Documentos de Archivos Digitales

Sistemas de Gestión Documental digital

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Documentos de Archivos Digitales por Mind Map: Documentos de Archivos Digitales

1. Conceptos

1.1. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

1.1.1. Sistema informático centrado en el archivo de gestión (oficina)

1.1.1.1. para atender:

1.1.1.1.1. Control

1.1.1.1.2. Gestión activa

1.1.1.1.3. Conservación

1.1.1.1.4. Almacenamiento

1.1.1.2. Permite

1.1.1.2.1. Identificar documentos

1.1.1.2.2. Generar índice electrónico

1.1.1.2.3. Modificación

1.1.1.2.4. Borrar documentos no importantes

1.1.1.2.5. Trabajar con otros aplicativos

1.1.1.2.6. Control (usuarios)

1.1.1.2.7. Varias versiones

1.2. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

1.2.1. Software o programa para conservar (medio y largo plazo)

1.2.1.1. para atender:

1.2.1.1.1. Almacenamiento confiable

1.2.1.1.2. Funcionalidades de consulta/búsqueda

1.2.1.1.3. Conservar única copia

1.2.1.2. permite:

1.2.1.2.1. No modificar documento

1.2.1.2.2. No borrar archivos

1.2.1.2.3. Control más riguroso

1.2.1.2.4. Conservación enfocada a largo plazo

1.2.1.2.5. Control tiempos de conservación

1.2.1.2.6. Control de acceso a la información

1.2.1.2.7. Seguridad en el repositorio

2. Diferencias

2.1. Conservación

2.1.1. SGDEA

2.1.1.1. A mediano y largo plazo (Central e histórico)

2.1.2. SGDE

2.1.2.1. A corto plazo (Gestión)

2.2. Fondos y series documentales

2.2.1. SGDEA

2.2.1.1. Para gestión y conservación.

2.2.2. SGDE

2.2.2.1. Es opcional su implementación.

2.3. Eliminación y Modificación

2.3.1. SGDEA

2.3.1.1. Impide borrado documentos.

2.3.1.2. Se elimina acorde a TRD

2.3.1.3. Se elimina con aprobación Comité de Archivo interno

2.3.1.4. Políticas de conservación

2.3.1.5. No se modifica

2.3.2. SGDE

2.3.2.1. Modelo Flexible para eliminar

2.3.2.2. Permite copias y múltiples formatos

2.3.2.3. Eliminación menos rigurosa

2.3.2.4. Modificación flexible

3. Garantía y beneficios

3.1. SGDE

3.1.1. Garantiza la seguridad en un repositorio

3.1.2. Mejoramiento procesos archivísticos de gestión

3.1.3. Garantiza orden natural

3.1.4. Mayor productividad en la recuperación de documentos

3.2. SGDEA

3.2.1. Minimiza costos a mediano y largo plazo

3.2.2. Evita acumulación documentos

3.2.3. Mejora trazabilidad de procesos

3.2.4. Mejor nivel de respuesta

3.2.5. Protege la información confidencial e importante

3.2.6. Conserva el patrimonio documental e histórico

3.2.7. Modelo más riguroso