IST-Analyse und Bedarfsabklärung für den Einsatz einer Individualdruck-Software

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IST-Analyse und Bedarfsabklärung für den Einsatz einer Individualdruck-Software von Mind Map: IST-Analyse und Bedarfsabklärung für den Einsatz einer Individualdruck-Software

1. IST-Analyse

1.1. Stakeholderanalyse

1.1.1. Wer nutzt Briefvorlagen?

1.1.2. Wer erstellt Briefvorlagen?

1.1.3. Wer genehmigt Briefvorlagen

1.2. Anforderungen an die Individualdruck-Software

1.2.1. Anforderungserhebung

1.2.1.1. High-Level Dokumentation

1.2.2. Anforderungsbewertung

1.2.3. Exemplarisch mit zwei repräsentative Fachbereiche

1.3. Prozess zur Freigabe von Biefvorlagen

1.3.1. Workflow für "Freigabeprozess"

1.4. Systemanalyse

1.4.1. DWH - Datawarehouse

1.4.2. Archivsystem

1.4.3. technische Schnittstellen

1.5. bestehende Standardsoftware auf dem Markt

1.5.1. Als Input für die Erweiterung von KWSOFT

1.6. rechtliche Vorgaben

1.6.1. elektronische Unterschrift

1.7. Dokumentarten / Briefarten

1.7.1. Kudenbriefe

1.7.2. Doppelunterschrift?

1.7.3. interne Dokumente

1.8. Versionen- und Variantenverwaltung

1.9. Einsparungspotential

1.9.1. Anpassung von bestehenden Vorlagen

1.9.2. Erstellung von neuen Vorlagen

1.9.3. Weniger Kundenreklamationen

1.9.4. SWOT-Analyse und Quick Wins

2. Ausgangslage + Problemstellung

2.1. Kundenschreiben werden grundsätzlich zentral verwaltet und erstellt (OMS System inkl. Archvierungssystem)

2.2. Briefvorlagen werden von der Fachlinie selber erstellt und verwaltet (Word-Vorlagen und Vorlage-Tool)

2.3. CD/CI wird nicht eingehalten

2.4. Compliance-Vorgaben werden nicht eingehalten

2.5. Anpassungen am Layout sind aufwändig und werden nicht termingerecht vorgenommen

2.6. Dokumente werden nicht systematisch archiviert

3. Ziel / Wunsch

3.1. Es wird geprüft, ob zukünftig eine Individualdruck-Software eingesetzt werden soll.

3.2. Framework werden zentral von der IT verwaltet

3.3. Redaktoren aus der Fachlinie können Vorlagen inhaltlich selber erstellen / genehmigen / übersetzen

3.4. Vorlagen können jederzeit angepasst werden

3.5. Frameworks ausserhalb der Release oder z.B. monatlich geändert werden

4. Ergebnisse / Empfehlung

4.1. Empfehlungen zu technischen Lösungen

4.2. mögliches Vorgehen für ein PoC

4.2.1. 2 Fachbereiche und einzelne Dokumente

4.3. Empfehlung ob Individualdrucksoftware weiter verfolgt werden soll

4.4. Rollenkonzept

4.4.1. Anwender der Briefvorlagen

4.4.2. Redaktoren

4.4.3. Übersetzungsdienst

4.5. Statuskonzept

4.6. Workflowkonzept

5. 2. Themen

5.1. Arbeitsplatz 4.0

5.2. Bedarfsabklärung Workflow

6. Abgrenzung

6.1. KWSOFT Redaktionssystem

6.1.1. Was ist ein Redaktionssystem?

6.1.1.1. Typen von Redaktionssystemen

6.1.2. Was sind die typischen Funktionen von einem Redaktionssystem

6.1.3. Was gibt es auf dem Markt?

6.2. Vorlagetool = Benchmark

6.3. Archivsystem ist gegeben

6.4. Workflow nur im Sinne der Dokumentenerstellung/Verwaltung und auf das zukünftige System bezogen

6.5. SharePoint ist gegeben

6.5.1. nur für internen Einsatz für Projekte

6.6. kein CRM Tool