1. Ejemplos de actividades:
1.1. • Mantener un adecuado plan de contenidos, y curación de contenidos.
1.2. • Mejorar la posición en buscadores de forma orgánica.
1.3. • Auditorias de reputación online
1.4. • Realizar encuestas breves para conocer necesidades informativas de diferentes medios y periodistas.
1.5. • Producir columnas para distribución en blogs y video blogs
1.6. • Analizar el entorno de los medios sociales actuales y los emergentes.
1.7. • Difundir información a través de páginas Web comunitarias.
1.8. • Realizar actividades con blogueros cuyos sitios reciben gran cantidad de visitas.
2. Identificar objetivos
2.1. Pregunta clave: ¿Cuáles son los objetivos del manejo de medios?
2.2. Obtención de insumos precisos para una mejora continua y sostenible
2.3. Equilibrio de contenido
2.3.1. • Promover prácticas específicas
2.3.2. • Mantener la credibilidad
2.3.3. • Lograr apoyo para determinadas acciones
2.3.4. • Mantener liderazgo
2.3.5. • Responder a determinados rumores
2.3.6. • Corregir información errónea
2.3.7. • Involucrar a la población en determinadas actividades
2.3.8. • Crear conciencia sobre determinadas situaciones y precauciones
2.3.9. • Reducir pánico
3. Seleccionar poblaciones claves
3.1. Pregunta clave: ¿A qué población se pretende llegar a través de los medios?
3.2. El personal a cargo del proceso de planeamiento tiene determinados públicos prioritarios y secundarios según las necesidades particulares del programa.
3.3. Una vez que se definan las poblaciones clave, se precisa determinar qué se espera que tales públicos conozcan y como reaccionarán ante el mensaje.
3.4. Ejemplos:
3.4.1. "Las personas pueden colocar su denuncia a través de nuestra página web"
3.4.2. “Pueden afiliarse a través de nuestra web de esa manera recibirá información relevante”.
4. Definir mensajes clave
4.1. Pregunta clave: ¿Qué mensajes deben ser transmitidos a distintos públicos a través de los medios?
4.2. Los mensajes deben ser claros
4.3. Se recomienda evitar el uso de lenguaje excesivamente técnico.
4.4. Para chequear si los mensajes son claramente entendidos, se sugiere hacer breves estudios con determinados públicos
4.4.1. métodos de Social Listening
4.4.2. grupos focales
4.5. Los mensajes deben ser definidos
4.5.1. en términos de lo que se espera que distintos públicos sepan para actuar eficientemente.
4.5.2. según las características de la población y los medios utilizados
4.6. La información técnica debe ser adaptada según aspectos distintos de los públicos y canales
4.7. Conocer al público y a los medios es fundamental en el diseño de mensajes.
4.8. Los mensajes clave deben
4.8.1. ser presentados al principio de cualquier presentación o material.
4.8.2. ser repetidos en diferentes oportunidades dentro del mismo acto comunicacional
4.8.2.1. Publicidad Digital
4.8.2.2. Social Media
4.8.2.3. Web Site
4.8.3. ser reiterados para mejorar su retención
4.8.3.1. El tono de comunicación según cada red social
4.8.3.2. Durante la entrevista o conferencia de prensa
4.8.3.3. Al responder una pregunta, funcionar de manera uniforme.
4.8.3.4. Generación de contenido.
4.8.4. ser presentados en diversas apariciones y comunicación con los medios de funcionarios y autoridades.
4.8.5. ser los mismos para evitar confusiones que alimenten dudas o rumores.
4.8.6. ser formulados en voz activa y que indiquen prácticas específicas para la población.
4.8.7. recoger las preocupaciones de las audiencias e incluso información incorrecta que circule.
