Aufgabenstruktur und Ablaufplanung

Aufgabenstruktur und Ablaufplanung

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Aufgabenstruktur und Ablaufplanung von Mind Map: Aufgabenstruktur und Ablaufplanung

1. 9 Monate

1.1. Veranstaltungskonzept

1.2. Raumrecherche

1.3. Referierende anfragen

1.4. Erste Kostenrecherche

1.5. Postein- und Ausgang

1.6. NL

1.7. Espressomaschine entkalken

1.8. Webseitenpflege

1.9. Sekretariat

1.10. Jahresabschluß

1.11. Quartalsabschluß

2. 6 Monate

2.1. Vorstellung im Team (KT4) Anfrage Übernahme

2.2. Eintrag in ANTRAGO/SEMINAR

2.3. Raumreservierung

2.4. Verträge mit KoopPartnern

2.5. Kostenstelle und Kostenplanung

2.6. Postein- und Ausgang

2.7. NL

2.8. Espressomaschine entkalken

2.9. Webseitenpflege

2.10. Hallbjahresprogramm?

2.10.1. Daten sammeln

2.10.2. Bericht zusammenstellen und gestalten

2.11. Jahresbericht

2.12. Sekretariat

2.13. Quartalsabschluß

3. 3 Monate

3.1. Kalkulation

3.2. Antrag Förderung

3.3. Vorbesprechung/ Übergabe an TO

3.4. Postein- und Ausgang

3.5. NL

3.6. Espressomaschine entkalken

3.7. Webseitenpflege

3.8. Sekretariat

3.9. Quartalsabschluß

4. 12 Wochen

4.1. Progamm

4.2. Materialbestand kontrollieren

4.3. Postein- und Ausgang

4.4. NL

4.5. Espressomaschine entkalken

4.6. Webseitenpflege

4.7. Sekretariat

5. 9 Wochen

5.1. Vorbereitung Webseite

5.1.1. Plakat

5.2. Programm

5.2.1. Save-the-date ziehen

5.2.1.1. Versand

5.2.2. Einladungsschreiben ziehen

5.2.2.1. Versand

5.2.3. Erinnerung / Linkversand

5.2.3.1. Versand

5.3. Referierende

5.3.1. Anmeldung

5.3.2. Einladung

5.3.3. Vertrag

5.3.4. Reisekostenformular

5.3.5. Versand Ref.Einladungen

5.4. Vorgesprächstermin organisieren mit Dig Team, SL, VO

5.5. Assistenz beauftragen

5.6. Materialbestand kontrollieren

5.7. Postein- und Ausgang

5.8. NL

5.9. Webseitenpflege

5.10. Sekretariat

6. 8 Wochen

6.1. Programm Abstimmung Grafikbüro

6.1.1. Druckauftrag

6.2. Adressrecherche Ref.

6.3. Postein- und Ausgang

6.4. Webseitenpflege

6.5. Sekretariat

6.6. Referierende

6.6.1. Anmeldung

6.6.2. Einladung

6.6.3. Vertrag

6.6.4. Reisekostenformular

6.6.5. Versand Ref.Einladungen

6.7. Catering Angebote

7. 7 Wochen

7.1. Versand TN-Einladungen und Programm

7.1.1. Plakate aushängen

7.1.2. Webseite für Anmeldung frei schalten

7.2. Veranstaltungspflege ANTRAGO/WEB/SEMINAR

7.3. Referierende

7.3.1. Rückmeldung

7.4. Catering bestellen

7.5. Materialbestand kontrollieren

7.6. Postein- und Ausgang

7.7. Webseitenpflege

7.8. Sekretariat

8. 6 Wochen

8.1. Anmeldeverwaltung

8.2. Postein- und Ausgang

8.3. Veranstaltungspflege ANTRAGO/WEB/SEMINAR

8.4. Referierende

8.4.1. Rückmeldung

8.5. Espressomaschine entkalken

8.6. Webseitenpflege

8.7. Sekretariat

9. 5 Wochen

9.1. Anmeldeverwaltung

9.2. Referierende

9.2.1. Rückmeldung

9.3. Materialbestand kontrollieren

9.4. Postein- und Ausgang

9.5. NL

9.6. Webseitenpflege

9.7. Sekretariat

10. 4 Wochen

10.1. Anmeldeverwaltung

10.2. Veranstaltungspflege ANTRAGO/WEB/SEMINAR

10.3. Postein- und Ausgang

10.4. Webseitenpflege

10.5. Sekretariat

10.6. Referierende

10.6.1. Rückmeldung

10.7. Rücksprache Ref.

11. 3 Wochen

11.1. Rückmeldung Ref

11.1.1. Hotelbuchung

11.2. Anmeldeverwaltung

11.3. Materialbestand kontrollieren

11.4. Postein- und Ausgang

11.5. Webseitenpflege

11.6. Sekretariat

11.7. Referierende

11.7.1. Rückmeldung

12. 2 Wochen

12.1. Anmeldeverwaltung

12.2. Programm-Webseite aktualisieren

12.3. Postein- und Ausgang

12.4. Webseitenpflege

12.5. Sekretariat

12.6. Referierende

12.6.1. Rückmeldung

13. 10 Tage

