FACTORES IMPORTANTES A TENER EN CUENTA DENTRO DE LA COMUNICACIÓN EN LOS PROYECTOS

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FACTORES IMPORTANTES A TENER EN CUENTA DENTRO DE LA COMUNICACIÓN EN LOS PROYECTOS por Mind Map: FACTORES IMPORTANTES A TENER EN CUENTA DENTRO DE LA COMUNICACIÓN EN LOS PROYECTOS

1. Identificar las 5 W

1.1. A quien se debe comunica

1.2. Cuándo debe ser comunicado

1.3. Por qué

1.4. Cómo debe hacerse la comunicación

1.5. Dónde debe ser comunicdo

2. Principales dificultadas

2.1. La política.cuando hay muchos grupos involucrados, existe la posibilidad de que intereses creados y juegos de poder se interpongan en el camino del diálogo.

2.2. Cultura. Es necesario abordar la cultura organizacional, que es esencialmente la totalidad de los supuestos y valores comúnmente mantenidos dentro de una organización

2.3. Lingüística. debe entenderse en el sentido de terminología especializada utilizada por diferentes disciplinas como contabilidad, TI, marketing, etc. A menudo, cuando especialistas de diversas áreas se reúnen para discutir asuntos relacionados con proyectos, cada parte tiende a supuestos (a menudo tácitamente) con respecto a una comprensión común de la jerga especializada

3. Factores ambientales

3.1. Cultura organizacional

3.2. Normativa que debe cumplir el proyecto

3.3. La logística y la infraestructura organizacional

3.4. Los recursos humanos en los que el proyecto dependerá e interactuará

3.5. Las políticas y procedimientos para la administración de personal,

3.6. El sistema de autorización de trabajo del proyecto,

3.7. Las condiciones del mercado

3.8. Tolerancias de riesgo de las partes interesadas,

3.9. Bases de datos comerciales que el proyecto puede usar para estimar, y

3.10. Sistema de información de gestión de proyectos.

4. Los activos del proceso organizacional afectan la forma en que el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y las partes interesadas se comunicarán dentro de un proyecto

4.1. Normas y políticas exclusivas de la organización;

4.2. Pautas organizacionales, instrucciones de trabajo y criterios de medición del desempeño;

4.3. Requisitos de comunicación organizacional para todos los proyectos considerando tecnología requerida y aprobada, problemas de seguridad, archivo y medios de comunicación permitidos

4.4. Requisitos de cierre del proyecto;

4.5. Controles y procedimientos financieros

4.6. Procedimientos de gestión de problemas y defectos para todos los proyectos;

5. interfaces que puede tener cualquier proyecto

5.1. • Entre organizaciones (por ejemplo, cliente-proveedor); • Entre departamentos dentro de una organización (por ejemplo, marketing-TI); • Entre equipos dentro de un departamento (por ejemplo, probadores-desarrolladores); y • Dentro de los equipos distribuidos (por ejemplo, parte del equipo está en Seattle y la otra en Sydney).

6. La comunicación compartida es la solución

6.1. Los equipos de proyecto pueden comunicarse de manera efectiva a través de reuniones de pasillo o reuniones formales de estado del proyecto

6.2. . La información se puede transferir de una parte interesada a otra a través de notas escritas a bases de datos complejas en línea y sistemas de seguimiento

6.3. Modalidades de comunicación

6.3.1. • Urgencia de la información: cuando la información se comunica a menudo puede ser tan importante como lo que se comunica

6.3.2. • Tecnología: debido a las demandas del proyecto, pueden ser necesarios cambios tecnológicos para cumplir con la solicitud del proyecto

6.3.3. • Personal del proyecto: El gerente del proyecto debe evaluar las habilidades del equipo del proyecto para determinar si existen niveles apropiados de competencia para cumplir con los requisitos de comunicación o si se requerirá capacitación para el equipo del proyecto

6.3.4. • Duración del proyecto: la duración del proyecto puede influir en la tecnología del proyecto. Los avances tecnológicos pueden reemplazar el modelo de comunicación de un proyecto a largo plazo. Un proyecto a corto plazo puede no tener los mismos requisitos tecnológicos que un proyecto a largo plazo, pero podría beneficiarse del modelo exitoso que utiliza un proyecto más grande.

6.4. • Entorno del proyecto: cómo se comunica un equipo a menudo depende de su estructura. Considere un equipo colocado versus un equipo virtual. Cada tipo puede ser efectivo, pero habrá diferentes demandas de comunicación para cada tipo de equipo.