SGDE Vs SGDEA

1. Siglas en inglés

1.1. SGDE = EDMS (Electronic Document Managment System)

1.2. SGDEA = EDRMS (Electronic Document and Records Managment System) = EDMS (Elecronic Document Managment System + ERMS(Electronic Records Managment System)

2. Valores del documento

2.1. SGDE : Valor informativo

2.2. SGDEA: Valores administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable, técnico, histórico o cultural

3. Definición

3.1. SGDE: Gestiona documentos que no son de archivo. Es un sistema de información que integra todas las actividades centradas en la gestión de documentos electrónicos que no necesariamente son documentos de archivo, ni están armonizados con los procesos de la gestión documental.

3.2. SGDEA: Gestiona documentos de archivo. Se centra en los documentos cuando son declarados como documentos electrónicos de archivo y adicionalmente, ha sido pensado para integrar el archivo total independiente del ciclo de vida en los cuales se hallen los documentos

4. Edición

4.1. SGDE: Permite la edición y el manejo de múltiple versiones

4.2. SGDEA: No se puede editar y solo se maneja la versión final con la que fue declarado como documento de archivo

5. Eliminación

5.1. SGDE: Es perrmitida. No está reglada por ninguna política archivistica

5.1.1. SGDEA: Solo es permitida cumpliendo con lo establecido en la Tabla de Retención documental : Cumplimiento de tiempo y su la disposición final es Eliminar De lo contrario no se podrá eliminar el documento

6. Clasificación

6.1. SGDE: ES opcional

6.1.1. SGDEA: Es obligatoria y debe estar acorde a lo establecido en el instrumento archivístico denominado Cuadro de Clasificación Documental – CCD