1.1. Fines de los archivos: El objetivo es reguardar y disponer de la documentación organizada de form que la información sea recuperable para el servicio al ciudadano y fuente de historia
1.2. Importancia de los Archivos: Son importantes para la administración y la cultura ya que los documentos son imprescindibles para la toma de decisiones basada en antecedentes
1.3. Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas son testimonios de los hechos y las obras del Estado
1.4. Responsabilidad: Los servidores públicos son los responsables del uso y conservación de los documentos y los particulares son responsables de los mismos antes las autoridades
1.5. Dirección y Coordinación de la Función Archivística: El Archivo General de la Nación es el encargado de de orientar y coordinar la gestión archivística para eficiencia del Estado
2. Sistema Nacional de Archivos
2.1. Es el conjunto de instituciones posibilitan la homologación y normalización de los procesos archivísticos, integran las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización, se desarrolla bajo unidad normativa, descentralización administrativa y operativa
3. El objeto es establecer la reglas y principios de las funciones archivísticas del Estado.
3.1. Archivo: Conjunto de documentos se cual fuere su fecha o soporte material y se conserva para servir de testimonio
3.2. Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades públicas y que se derivan de un servicio público
3.3. Archivo Privado de Interés Público: Es aquel que por su valor bien sea científico, histórico o cultural es de interés público y es declarado por un legislador.
3.4. Archivo Total: Conjunto de documentos en su ciclo vital
3.5. Documento de Archivo: Registro que se recibe o se produce por un entidad pública o privada para tener el concepto de funciones y actividades
3.6. Función Archivística: Todas las funciones del que hacer archivístico, se comprende desde la creación del documento hasta su eliminación o conservación
3.7. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación
3.8. Patrimonio Documental: Documentos que se conservan por su valor histórico o cultural
3.9. Tabla de Retención Documental: Listado de series y subseries generando tipos de documentos, se les asigna un tiempo de conservación.
4. Planes y Programas:
4.1. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos llevara a cabo las funciones de planeación, técnica, ejecución, control, seguimiento y control
