TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL por Mind Map: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1. Es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado de fracciones cronológicas de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos.

2. Las transferencias permiten

2.1. *Descongestionar los archivos de documentos.

2.2. *Dar tratamiento y servicio adecuado al documento en cada fase de Archivo.

2.3. *Agilizar el servicio de consulta o préstamo en las unidades productoras.

2.4. *Garantizar y facilitar las consultas de documentos a los ciudadanos.

2.5. *Garantizar la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y estar controlados y tratados convenientemente por los especialistas

3. El objeto final de la transferencia

3.1. Es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente.

4. Elementos a tener en cuenta para la transferencia

4.1. *Tabla de retención o permanencia

4.2. *Programa anual de transferencia

4.3. *Preparación de los documentos que se van a transferir

5. Programa Anual de Transferencia

5.1. Es el Programa de transferencia que confecciona y emite el Archivo Central cada año, donde dispone en qué fecha le corresponde a cada archivo de gestión o periférico transferir los documentos.

6. Procedimientos para las transferencias

6.1. *Comprobar que los documentos estén ordenados y los expedientes completos.

6.2. *Comprobar que el file tenga todos los datos completos.

6.3. Destruir la documentación de apoyo mezclada con los documentos de archivo.

6.4. *Eliminar elementos metálicos o de goma.

6.5. *Colocar los documentos en cajas o legajos en que estará señalado el órgano y unidad productora, el tipo documental, las fechas extremas de la documentación, y el número de orden de la caja que debe coincidir con el número correspondiente en el inventario.