4.8.8. incluir sitios para obtener mayor información
5. Seleccionar comunicadores clave
5.1. Pregunta clave: ¿Quiénes son los encargados de comunicarse con los medios?
5.2. En cualquier situación de crisis, se deben:
5.2.1. seleccionar los comunicadores clave, aquellos que por su posición o experiencia deben ser la “cara pública” o "speakers"
5.2.2. ser comunicadores efectivos en apariciones públicas con la prensa
5.2.2.1. que tengan buena llegada con el periodismo
5.2.2.2. que hablen claramente
5.2.2.3. que sean accesibles
5.2.2.4. que sean creíbles por la población
5.3. Como parte de la transformación digital, un adecuado uso de las herramientas y canales.
5.4. Estos comunicadores tienen que trabajar de forma coordinada para evitar repeticiones o desinformación.
5.5. Debe existir un equilibrio en el contenido a compartir en los medios digitales.
5.6. Los comunicadores deben estar disponibles a la prensa según un calendario fijado.
6. Diseñar, producir y diseminar materiales
6.1. Pregunta clave: ¿Qué materiales son necesarios para comunicarse efectivamente con las poblaciones clave?
6.2. Los materiales deben:
6.2.1. ser seleccionados, diseñados, producidos y distribuidos según las actividades ya identificadas
6.2.2. incluir los mensajes clave y las necesidades de los medios, ya sea material escrito y/o audiovisual
6.2.3. estar diseñado de forma que pueda ser entendido rápidamente y que sea útil inmediatamente.
6.3. Antes de invertir tiempo y recursos en la producción, es importante testear los materiales y mensajes con el periodismo y/o con el público general, a efectos de detectar posibles errores y confusiones.
6.4. Estrategia de distribución:
6.4.1. Es importante preparar una estrategia de distribución que contenga materiales, destinatarios, fechas de entrega y recepción, y seguimiento.
6.4.2. La experiencia muestra que distribuir mensajes sin una estrategia clara no ayuda a asegurase de que los medios necesarios reciban el material.
6.4.3. Se requiere un proceso sistemático que monitoree el envío, recepción y uso
6.4.3.1. Seleccionar la información/contenido a distribuir
6.4.3.2. Decidir cuándo hacer pública la información
6.4.3.3. Decidir responsabilidades en dar a conocer la información
6.4.3.4. Identificar medios/públicos meta a quienes se hará llegar la información
6.4.3.5. Mejora continua de plataforma web
6.4.3.6. Establecer un proceso se monitoreo/seguimiento a efectos de asegurarse que el contenido fue recibido adecuadamente.
6.4.3.7. Resolver posibles problemas o crisis de reputación online.
7. Seleccionar canales
7.1. Pregunta clave: ¿Qué canales son apropiados para comunicarse con determinados públicos?
7.2. Es importante seleccionar canales según la credibilidad que estos tengan en la población designada.
7.3. Es importante considerar el papel de
7.3.1. FACEBOOK, INSTAGRAM, TWITTER, BLOG, YOUTUBE. LINKEDIN
7.3.2. Accesibilidad web
7.4. Influencers
7.5. Otros medios digitales de interés para los grupos objetivo.
8. Realizar monitoreo constante de cobertura en los medios
8.1. Pregunta clave: ¿Cómo monitorear la cobertura en los medios?
8.2. Selección de plataformas de monitoreo: PULSAR, SOCIALBAKERS, GOOGLE ANALYTICS, GOOGLE ALERT, FAN PAGE KARMA
8.3. Monitoreo 7/24 y reportería semanal.
8.4. Ajustes
9. Identificar actividades
9.1. Pregunta clave: ¿Qué actividades son necesarias para el monitoreo efectivo de medios?
9.2. Este proceso requiere tiempo para:
9.2.1. desarrollar relaciones y contactos con diferentes medios y líderes de opinión.
9.2.2. conocer los intereses de los diferentes puntos focales.
9.3. Se deben mantener relaciones constantes y fluidas con los medios antes, durante y después del lanzamiento de la plataforma de comunicación.
10. Identificar responsabilidades
10.1. Preguntas clave:
10.1.1. ¿Qué actores pueden colaborar en las tareas de comunicación con los medios?
10.1.2. ¿Cómo pueden los actores contribuir en virtud de sus fortalezas y conocimientos?
10.2. Es necesario identificar y conformar un comité de monitoreo
10.3. Socios posibles son:
10.3.1. Administración Web IT
10.3.2. Administración redes sociales
10.3.3. Generación y Curación de contenido
10.3.4. Analítica
10.3.5. Publicidad
10.3.6. Diseño
10.3.7. Control de calidad
10.3.8. Auditoría
10.4. Puntos importantes a definir con el comité
10.4.1. Definir roles
10.4.2. Identificar las necesidades del plan de comunicación
10.4.3. Señalar posibles roles según las capacidades de distintos miembros
10.4.4. Instituir modo de coordinación y contacto frecuente