Proceso Preventa, Venta y Post-Venta - ASOSALUD

Use this template to collect all materials and information related to a class/course.

Comienza Ya. Es Gratis
ó regístrate con tu dirección de correo electrónico
Rocket clouds
Proceso Preventa, Venta y Post-Venta - ASOSALUD por Mind Map: Proceso Preventa, Venta y Post-Venta - ASOSALUD

1. SERVICIO POSTVENTA - Laura

1.1. Recibir solicitud de afiliación una vez radicada física o virtualmente

1.1.1. 1. Hacer el primer contacto con el usuario vía WhatsApp

1.1.2. 2. Hacer llamada de bienvenida

1.2. Enviar mensajes planteados como estrategia de Whatsapp

1.3. Coordinar entrega de contratos

1.3.1. 1. Recibir de Asistente Administrativa los contratos listos para llamar al usuario y coordinar con Nelson.

1.3.2. 2. Supervisar que los contratos Nacionales se envíen a las respectivas ciudades por parte de Asistente Administrativa

1.4. Supervisar que todos los contratos estén legalizados el 25 de cada mes o, que no superen 8 días después del envío. De lo contrario, notificar al respectivo Asesor.

1.5. Atender requerimientos de los usuarios.

1.6. Novedades Call Center

1.7. Acompañamiento a Plantas - Casos especiales y esporádicos

1.8. Apoyo en llamadas comerciales

1.9. Mantenimiento a contratos actuales y colectivos

1.9.1. 1. A través de organización de eventos

1.9.2. 2. Con envío de boletines o mensajes de Whatsapp

2. SOPORTE OPERATIVO - Junior

2.1. Referidos

2.1.1. Ingresar a Plataforma

2.1.2. Crear Usuario en contactos correo

2.1.3. Asignar referido al asesor

2.1.4. Hacer seguimiento del referido para validación con el Director Comercial

2.1.5. Alimentar gestión en Vicepresidencia cuando el referido es de Colsanitas

2.2. Base de Datos

2.2.1. Ingresar usuarios y contratos en Base de Datos Asosalud

2.2.2. Ingresar novedades en Plataforma de Base de Datos

2.2.3. Archivar solicitudes en AZ por vigencias después de subidas a Base de Datos

2.2.4. Ingresar nuevos contratos que trasladan de Colsanitas a Plataforma Asosalud - Coordinar con Cartera

2.3. Radicación

2.3.1. Recibir producción para radicar y tramitar en Colsanitas por parte del área comercial y administrativa.

2.3.2. Ir a Colsanitas a radicar temas de Asosalud y LD SAS

2.3.3. Apoyar con trámites de radicación Global Seguros

2.3.4. Eventualmente hacer trámite de entregas de contratos

2.3.5. Apoyar con vueltas en calle que soliciten las Gerencias.

2.4. Allianz

2.4.1. Descargar facturas de las pólizas terminando mes

2.4.2. Enviar facturas a cada póliza

2.4.3. Verificar cartera y enviar mensajes de facturas próximas a vencer y vencidas

2.4.4. Pedir certificados de viaje para usuarios

2.4.5. Hacer Base de Datos pólizas emitidas Premier

2.5. Otros

2.5.1. Apoyo general a soporte administrativo de las Agencias.

3. ASISTENTE ADMINISTRATIVA - Valentina

3.1. Llamadas

3.1.1. 1. Filtrar llamadas para asesor Julio C.

3.1.1.1. Gestionar en Plataforma

3.1.1.2. Reasignar a Julio C. Referidos interesados

3.1.1.3. Coordinar con Julio la gestión y pendientes de esos referidos

3.1.2. 2. Contestar llamadas del Conmutador

3.1.2.1. 1. Orientar al usuario de la Agencia y darle solución a sus requerimientos

3.1.2.2. 2. Si no se puede dar solución, contactar con el área encargada de Asosalud o, tomar requerimiento para hacer consulta y devolver llamada.

3.1.2.3. 3. Si el usuario no es de la Agencia, redireccionar a Fonosanitas.

3.1.3. 3. Apoyar llamadas que requiera la Gerencia o la Dirección Comercial

3.2. Apoyo a afiliaciones

3.2.1. 1. En ausencia del área Soporte Comercial

3.2.1.1. 1. Enviar cotizaciones a interesados.

