. Evita incertidumbre y confusión
7.2.2.5. Dirige las funciones asignadas para daca uno de los puestos y cargos
7.2.3. Utilidad
7.2.3.1. Especifica funciones y evita duplicidad de las mismas
7.2.3.2. Descubre omisiones y deslinda responsabilidades
7.2.3.3. Proporciona uniformidad y correctas ejecuciones
7.2.3.4. Favorece el ahorro de tiempo y esfuerzos
7.2.3.5. De manera indirecta es útil a la planeación, actualización y modernización de sus partes
7.2.3.6. Es un medio de integración para personal de nuevo ingreso
7.2.3.7. Estipula el trabajo que a cada quien le corresponde
7.2.3.8. Delimita el marco de responsabilidades y es el margen de acción
7.3. Metodología para su diseño y desarrollo
7.3.1. 1. Definición de la problemática o Visión del estudio
7.3.2. 2. Planeación y programación del estudio
7.3.2.1. Identificación de las fuentes de estudio internas y externas
7.3.2.1.1. Información interna:
7.3.2.1.2. Información externa
7.3.2.2. Delimitación del factor de estudio
7.3.2.2.1. Se realiza una investigación preliminar
7.3.2.2.2. Se jerarquizan las prioridades
7.3.2.2.3. Describir detalladamente, ubicación, extensión y naturaleza
7.3.2.2.4. Especificar habilidades necesarias
7.3.2.2.5. Cálculo de tiempo y recursos
7.3.2.2.6. Preparación del proyecto de estudio
7.3.3. 3. Levantamiento de información
7.3.3.1. Los datos deben ser coherentes con la realidad
7.3.3.2. Actitud del grupo responsable
7.3.3.3. Técnicas del levantamiento de información
7.3.3.3.1. Deben profundizar en la recopilación
7.3.3.3.2. Deben profundizar en la investigación documental
7.3.3.3.3. Profundizar en consultas en sistemas de información, cuestionarios, entrevistas y observación directa
7.3.4. 4. Análisis y diagnóstico administrativo
7.3.4.1. Análisis administrativo
7.3.4.1.1. Conocer
7.3.4.1.2. Describir
7.3.4.1.3. Descomponer en todos los componentes y detalles
7.3.4.1.4. Examinar de manera crítica
7.3.4.1.5. Ordenar los elementos, definir las relaciones, saber cómo operan y explicar su comportamiento
7.3.4.2. Diagnóstico
7.3.4.2.1. Marco global del análisis
7.3.4.2.2. Antecedentes
7.3.4.2.3. Normatividad
7.3.4.2.4. Objetivo
7.3.4.2.5. Funciones generales
7.3.4.2.6. Estructura orgánica
7.3.4.2.7. Análisis de congruencia
7.3.4.2.8. Sistemas de apoyo administrativo
7.3.5. 5. Diseño conceptual
7.3.5.1. Se realiza la recreación del problema posterior al análisis y diagnóstico y genera estrategias de solución a los problemas de la organización
7.3.6. 6. Recomendaciones y propuestas de solución
7.3.6.1. Se generan estrategias a modo de recomendaciones de diferentes tipos como:
7.3.6.1.1. De mantenimiento
7.3.6.1.2. De eliminación
7.3.6.1.3. De acción
7.3.6.1.4. De combinación
7.3.6.1.5. De fusión
7.3.6.1.6. De modificación
7.3.6.1.7. De simplificación
7.3.6.1.8. De intercambio
7.3.7. 7. Implantación
7.3.7.1. preparación del programa
7.3.7.2. Integración de recursos
7.3.7.3. Ejecución del programa
7.3.8. 8. Mantenimiento organizacional
7.3.8.1. Seguimiento y control de los objetivos del cambio
7.3.8.2. Implementación de evaluación para retroalimentar las actividades. Para evaluar es necesario:
7.3.8.2.1. Tomar en consideración diferencias monetarias
7.3.8.2.2. Inversiones
7.3.8.2.3. Satisfacción al cliente
7.3.8.2.4. Reducción de tiempo
7.4. Todo manual de dependencias gubernamentales tiene una normatividad aplicable y para hacerlo oficial debe ser publicado en algún medio de información oficial. En el caso de las organizaciones dependientes de la APF se publican en el Diario Oficial de la Federación DOF.
7.5. Principales partes del manual
7.5.1. Elementos de identificación
7.5.1.1. Portada
7.5.1.1.1. Nombre de la unidad administrativa
7.5.1.1.2. Entidad
7.5.1.1.3. Logotipo
7.5.1.1.4. Fecha de elaboración y/o actualización
7.5.1.2. Elementos de contenido
7.5.1.2.1. Introducción
7.5.1.2.2. Antecedentes históricos
7.5.1.2.3. Marco jurídico-administrativo
7.5.1.2.4. Atribuciones
7.5.1.2.5. Estructura orgánica
7.5.1.2.6. Organigramas
7.5.1.2.7. Objetivos
7.5.1.2.8. Funciones
7.5.1.2.9. Bibliografía