El Archivo

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El Archivo por Mind Map: El Archivo

1. ¿Qué es el Archivo?

1.1. Es el proceso de ordenación de los documentos, de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y la adecuada conservación y consulta de los mismos.

2. Objetivos

2.1. Los archivos cumplen con la funcionalidad de manejar, organizar y custodiar la información

2.2. Centro de manejos de información activos y dinámicos, en el cual se conservan el patrimonio histórico de las organizaciones.

2.3. Centro de salvaguarda de información de la organización prestando un servicio eficiente y oportuno en la gestión administrativa.

2.4. Centro esencial de estudio e investigación de fuentes primarias.

3. Servicios

3.1. Servicio de consulta: Es el servicio más importante que puede prestar un archivo. Es una herramienta de investigación y toma de decisiones.

3.2. Servicio de referencia: este servicio se presta a través de guías, catálogos e índices vinculando el contenido de la información en orden de procedencia de documentos para el acceso temático de consulta.

3.3. Servicio de vencimiento: Es un servicio que permite establecer tiempo de duración en los procesos documentales teniendo en cuenta los plazos límites para sus funcionarios o empleados.

3.4. Servicio reprográfico: Este servicio consiste en realizar una microfilmación y digitalización a los documentos de valor histórico, con fines de conservación y evitar su deterioro.

3.5. Este servicio refleja la importancia de la información sobre los antecedentes de la entidad, hechos, publicaciones y noticias sobre personas, mediante evidencias escritas, gráficas, audiovisuales y bibliográficas.

4. Clasificación del archivo

4.1. Según su uso

4.1.1. Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentran en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentran en el proceso de consulta.

4.1.1.1. Archivo semi activo: Son los documentos que modifican su período de conservación y su consulta es menor.

4.1.2. Archivo semi activo: Son los documentos que modifican su período de conservación y su consulta es menor.

4.2. Según su organizacón

4.2.1. Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

4.2.1.1. Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

4.2.2. Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

4.2.2.1. Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

4.3. Según su Ciclo Vital

4.3.1. Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

4.3.2. Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

4.3.3. Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

4.4. Según su Naturaleza

4.4.1. *Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla. *Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

4.4.1.1. *Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. *Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

4.4.2. Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

4.4.2.1. Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

4.4.3. Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

4.4.3.1. Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa, así como cotizaciones bursátiles e informes de asuntos económicos de ésta.