1. Es necesaria la implantación de sistemas GED en servicios de información, analizando los diferentes elementos que intervienen en su puesta en marcha y su integración en la organización con los procesos habituales de un servicio de información tradicional. Asimismo se analizan las características que presentan los productos comerciales actuales, y el cambio que estas tecnologías suponen para el profesional de la información dentro de las organizaciones
2. SGDE (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos): es el sistema informático relacionado con el control, guardado y administración de los archivos de oficina y de los documentos en fase activa.
3. Requerimientos funcionales de un SGDEA
3.1. 1. Cuadro de clasificación. 2. Controles de seguridad. 3. Conservación y eliminación. 4. Captura y Registro. 5. Referenciación. 6. Búsquedas, recuperación, presentación. 7. Administración.
4. Recomendación para la implementación de un SGDEA
5. SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo): es el sistema informático que asegura un almacenamiento fiable para la administración de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico.
6. DIFERENCIAS
6.1. El SGDEA: • Lleva integradas las políticas de conservación de información. • Debe proveer obligatoriamente funcionalidades de consulta y búsqueda de información (básica y avanzada). • Debe soportar obligatoriamente formatos de conservación a largo plazo (como PDF/A o firmas longevas). • Debe ser capaz de gestionar fondos y series documentales. • Debe permitir gestionar Políticas de retención y disposición (expurgo o transferencia) de documentos. • Debe realizar obligatoriamente un proceso de “Descripción de la Información”. En el marco de la NTI de Procesos de Gestión de Documentos Electrónicos. • Cuenta con una estructura de gestión de documentos de archivo muy rigurosa de cuyo mantenimiento se encarga el administrador. • Impide que se modifiquen los documentos de archivo.
6.2. El SGDE: • No están incorporadas las políticas de conservación de información; constituyen un sistema independiente. • Las funcionalidades de consulta y búsqueda de información (básica y avanzada), es opcional. • Debe permitir realizar copias auténticas con cambio de formato, permitiendo copias entre multitud de formatos. • Es opcional gestionar fondos y series documentales. • Debe permitir gestionar Políticas de retención y disposición (expurgo o transferencia) de documentos. • Basta con implementar los metadatos obligatorios de documento electrónico del ENI. • Cuenta con una estructura de almacenamiento de documentos de cuyo control se podrían encargar los usuarios. • Permite que se modifiquen los documentos y/o que existan varias versiones de éstos.
