1. SOFTWARES ESPECIALIZADOS
1.1. Existen softwares que facilitan cualquier proceso requerido para llevar a cabo la sistematización de la información contable.
1.1.1. COI
1.1.1.1. Traspaso automático de saldos.
1.1.1.2. Tiene facilidad de uso, rapidez de operación y calidad tecnológica.
1.1.1.3. Genera oportunamente las diferentes declaraciones fiscales.
1.1.2. CAJA
1.1.2.1. Es posible dar de alta hasta 999 Usuarios y dar de alta hasta 99 Tiendas.
1.1.2.2. Facilita el mantenimiento y respaldo de tus archivos.
1.1.2.3. Genera notas abiertas de venta, con lo que se puede continuar con la operación de la caja, aún cuando no se haya concluido una venta.
1.1.3. SAE
1.1.3.1. Integración automática del método de pago en CFDI.
1.1.3.2. Realiza el cálculo y desglose del IEPS en automático por cuota o porcentaje.
1.1.3.3. Manejo fácil de pólizas de compra y devoluciones.
1.1.4. PROD
1.1.4.1. Se puede consultar en cualquier momento el estado de la orden: cantidad terminada, total de gastos directos e indirectos, estatus de la orden y estado de avance, entre otros.
1.1.4.2. Eficiente administración, ya que al interactuar con el catálogo de inventarios de Aspel-SAE 5.x , extrae la información de la materia prima como costos y existencias.
1.1.5. BANCO
1.1.5.1. Controla eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria.
1.1.5.2. Ofrece información financiera precisa en todo momento.
1.1.5.3. Permite manejar movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programación de movimientos periódicos, así como realizar conciliaciones bancarias.
1.1.6. NOI
1.1.6.1. Realiza el cálculo del impuesto a retener por trabajador basándose en la legislación fiscal vigente.
1.1.6.2. Permite la aplicación y control de diferentes movimientos a la nómina como horas extras, vacaciones, faltas, entre otros.
1.1.6.3. Realiza operaciones de Finiquitos.
1.1.7. SAP
1.1.7.1. Permite a las empresas administrar sus recursos:
1.1.7.1.1. Humanos.
1.1.7.1.2. Financiero-contables.
1.1.7.1.3. Productivos.
1.1.7.1.4. Logísticos.
1.2. Administran y controlan los recursos de las entidades económicas.
1.3. Brindan información clara y confiable del estado de la entidad económica facilitando la toma de decisiones.
1.4. Además, simplifican los procesos para tener un óptimo manejo de los negocios.
1.5. Se realizan interfaces.
1.5.1. Son aquellas conexiones que se establecen en el software.
2. PÓLIZAS
2.1. El término procede de un tecnicismo estadounidense (vaucher) el cual significa “comprobante” o “vale”.
2.2. Se utiliza como un documento de carácter interno que sirve para registrar las operaciones de las negociaciones, además ahí se archivan los documentos soporte que dieron origen a dichos registros.
2.3. Sistema de pólizas de tres registros
2.3.1. De Diario
2.3.1.1. En ellas se registran las operaciones que se denominan virtuales, es decir, que no tienen movimiento de entrada ni de salida de efectivo.
2.3.1.1.1. Por ejemplo
2.3.2. Ingresos
2.3.2.1. Se registran y anexan los comprobantes de aquellas operaciones del negocio por las cuales se haya obtenido una entrada de dinero.
2.3.2.1.1. Por ejemplo
2.3.3. Egresos/TR
2.3.3.1. Se registran todas las salidas de dinero, es decir todos los pagos o gastos realizados por un negocio, actualmente las pólizas se llaman “de egresos” o pólizas de cheque”.
2.3.3.1.1. Por ejemplo
3. FUNDAMENTO LEGAL
3.1. CAPÍTULO IV ART. 33 RCF
3.1.1. "Cuando los libros o demás registros de contabilidad del contribuyente se inutilicen parcialmente, los mismos deberán conservarse hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, respecto de las operaciones, actos o actividades consignados en dichos libros o registros y deberán reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos por concentración."
3.2. ART. 28 FRACCIÓN I RCF
3.2.1. "Cuando los libros o demás registros de contabilidad del contribuyente se inutilicen parcialmente, los mismos deberán conservarse hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, respecto de las operaciones, actos o actividades consignados en dichos libros o registros y deberán reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos por concentración."
3.3. Contabilidad Electrónica
3.3.1. Es la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos.
3.3.2. También, ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT.
3.3.3. Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable:
3.3.3.1. Únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.
3.3.4. Para el envío de la información contable, el sitio web aplica un validador de archivos de forma y sintaxis en archivos XML.
3.3.4.1. El Extensible Markup Language (XML) es definido como un lenguaje marcado para documentos que:
3.3.4.1.1. Contienen información estructurada.
3.3.4.1.2. Posee contenido (como palabras o imágenes).
3.3.4.1.3. Posee alguna indicación del papel que desempeña.
3.3.5. CFDI
3.3.5.1. son las siglas de la facturación electrónica
3.3.5.1.1. Se verifica el documento digital es que ha habido un proceso de compra venta.
3.3.5.1.2. Es importante conocer la Resolución Miscelánea Fiscal cada año.
3.3.5.1.3. La facturación es completamente electrónica, por lo tanto es rápida y segura.
4. CATÁLOGO DE CUENTAS
4.1. Listado ordenado de las cuentas para el control de las operaciones de una entidad económica.
4.1.1. Es primordial EN TODOS los sistemas administrativos contables
4.1.2. Características
4.1.2.1. Es la base para contabilizar.
4.1.2.2. Es la base y guía para la elaboración de estados financieros.
4.1.2.3. Es necesario para un sistema automatizado (sistematizado).
4.1.3. Numeración
4.1.3.1. Sistema decimal
4.1.3.1.1. 0-9
4.1.3.2. Sistema numérico
4.1.3.2.1. 1, 2, 3...
4.1.3.2.2. Las cuentas se enumeran así:
4.1.3.3. Sistema alfabético
4.1.3.4. Sistema mnemotécnico
4.1.3.4.1. ACC, PCP, AF, PLP
4.1.3.5. Sistema combinado
4.1.4. Se divide en niveles, estos son los que nos permiten identificar el tipo de cuenta que estamos operando y su tipo de movimiento.
4.1.5. Estructura del catálogo
4.1.5.1. Debe hacerse siguiendo un orden, clasificándose las cuentas de acuerdo con su naturaleza, función y objetivo, considerando cuentas de:
4.1.5.1.1. Activo
4.1.5.1.2. Pasivo
4.1.5.1.3. Capital
4.1.5.1.4. De recursos
4.1.5.1.5. Costos
4.1.6. Sistema
4.1.6.1. Cuentas acumulativas
4.1.6.1.1. Es el registro general de las operaciones
4.1.6.2. Cuentas de detalle
4.1.6.2.1. Es el registro detallado de las cuentas acumulativas
5. SISTEMATIZACIÓN
5.1. Organizar
5.2. Clasificar
5.2.1. Conforme a un sistema establecido.
5.3. Ordenar
6. INFORMACIÓN CONTABLE
6.1. Son todas las operaciones que realiza una entidad económica.
6.1.1. Compra-venta de mercancía.
6.1.2. Depósitos.
6.1.3. Documentos por pagar/cobrar
6.1.4. Devoluciones.