Dirigir Reuniones

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Dirigir Reuniones por Mind Map: Dirigir Reuniones

1. Los tipos de reuniones y sus propositos

1.1. Reunión para toma de decisiones

1.1.1. El grupo selecciona una solución por mayoría de votos para ponerla en practica , y todos deben de estar de acuerdo.

1.2. Reuniónes de Otro tipos

1.2.1. Se realizan con el propósito de comunicar, reportar y dar feedback

1.3. Reunión de revisión de estado

1.3.1. Es para mantener a todos los del equipo informados de todos los acontecimientos

2. Cuando convocar a una reunión

2.1. Necesita entregar información o consejo a un grupo

2.2. Participar en la toma de decisiones o problema

2.3. compartir información de un exito

2.4. Tiene un problema y necesita opiniones diferentes

2.5. Debe aclararse la responsabilidad de un problema ,asunto o area

2.6. Necesidad de reunir al grupo

3. Cuando no convocar a una reunión

3.1. Cuando es un asunto personal

3.1.1. Uno a uno

3.2. No hay tiempo de prepararla

3.3. Si puedes utilizar otro metodo

3.3.1. Correo, llamada telefonica

3.4. El problema a sido resuelto

3.5. El tema no es muy importante

3.6. El grupo esta molesto y necesita tiempo antes de hablar del tema

4. Creación de la agenda

4.1. El propósito de la Reunion

4.1.1. Resolver un problema, Tomar una decisión

4.2. Resultados u objetivos esperados

4.3. Roles de los participantes

4.4. Temas a discutir

4.4.1. Persona responsable y tiempo asignado

4.5. Logistica

4.5.1. La agenda debe contener

4.5.1.1. Nombre y rol de cualquier participante

4.5.1.2. Dia,hora lugar de la reunion

4.5.1.3. Quien esta convocando la reunion

4.5.1.4. Nombre del grupo que se esta reuniendo

4.5.1.5. Cualquier cosa poco en su formato

4.5.1.6. Duración de la reunion

4.5.1.7. Cualquier material de apoyo que se requiera

5. Que hacer antes de la reunion

5.1. Recopilar los documentos y datos pertinentes

5.2. Distribuir

5.2.1. Información relevante antes de reunirse

5.3. Difundir la agenda creada

5.4. Hablar con los interesados acerca de sus opiniones y objetivos

5.5. Informar brevemente a su jefe y otros altos directivos que no estarán en la reunion

5.5.1. Pero tienen interés en su resultado

6. Como los grupos toman una decisión

6.1. Asegurarse de que este claro para todos

6.2. Proporcionar información precisa de antemano a los participantes .

6.2.1. Asegura que el grupo tome decisiones informadas

6.3. Asegurarse que todos los participantes estén consientes de la forma en que se tomara la decisión.

7. Terminar una reunión

7.1. Reafirme o resuma lo que se ha logrado

7.2. Aclare lo que ocurre a continuación y reforzar la importancia de los puntos de acción y del plan de comunicacion.

7.3. Enfatice la importancia de los puntos de vista y las ideas de todos.

7.4. Programe otra reunión si corresponde

7.5. Pida al grupo que ayude a evaluar la reunión

7.5.1. Obtenga ideas sobre lo que se pueda mejorar para la próxima reunion