Gestión Documental

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Gestión Documental por Mind Map: Gestión Documental

1. Se define como

1.1. Normas técnicas

1.2. Prácticas usadas

1.2.1. Con el fin de:

1.2.1.1. Administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización.

2. Terminología

2.1. Usada para abordar ideas fijas o palabras propias utilizadas en la Gestión Documental

2.1.1. Esta incluyen:

2.1.1.1. Firmas digitales

2.1.1.2. Firmas electronicas

2.1.1.3. Archivo de gestión

2.1.1.4. Archivo central

2.1.1.5. Archivo histórico

2.1.1.6. Tabla de retención documental

2.1.1.7. Tabla de valoración documental

2.1.1.8. Digitalización

2.1.1.9. Preservación documental

2.1.2. Con el fin de:

2.1.2.1. Hacer referencia a los procedimientos que tienen como objetivo la obtención de conocimiento y vocabulario apto para la comunicación correcta del tema en cuestión.

3. Normatividad

3.1. Nacional

3.1.1. Conformadas por:

3.1.1.1. Conservación y preservación

3.1.1.2. Clasificación, descripción y meta-datos

3.1.1.3. Documento electrónico

3.1.1.4. Herramientas informaticas

3.1.1.4.1. Gestión de documentos

3.1.1.5. Reprografía

3.1.1.6. Vocabulario

3.1.1.6.1. vocabulario

3.2. Tiene como fin

3.2.1. Definir el conjunto de metodologías, estrategias y reglas que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar grandes cantidades de documentos y de información localizadas en empresas de mediano y gran alcance.

3.3. Internacional

3.3.1. Conformadas por:

3.3.1.1. Clasificación, descripción y meta-datos

3.3.1.2. Conservación y preservación

3.3.1.3. Documento electrónico

3.3.1.4. Gestión del conocimiento y la información

3.3.1.5. Gestión documental

3.3.1.6. Herramientas informaticas

3.3.1.7. Intercambio de información

3.3.1.8. Reprografía

3.3.1.9. Vocabulario

4. Implementación SGDEA

4.1. Se define como:

4.1.1. Un Sistema de gestión compuesto por elementos funcionales (sistema(s) de información o software especializado) y no funcionales (políticas, procesos y procedimientos) para la administración de documentos electrónicos de archivo

4.2. Se Divide en:

4.2.1. Planeación

4.2.2. Análisis

4.2.3. Diseño

4.2.4. Implementación

4.2.4.1. Requiere desarrollar

4.2.4.1.1. Planeación

4.2.4.1.2. Análisis

4.2.4.1.3. Diseño

4.2.4.1.4. Implementación

4.2.4.1.5. Seguimiento

4.2.5. Evaluación, manejo y control

4.3. Tiene como fin:

4.3.1. Disminuir costos

4.3.2. Mayor cuidado del medio ambiente

4.3.3. Mayor agilidad en los procesos de consultas

4.3.4. Mejorar la transparencia en los procesos

4.3.5. Reduce los tiempos y costos administrativos

4.3.6. Genera una estandarización de formatos

4.3.7. Seguridad en la información

4.3.8. Documentación administrada por roles

4.3.9. Centralización de datos