3.2.1.2. 2. Diligenciar afiliación electrónica o física

3.2.1.3. 3. Hacer check list de documentos de afiliación.

3.2.1.4. 4. Subir documentación a afiliación electrónica

3.2.1.5. 5. Crear carpeta en archivo para guardar documentos

3.2.1.6. 6. Seguimiento a solicitudes electrónicas hasta aprobación o devolución

3.2.1.6.1. a. Si se aprueba: Generar carnés provisionales

3.2.1.6.2. b. Si hay devolución, notificar al asesor para que tramite y luego retomar para continuar con el trámite

3.2.1.7. 7. Conectar con el área Servicio Postventa

3.2.2. 2. Escanear documentos que requiera el área comercial y guardar en carpetas creadas previamente.

3.3. Gestión Administrativa Propia del Cargo

3.3.1. 1. Hacer el cuadro de producción comercial General Asosalud

3.3.2. 2. Hacer el cuadro de producción de cada asesor. Cruzar con Soporte Comercial

3.3.3. 3. Por tarde el 5 de cada mes, realizar cruce con Colsanitas para validar el descuento de usuarios a los asesores.

3.3.4. 4. Hacer formatos de novedades o modificaciones de los contratos para mandar a radicar a Colsanitas y, relacionar los movimientos en el archivo de producción General Asosalud y en el de cada asesor, si aplica.

3.3.5. 5. Recibir los contratos físicos cuando llegan de Colsanitas y alistarlos para envío. Las solicitudes de dichos contratos deben reposar en PENDIENTES DE CONTRATO Tener en cuenta que se debe:

3.3.5.1. 1. Anexar copia de la solicitud de afiliación

3.3.5.2. 2. Imprimir los ítems de cobertura importante

3.3.5.3. 3. Hacer sobres de envío nacional y alistarlos para enviar por Envía

3.3.5.4. 4. Alistar contrato para enviar por Mensajería.

3.3.5.5. 5. Entregarlos a Servicio Postventa

3.3.5.6. 6. Alimentar planilla de producción de cada asesor para estar en relación con el área de Soporte Comercial

3.3.6. 6. Una vez se alisten los contratos, las solicitudes pasan a la carpeta CONTRATOS PENDIENTES DE LEGALIZAR

3.3.6.1. Esta carpeta reposa en Recepción y es necesario estar pendiente de que finalizando mes todos los contratos de ese mes hayan quedado legalizados. De lo contrario se le debe pasar al área de Soporte Comercial para que ayuden a legalizar dicha producción,

3.3.7. 7. Escanear documentos y guardarlos en Carpeta de Archivo

3.3.8. 8. Enviar contratos para legalizar ante Colsanitas. Por tarde el 25 de cada mes.

3.3.9. 9. Escanear contratos legalizados y guardarlos en la respectiva carpeta.

3.4. Apoyo General a las Gerencias y a las áreas comerciales y administrativas

4. ASISTENTE COMERCIAL - Geraldine

4.1. Apoyo al área Comercial

4.1.1. Para los asesores Comerciales

4.1.1.1. 1. Enviar cotizaciones a interesados.

4.1.1.2. 2. Diligenciar afiliación electrónica o física

4.1.1.3. 3. Hacer check list de documentos de afiliación.

4.1.1.4. 4. Subir documentación a afiliación electrónica

4.1.1.5. 5. Crear carpeta en archivo para guardar documentos

4.1.1.6. 6. Seguimiento a solicitudes electrónicas hasta aprobación o devolución

4.1.1.6.1. a. Si se aprueba: Generar carnés provisionales

4.1.1.6.2. b. Si hay devolución, notificar al asesor para que tramite y luego retomar para continuar con el trámite

4.1.1.7. 7. Cuando se va a mandar a radicar, entregar listo a Soporte Operativo (Junior) para radicar ante Colsanitas y elaborar la respectiva planilla de entrega

4.1.1.8. 8. Hacer una planilla de seguimiento de producción que se alimenta en conjunto y se cruza con las ventas generales con Asistente Administrativo

4.1.1.9. 9. Una vez todo esté radicado se deben guardar las solicitudes en la carpeta PENDIENTES DE CONTRATO - Carpeta que reposará en Recepción

4.2. Apoyo general al área comercial y cuando se requiera al área administrativa