DIRIGIR REUNIONES

1. Creación de Agenda

1.1. Propósito de la Reunión

1.1.1. Resolver problema, Tomar una decisión o Revisar estado de un proyecto

1.1.2. Clave para determinar a quién invitar

1.1.2.1. Regla 8/18/1800

1.1.2.1.1. No invitar más de 8 personas

1.1.2.1.2. Invitar hasta 18 personas

1.1.2.1.3. Invitar 1,800 o más

1.2. Resultados u objetivos esperados

1.3. Roles de los participantes

1.3.1. Pensar en funciones y responsabilidades que deben ser cubiertas

1.3.1.1. Una persona puede cumplir varios roles

1.4. Temas a discutir

1.4.1. Persona responsable y Tiempo asignado

1.5. Logística

1.5.1. Nombre y rol participantes externos

1.5.2. Día, hora y lugar de Reunión

1.5.2.1. Preparar lugar y disposición espacial

1.5.2.1.1. Tamaño de sala y distribución de asientos

1.5.3. Quién convoca la Reunión

1.5.4. Nombre del grupo o participantes que se estan reuniendo

1.5.5. Duración de la Reunión

1.5.6. Material de apoyo o cualquier Preparación previa que necesite

1.5.6.1. Proyector, pizarrón, teléfono, micrófono, computadora, pluma, hojas, entre otros.

2. ¿Qué hacer antes de la Reunión?

2.1. Recopilar datos y documentos pertinentes

2.2. Distribuir información

2.3. Difundir completamente la agenda que se creó

2.4. Hablar con los participantes para conocer sus ideas y objetivos

2.4.1. Hacerles saber que esta interesado en sus ideas

2.5. Animar a los encargados de cada tarea

2.5.1. Para que realicen sus actividades

2.6. Informar brevemente a superiores que no estarán presentes en la Reunión

2.6.1. Interesados en el resultado de la Reunión

3. ¿Cómo los grupos toman una Decisión?

3.1. Dejar claro en la sala (reunión) que el propósito es Tomar una Decisión

3.2. Proporcionar información precisa a los participantes

3.3. Asegurar que todos los participantes están conscientes de la forma en que se tomará la Decisión

4. Terminar una Reunión

4.1. Reafirme o resuma lo que se ha logrado, puntos o decisiones clave

4.1.1. Explique cómo se comunicaran los interesados

4.2. Reforzar importancia de los puntos de acción y plan de comunicación

4.3. Enfatice importancia de los puntos de vista e ideas de todos

4.4. Programe otra Reunión

4.4.1. Si corresponde

4.5. Pedir al grupo que evalúe la Reunión

4.5.1. Obtener ideas de mejora

5. Tipos de Reuniones

5.1. Para Toma de Decisiones

5.1.1. Grupo de acuerdo en proceso de TDD

5.1.1.1. Concenso, Mayoría de votos, Individuos que tienen poder

5.2. De Revisión de Estado

5.2.1. Mantener equipo al tanto

5.2.1.1. Acontecimientos recientes

5.3. Con propósito de comunicar, orientar, dar retroalimentación

6. Cuándo convocar una Reunión

6.1. Entregar información

6.2. Equipo participe en toma de decisiones o resolver un problema

6.3. Cuando se tiene un problema y se necesita grupos diversos con perspectivas diferentes

6.4. Concientizar al grupo de una situación en particular

6.5. Aclarar responsabilidad de un problema, asunto o área

6.6. El grupo necesite reunirse

7. Cuándo NO convocar a una Reunión

7.1. Asunto personal

7.1.1. Manejado uno a uno

7.2. No hay tiempo para prepararla

7.3. Existe otro método que funcionaría igual o mejor

7.3.1. Memo, correo electrónico, llamada teléfonica

7.4. Problema resuelto

7.5. Grupo molesto

7.5.1. Necesita tiempo antes de discutir

7.5.1.1. Conflicto o frustración