13.1. Anmeldeverwaltung

13.2. Programm-Webseite aktualisieren

13.3. Referierende

13.3.1. Rückmeldung

13.4. Postein- und Ausgang

13.5. Webseitenpflege

13.6. Sekretariat

14. 9 Tage

14.1. Anmeldeverwaltung

14.2. Referierende

14.2.1. Rückmeldung

14.3. Postein- und Ausgang

14.4. Webseitenpflege

14.5. Sekretariat

15. 8 Tage

15.1. Anmeldeverwaltung

15.2. Referierende

15.2.1. Rückmeldung

15.3. Postein- und Ausgang

15.4. Webseitenpflege

15.5. Sekretariat

16. 7 Tage

16.1. Anmeldeverwaltung

16.2. Referierende

16.2.1. Rückmeldung

16.3. Materialbestand kontrollieren

16.4. Postein- und Ausgang

16.5. NL

16.6. Sekretariat

17. 6 Tage

17.1. Anmeldeverwaltung

17.2. Programm-Webseite aktualisieren

17.3. Referierende

17.3.1. Rückmeldung

17.4. Postein- und Ausgang

17.5. Webseitenpflege

17.6. Sekretariat

17.7. Rücksprache Ref.

18. 5 Tage

18.1. Anmeldeverwaltung

18.2. Ablaufplan an Hotel und Caterer

18.3. Referierende

18.3.1. Rückmeldung

18.3.2. Letzte Infos an Referierende

18.4. Postein- und Ausgang

18.5. Webseitenpflege

18.6. Sekretariat

19. 4 Tage

19.1. Anmeldeverwaltung

19.2. Programm-Webseite aktualisieren

19.3. Referierende

19.3.1. Rückmeldung

19.3.2. Letzte Infos an Referierende

19.4. Postein- und Ausgang

19.5. Webseitenpflege

19.6. Sekretariat

20. 3 Tage

20.1. Anmeldeverwaltung

20.2. Referierende

20.2.1. Rückmeldung

20.2.2. Letzte Infos an Referierende

20.3. Postein- und Ausgang

20.4. Webseitenpflege

20.5. Sekretariat

21. 2 Tage

21.1. Anmeldeverwaltung

21.2. Programm-Webseite aktualisieren

21.3. Präsentation, Kopien erstellen

21.4. Referierende

21.4.1. Rückmeldung

21.4.2. Letzte Infos an Referierende

21.5. Postein- und Ausgang

21.6. Rücksprache Ref.

21.7. Webseitenpflege

21.8. Sekretariat

22. Veranstaltungstag

22.1. TN-Listen

22.2. Quittungen

22.3. Präsentation, Kopien

22.4. evt. AG-Material

22.5. Ablaufplan

22.6. Hinweisschilder, Aufstelle usw.

22.7. Referierende

22.8. Assistent*in

22.9. Postein- und Ausgang

22.10. Moderation der Veranstaltung

22.11. Webseitenpflege

23. Legende

23.1. Geschäftsleitung

23.2. Studienleitung

23.3. KT 1 - Infrastruktur

23.4. KT 2 - Finanzen

23.5. KT 3 - ÖK

23.6. KT 4 - Veranstaltungsorga

23.7. Dig. Team / Assistenz

23.8. alle

24. 2 Wochen danach

24.1. Abrechnung

24.1.1. Reisekosten

24.1.1.1. Belege buchen

24.1.2. Honorare

24.1.2.1. Belege buchen

24.1.3. Tagungshaus

24.1.3.1. Belege buchen

24.1.4. Catering

24.1.4.1. Belege buchen

24.1.5. Hotel

24.1.5.1. Belege buchen

24.1.6. sonstige Ausgaben

24.1.6.1. Belege buchen

24.2. Fördermittelabrechnung

24.3. Postein- und Ausgang

24.4. Webseitenpflege

24.5. Sekretariat

25. 4 Wochen danach

25.1. Tagung abschließen

25.2. Archivierung

25.3. Materialbestand kontrollieren

25.4. Postein- und Ausgang

25.5. Büromaterial tazEspresso Einkauf

25.6. NL

25.7. Webseitenpflege

25.8. Espressomaschine entkalken

25.9. Sekretariat

26. 1 Woche danach

26.1. DB Einträge (TN-Anwesenheiten usw.)

26.2. Dankesschreiben

26.3. Tagungsbericht

26.4. Fördermittelbericht

26.5. Evaluation aufbereiten

26.6. Materialbestand kontrollieren

26.7. Postein- und Ausgang

26.8. NL

26.9. Berichtswesen

26.10. Espressomaschine entkalken

26.11. Webseitenpflege

26.12. Sekretariat

27. 1 Tag danach

27.1. Barkasse/Abrechnung

27.2. Material zurück

27.3. Postein- und Ausgang

27.4. Webseitenpflege

27.5. Quartalsabschluß

27.6. Nachbearbeitung / Dokumentation

27.6.1. Dokumentation auf Webseite

27.6.2. Technik zurück, Stundenabrechnung

27.7. Dankesschreiben Koop & Ref

27.7.1. anpassen und versenden