Administacion del tiempo
por Andres Niño
1. − Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. − Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. − Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. − El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. − El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
2. ¿ QUE ES ?se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos
3. Características del tiempo : Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. − Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. − Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. − No se puede comprar. − No se puede atrapar, detener o regresar.
4. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO
5. CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRA EFICIENTEMENTE EL TIEMPO
5.1. − Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. − Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto. − Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. − Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
5.2. Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.
6. Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: − Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. − Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. − Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
7. El ejecutivo eficaz
7.1. Es un punto muy importante para lograr la eficacia como ejecutivo, dado que nos provee de claras definiciones para ponernos en contexto sobre lo que se entiende del porqué las organizaciones necesitan ejecutivos eficientes, saber qué es un ejecutivo, las realidades en las que hoy en día cualquier ejecutivo se desenvuelve, al momento de hacer la promesa de efectividad que conlleva ser contratado en una empresa u organización
7.2. Otro punto que un ejecutivo altamente exitoso debe tomar en cuenta es “Controlar su tiempo” Se destaca la realización de una periódica comparación entre lo que se ha planificado hacer y lo que en realidad se hace y de esta manera detectar las tareas que están consumiendo más tiempo del ejecutivo, para luego priorizar actividades en las que se va a participar, delegar tareas que no sean del nivel en que debe estar el ejecutivo y otras labores protocolares que restan mucho más tiempo de lo que un ejecutivo podría desear. Se destaca esta actividad como la más importante y que define al ejecutivo eficaz en su esencia.
7.3. Otro punto importante a tomar en cuenta para el éxito es preguntarse “¿Qué puedo aportar”? y cuanto ¿“Cómo tornar productiva la energía”? Las obligaciones del ejecutivo tales como: desarrollar una mirada distinta de las cosas, concentrarse en su contribución para con los resultados de la organización y volcar su atención en lo externo.
7.4. Para que un ejecutivo sea efectivo también es importante las relaciones humanas que deben llevarse dentro de un grupo de “trabajadores cerebrales” apuntando a 4 pilares fundamentales, estos son: Comunicación, Trabajo en Equipo, Autodesarrollo y Desarrollo de los demás.
8. Tecnicas de gestion de tiempo
8.1. 1. Crear listas de tareas por hacer : La caja de Eisenhower. Tablero Kanban, Esquema GTD
8.2. 2. Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
8.3. 3. La técnica de los 5 minutos
8.4. 4. Técnica pomodoro
8.5. 5. Mapas mentales
9. ¿ para que sirven y en que consisten las técnicas de gestión del tiempo ?
9.1. La caja de Eisenhower: Esta técnica fue implementada por el ex presidente Dwight Eisenhower. Consiste en una matriz que te ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el tiempo que debes invertir en ellas
9.1.1. Tablero Kanban: Consiste en crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las diferentes columnas para evaluar su avance.
9.1.1.1. Esquema GDT o metodos de gestion de actividades y sus principios: 1 Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar , 2 Procesar: analizar qué necesita cada actividad , 3 Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas 4. Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no, 5 Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar
9.2. 2. Técnica Seinfeld (no romper la cadena) : Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.
9.3. 3. La técnica de los 5 minutos : esta técnica tiene la finalidad de eliminar esta pérdida de tiempo. Consiste en decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5 minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que argumentar. Desde luego, hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin embargo lo que pasará después de ese tiempo es que ya estarás involucrado con la tarea y podrás continuar hasta terminarla.
9.4. 4. Técnica pomodoro: La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco.
9.5. 5. Mapas mentales: mapas mentales para organizar tus pensamientos en listas de acciones concretas.
10. Importancia de la administración del tiempo
10.1. la administración del tiempo engrana la planificación de los procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que garantizan la productividad de la misma. La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga el carácter de urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos, etc. Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye a alcanzar las metas establecidas.
11. Las leyes del tiempo
11.1. LEY DE PARETO. “El 20 por ciento del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80 por ciento de los resultados y viceversa”
11.1.1. LEY DE ILLICH O DE LA PRODUCTIVIDAD NEGATIVA. “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”.
11.2. LA LEY DEL ABC. “Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados: son las actividades A; las B son de mediana productividad y las C poco importantes o rutinarias”.
11.2.1. LEY DE MESKIMEN. “Nunca hay tiempo para pensar, planificar o hacer bien un trabajo, pero siempre hay tiempo para repetirlo”.
11.3. LEY DE PARKINSON. “Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización”. “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”.
11.3.1. − LEY DE ECLASIASTÉS. “Hay un momento para todo y un tiempo para cada cosa bajo el cielo”.
11.4. − LEYES DE CARLSON. “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. “Programar y realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta”.
11.4.1. LEY DE SWOBODA O LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS. “Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta en la programación de nuestras actividades”
11.5. LEY DE FRAISSE O DE LA DISMINUCIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO. “El tiempo tiene una dimensión objetiva y otra subjetiva o psicológica, que está en función del interés sentido por la actividad ejercida”
11.5.1. LEY DEL VALOR ECONÓMICO DEL TIEMPO. “Establecer el valor de cada hora de trabajo propia es una medida útil que nos aporta lo que cuesta el tiempo perdido o improductivo”.