1. -Labor de concientización.
1.1. En la fase de concientización es importante tener presente lo siguiente:
1.1.1. 1. Para prever conflictos organizacionales, es indispensable que los objetivos trazados por la dirección sean cuantificables, claros y alcanzables.
1.1.2. 2. Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las más favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado y el grado de aceptación por parte de quienes ejecutarán los planes.
1.1.3. 3. Los planes no deben superar el potencial productivo, comercial y financiero de las empresas y tampoco trascender las habilidades de quienes las desarrollan.
1.1.4. 4. La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, acabar con la iniciativa de sus ejecutores ni presentar márgenes de maniobra o de error excesivos que propicien la ambigüedad o la subjetividad.
1.1.5. 5. Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores, propiciar la participación activa en su diseño de todos los integrantes de la organización.
2. Determinación de las características propias de cada empresa
2.1. a) Situación financiera. El Estado Financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la liquidez, la valorización de los títulos de propiedad, y los índices de lucratividad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir créditos o gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes y servicios.
2.2. b) Eficiencia y productividad: La Eficiencia comprende las acciones puestas en práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la Productividad se expresa como la producción por hora— hombre u hora—máquina.
2.3. c) Actualización tecnológica: En virtud de los efectos ejercidos por la modernización industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades.
2.4. d) Políticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar la operación normal o la expansión de actividades gravitará en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de intereses.
3. Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto
3.1. De manera sintética, se realiza la siguiente secuencia de actividades:
3.1.1. 1. Llevar a cabo juntas periódicas tanto para consolidación del equipo de trabajo, como para revisiones de alcance de objetivos propuestos.
3.1.2. 2. Elección del Director del Presupuesto.
3.1.3. 3. Revisar los presupuestos departamentales de cada división, acoplarlos y totalizarlos, realizando el Presupuesto Global Tentativo con sus analíticos.
3.1.4. 4. Presentar el Presupuesto Tentativo para su estudio, evaluación, aprobación o rechazo ante las autoridades correspondientes.
3.1.5. 5. Realizar una junta de terminación y reconocimiento de los esfuerzos realizados, emitiendo y distribuyendo Jefes de Departamento el Presupuesto Oficial.
3.1.6. 6. Llevar a cabo aspectos de comparación, control, evaluación, etc. para aplicar las medidas correctivas en caso de variaciones o desviaciones de importancia para proseguir con la acción continua.
4. Comité de presupuestos
4.1. a) Director o Gerente general. Políticas generales (cambios de diseños y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.) proyección a futuro.
4.2. b) Director de finanzas o Contralor. Aspectos financieros y de control (Presupuesto Financiero), estadísticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos, relaciones con auditorias interna y externa, análisis de operaciones futuras y presentes, estudios económicos, protección de los Derechos y Obligaciones
4.3. c) Gerente de ventas y mercadotecnia. Ventas, publicidad, propaganda, expansión o contracción del mercado, colocación de nuevos productos, etc.
4.4. d) Gerente de producción o Superintendente. Control de almacén de materiales, de producción, de mantenimiento, etc.
5. Director del presupuesto.
5.1. Sus principales funciones son:
5.1.1. 1. Formular el presupuesto general, así como preparar estados pro forma y presupuestados.
5.1.2. 2. Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus causas.
5.1.3. 3. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.
5.1.4. 4. Aprobar el diseño de las formas que se utilizarán.
5.1.5. 5. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios.
5.1.6. 6. Revisar continuamente lo presupuestado contra lo realizado, hacer las correcciones pertinentes, y a tiempo.
5.1.7. 7. Informar oportunamente a sus superiores y al Comité de Presupuestos.
5.1.8. 8. Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.
6. Manual de procedimientos.
6.1. Este debe contener en forma detallada:
6.1.1. 1. Las bases, los propósitos y los funcionamientos del sistema de presupuestos, así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.
6.1.2. 2. El periodo que abarcará el presupuesto.
6.1.3. 3. La organización necesaria para su administración.
6.1.4. 4. Los procedimientos para formular los presupuestos.
6.1.5. 5. El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el establecimiento de los informes del presupuesto.
6.1.6. 6. Gráficas adecuadas a cada nivel, mostrando los presupuestos que se van a elaborar.
6.1.7. 7. Obligaciones del Director del Presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos
6.1.8. 8. Procedimientos a seguir para la elaboración y la revisión de las estimaciones.
6.1.9. 9. Procedimientos a seguir para la aprobación
6.1.10. 10. Obligaciones de todos y cada uno.
7. Áreas del conocimiento usadas para preparar el presupuesto
7.1. Entre los principales pueden mencionarse:
7.1.1. Economía ya que el análisis de factores como la inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeñan un papel determinante en las proyecciones.
7.1.2. Estadística proporciona métodos de cálculo de pronósticos, los números índices, las series cronológicas y otros que son claves para reducir el grado de incertidumbre.
7.1.3. Administración suministra conceptos vinculados al planeamiento, la coordinación de actividades y los flujos de información, destacándose en este punto herramientas como la ruta crítica y el Gantt, que son cruciales para el control.
7.1.4. Contabilidad al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el presupuesto.
7.1.5. Finanzas además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema promueven, la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo
8. Modelo de planeación de utilidades.
8.1. Estudio de Mercado.
8.2. Ventas.
8.3. Producción
8.4. Uso de materiales
8.5. Compras
8.6. Inventario de materiales.
8.7. Sueldos y salarios.
8.8. Costos indirectos de producción.
8.9. Costos de operación.
8.10. Estados financieros tentativos.
8.11. Análisis de datos.
8.11.1. Ventas
8.11.2. Producción
8.11.3. Gastos de venta y administración.