1. Vinden van informatie
1.1. Weet je WIE de info heeft of wie expert is?
1.1.1. Langslopen
1.1.2. Bellen
1.1.3. Emailen
1.1.4. Chatten
1.1.5. Video Conferencen
1.2. Is de info in jouw organisatie aanwezig?
1.2.1. Zoek in de (digitale) bibliotheek of archiefsysteem
1.2.2. Zoek op het intranet
1.2.3. Bevraag mensen via interne sociale media zoals Yammer
1.3. Is de info binnen de rijksoverheid aanwezig?
1.3.1. Zoek via het intranet van de overheid: Rijksportaal
1.3.2. Zoek via de website van de overheid: Rijksoverheid.nl
1.4. Weet je alleen iets over het vakgebied in het algemeen?
1.4.1. Zoek de plekken waar mensen op dit gebied informatie uitwisselen
1.4.1.1. LinkedIn groepen
1.4.1.2. Ambtenaar2.0
1.4.1.3. Internetdiscussiegroepen
1.5. Zijn er specifieke bronnen van toepassing?
1.5.1. Gebruik de (digitale) abonnementen en databases die jouw organisatie beschikbaar stelt
1.5.1.1. (mogelijke bronnen opsommen zoals Lexis Nexis e.d.?)
1.5.2. Abonneer je op de 'RSS feeds' van websites die vaak relevante artikelen publiceren
1.5.2.1. Google Reader kan je helpen die RSS feeds overzichtelijk bij te houden
1.6. Heb je werkelijk geen flauw idee waar te beginnen?
1.6.1. Raadpleeg een algemene zoekmachine zoals Google
1.6.1.1. Zorg voor een slimme zoekstrategie
1.6.2. Bevraag je netwerk bijvoorbeeld via Twitter met een gerichte vraag
2. Opslaan en delen informatie
2.1. Is de informatie alleen voor jou van belang? Weet je het zeker?
2.1.1. Vastleggen op de eigen pc ligt voor de hand.
2.2. Is het informatie die je wilt delen/ waar je aan wilt samenwerken met anderen binnen jouw organisatie?
2.2.1. Indien aanwezig: vastleggen in een digitaal content management systeem dat voor iedereen toegankelijk is (zoals Digidoc en TRIM, of Sharepoint)
2.2.2. Anders: opslaan op de centrale netwerkschijf op een manier die voor anderen goed vindbaar is
2.2.3. Beschikbaar stellen via intranet
2.2.4. Kort berichtje of mededeling? Yammer
2.3. Is het informatie die je wilt delen/ waar je aan wilt samenwerken met anderen binnen de overheid?
2.3.1. Via DWR zijn er (beveiligde) digitale samenwerkruimtes beschikbaar voor rijksambtenaren, ook wel bekend als 'SWF' (samenwerkfunctionaliteit)
2.3.2. Als je samen aan een document wilt werken kun je ook een wiki gebruiken (DWR biedt dit ook)
2.3.3. Daarnaast zijn er andere online opslagplekken waar je anderen toegang toe kunt verschaffen (denk aan Google Drive en Dropbox). Denk wel goed na over de vertrouwelijkheid van de informatie waarmee je werkt bij het gebruik van deze tools.
