1. Tamaño del departamento de compras
1.1. Giro de la empresa
1.1.1. Tipo de mercado que la empresa está atacando.
1.2. Grupo de empresas
1.2.1. Se refiere a un departamento de compras corporativo y uno por cada empresa del grupo.
1.3. Tipo de empresa
1.3.1. Agrupa a las empresas según su actividad dentro de un giro.
1.4. Importancia
1.4.1. Es necesario cumplir con los estándares de calidad y encontrarse especializado.
1.5. Tamaño
1.5.1. Donde no hay área de compras, en el caso de empresas familiares y chicas, muchas veces el papel lo desempeña el dueño.
2. Personal que lo integra
2.1. Jefe de compras
2.1.1. Es el encargado de tomar las decisiones de compra a partir de la selección de proveedores.
2.1.2. Autoriza y firma la orden de compra.
2.2. Secretaria
2.2.1. Es un apoyo a la oficina de compras.
2.3. Comprador
2.3.1. Es el responsable de cubrir los requerimientos o necesidades de los diferentes departamentos a los que se les da servicio.
2.4. Otros personajes
2.4.1. Vendedor
2.4.2. Área de control de calidad
2.4.3. Área de almacén
2.4.4. Caja
3. Producto o servicio
3.1. Materia prima y componentes
3.2. Producto
3.3. Artículo
3.4. Mercancía
4. Acuerdos o convenios
4.1. Surgen entre el comprador y proveedor, a fin de establecer las especificaciones, condiciones y restricciones para la compra-venta.
4.1.1. Cantidad
4.1.2. Precio
4.1.3. Fecha de entrega
4.1.4. Fecha de pago
4.1.5. Garantía
4.1.6. Lugar y hora de recepción
5. Funciones
5.1. Organizarse
5.1.1. Crear planes, procedimientos y establecer relaciones con los departamentos.
5.2. Comunicarse
5.2.1. Con proveedores, departamentos a los que se les da servicio y con los que solicitaron un requerimiento.
5.3. Relacionarse
5.3.1. Con proveedores y departamentos que realizan las requisiciones.
5.4. Respetar
5.4.1. Líneas de autoridad de acuerdo al organigrama y, el manual de políticas y procedimientos.
5.5. Cooperar
5.6. Actuar
5.6.1. Con responsabilidad, profesionalismo y ética.
6. Responsabilidades
6.1. Elegir y tratar con los proveedores
6.1.1. Consiste en el buen trato y la puntualidad en el pago en la recepción.
6.2. Elaborar cuadro comparativo
6.2.1. Consiste en elaborar las solicitudes de cotizaciones de por lo menos tres proveedores para tomar una buena decisión, en base a la calidad, disponibilidad, precio y facilidades de pago.
6.3. Investigar cotizaciones
6.3.1. A fin de fincar la orden de compra a un mejor precio y un mayor tiempo de pago, junto con la calidad.
6.4. Elaborar órdenes de compra y/o pedidos y darles seguimiento
6.4.1. Se especifica la cantidad de compra, las políticas de la empresa, así como las facilidades y días de pago.
6.5. Recibir y revisar artículos o servicios que se hayan adquirido
6.5.1. Revisar el control de calidad y que el producto cumpla con las especificaciones de compra.
6.6. Salvaguardar lo recibido
6.7. Transportar lo recibido cuando así lo amerite
6.8. Desarrollar a los proveedores
6.8.1. El personal de compras debe de estar presente en la capacitación.
6.9. Investigar nuevos proveedores
6.9.1. Para asegurar el abasto de las materias primas y los productos que compra la empresa.
6.10. Actualizar cotizaciones
6.11. Llevar un registro de pedidos pendientes de surtir y pedidos surtidos
6.11.1. Se elabora para tener el estado y situación de las órdenes de compra.
6.12. Solicitar permisos gubernamentales, para bienes de la importación
6.13. Autorizar el pago de las facturas de los proveedores cuando estas ya hayan sido entregadas
6.14. Tener buenas relaciones con los proveedores
7. Objetivos
7.1. Que los artículos adquiridos cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad que se requieren.
7.2. Evitar riesgos y/o pérdidas al realizar el pedido.
7.3. Valuar el servicio.
7.4. Ser eficiente, eficaz y oportuno.
7.5. Mantener buenas relaciones con los proveedores.
7.6. Coordinar las relaciones con los departamentos a los que se le da servicio.
7.7. Anticiparse a los sucesos
7.7.1. Con el fin de evitar retardos en la producción y cumplir los pronósticos de la empresa.