Identificación y valoración de fondos

1. Identificación del tipo documental

1.1. Se deben identificar las características externas e internas de los documentos, así como las unidades simples o compuestas que conforman el fondo.

2. Delimitación del concepto de serie

2.1. Finalizada la investigación debemos identificar la serie, valorarla y describirla.

3. Resultados de la fase de identificación

3.1. Se inicia la organización del fondo documental.

3.2. Valoración de fondos

3.2.1. Desarrollo Histórico

3.2.2. Evolución Orgánico-Funcional

3.3. .

3.3.1. Valores inmediatos o primarios

3.3.1.1. Le interesan a la institución que los produce, se valora el aspecto administrativo, legal, contable o técnico.

3.3.1.2. Su valor permanece en el trámite durante la vigencia y tiene un plazo precaucional

3.3.1.3. Evaluar el plazo de retención en la TRD o TVD.

3.3.1.4. Disponibilidad final

3.3.2. Valores secundarios

3.3.2.1. Valor Informativo para reconstruir las actividades el organismo.

3.3.2.2. Valor histórico: como fuente primaria para la historia.

3.4. Criterios para valorar fondos

3.4.1. Procedencia, contenido, datación o cronológico, tipos de soporte, información que contiene datos significativos, entre otros.

4. Organización de Archivos basados en los principios y orden original

4.1. Fase uno: Creación de documentos

4.2. Fase dos: identificación de acuerdo con los cuadros de clasificación

4.3. Fase tres: Valoración, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios establecidos en las herramientas archuivísticas.

4.4. Fase cuatro: Descripción a través de guías, catálogos, indices, entre otros.

4.5. Fase cinco: descripción automatizada de las herramientas descriptivas.

5. Identificación del sujeto productor

5.1. Conocer sus funciones

5.2. Identificar las distintas fuents documentales como boletines o repertorios

5.3. Identificar el sujeto productor desde la procedencia

6. Identificación de elemento funcional; debemos identificar las funciones administrativas del órgano productor.

6.1. Identificar adecuadamente las funciones.

6.2. Realizar cuadros de clasificación.

6.3. Tener en cuenta las dependencias subordinadas a las principales.

7. Resultados de la fase valoración

7.1. Se establecen plazos de transferencias

7.2. Plazos de selección y eliminación

7.3. Plazos de acceso

8. Presentado por Jazmin Andrea Rodriguez. Organización y descripción de archivos grupo 1.