2.4. Is het informatie die je wilt delen/ waar je aan wilt samenwerken met mensen buiten de overheid?
2.4.1. Pleio biedt samenwerkingsfunctionaliteiten waar ook externen toegang toe hebben
2.4.2. Als je samen aan een document wilt werken kun je ook een wiki gebruiken (Pleio biedt dit ook)
2.4.3. In de toekomst is het de bedoeling dat externen ook op de DWR samenwerkingsruimtes kunnen.
2.4.4. Maak een website of een blog
2.4.5. Kort berichtje/ mededeling? Twitter
2.4.6. Maak een themapagina of groep aan via media zoals LinkedIn of Facebook
3. Vinden van mensen
3.1. Weet je wie je nodig hebt?
3.1.1. Is het een collega binnen je eigen organisatie?
3.1.1.1. Intranet adresgids
3.1.1.2. Oulook (contactpersonen/ agenda)
3.1.2. Is het een collega binnen de rijksoverheid?
3.1.2.1. Rijksportaal adresgids voor contactgegevens
3.1.2.2. Communicator (kijk of de collega via live chat te benaderen is)
3.1.3. Is het geen collega maar een externe?
3.1.3.1. Zie 'Communiceren' (welk middel is geschikt om iemand te benadern?)
3.1.4. SharePoint via My Sites
3.2. Weet je nog niet precies wie je nodig hebt maar zoek je op expertise?
3.2.1. Social Media (bevraag collega's/ je netwerk via Yammer/ Twitter/ LinkedIn of ze je op weg kunnen helpen)
3.2.2. Toekomst: Rijksportaal profielen zullen ook op expertise/ vakgebied te doorzoeken zijn
3.2.3. LinkedIn; uitgebreide zoekfunctionaliteit op beroep/ expertise
4. Communiceren
4.1. Vraag jezelf af: met welk MIDDEL communiceer ik deze boodschap het effectiefst?
4.1.1. Wat voor type boodschap heb ik?
4.1.1.1. Afstemmen
4.1.1.2. Informatie verspreiden
4.1.1.3. Een vraag om informatie
4.1.1.4. Een reactie op communicatie van een ander
4.1.1.5. Etcetera
4.1.2. Klopt mijn boodschap met het medium dat ik wil kiezen?
4.1.2.1. (geen mensen spammen met een oproep om niet te spammen)
4.1.2.2. Beschikken mensen over of hebben toegang tot het medium?
4.1.3. Welke media gebuiken mijn ontvangers?
4.1.3.1. Verifieren en werkafspraken over maken
4.1.4. Heeft het haast?
4.1.4.1. Wil ik per ommegaande een reactie of wil ik direct verifieren of de boodschap is overgekomen?
4.1.4.1.1. Do's:
4.1.4.1.2. Don'ts:
4.1.5. Heb ik vele (bekende) ontvangers?
4.1.5.1. Do's:
4.1.5.1.1. e-mail
4.1.5.1.2. Twitter
4.1.5.1.3. Yammer
4.1.5.2. Don'ts:
4.1.5.2.1. Telefoon
4.1.5.2.2. Skype
4.1.5.2.3. Langslopen
4.1.6. Is dit gevoelige of vertrouwelijke informatie?
4.1.6.1. Do's:
4.1.6.1.1. Telefoon (niet in de trein!)
4.1.6.1.2. Langslopen
4.1.6.1.3. VTC (Live Meeting)
4.1.6.2. Don'ts:
4.1.6.2.1. Twitter
4.1.6.2.2. Yammer
4.1.6.2.3. e-mail
4.1.7. Moet het tijd onafhankelijk
4.1.7.1. Do's:
4.1.7.1.1. e-mail
4.1.7.1.2. SMS
4.1.7.1.3. VTC Recording (Live Meeting)
4.1.7.2. Don'ts:
4.1.7.2.1. Telefoon
4.1.7.2.2. Skype
4.1.7.2.3. Communicator
4.1.7.2.4. Langslopen
4.1.8. Moet het plaats onafhankelijk?
4.1.8.1. Do's:
4.1.8.1.1. Skype
4.1.8.1.2. Telefoon
4.1.8.1.3. e-mail
4.1.8.1.4. SMS
4.1.8.1.5. Communicator
4.1.8.1.6. Twitter
4.1.8.1.7. Yammer
4.1.8.1.8. VTC (Live Meeting)
4.1.8.1.9. Video opname of uitzending
4.1.8.2. Don'ts:
4.1.8.2.1. Langslopen
4.1.9. Wil ik zoveel mogelijk ontvangers?
4.1.9.1. Do's
4.1.9.1.1. Twitter
4.1.9.1.2. Yammer
4.1.9.1.3. Bloggen
4.1.9.1.4. WiKi
4.1.9.1.5. Video opname of uitzending
4.1.9.2. Don'ts:
4.1.9.2.1. e-mail
4.1.9.2.2. etc
4.1.10. Hecht ik aan nonverbale communicatie?
4.1.10.1. Do's
4.1.10.1.1. Skype
4.1.10.1.2. Langslopen
4.1.10.1.3. (telefoon)
4.1.10.1.4. VTC (Live Meeting)
4.1.10.2. Don'ts
4.1.10.2.1. e-mail
4.1.10.2.2. Twitter
4.1.10.2.3. Yammer
4.1.10.2.4. SMS
4.1.10.2.5. Communicator