1. Transferencias
1.1. Remisión ordenada o traslado de documentos.
1.2. CLASES
1.2.1. Transferencias primarias y secundarias.
1.3. VENTAJAS
1.3.1. Garantiza el acceso a la información
1.3.2. Asegura la conservación de documentos
1.3.3. Dispone información útil
1.3.4. Asegura y facilita el control efectivo
1.3.5. Evita acumulación de documentos
2. Monitoreo y seguimiento de trámites documentarios
2.1. Programa diseñado para llevar un adecuado registro, control y seguimiento de los documentos.
2.2. VENTAJAS
2.2.1. Documentación en tiempo real
2.2.2. Comunicación mas directa
2.2.3. Seguimiento y control
2.2.4. Seguridad
2.2.5. Confidencialidad
2.2.6. Firma digital
2.2.7. Digitalización
2.3. MÓDULOS
2.3.1. Seguridad
2.3.2. Mantenimiento
2.3.3. Trámites
2.3.4. Reportes
3. Diagnóstico situacional
3.1. Establece procedimiento metodológicos
3.1.1. ANALIZA
3.1.1.1. Situación de la empresa
3.1.2. REGISTRA
3.1.2.1. Problemas archivísticos
3.2. PASOS
3.2.1. Identificar objetivos
3.2.2. Identificar funciones
3.2.3. Conocer la gestión administrativa
3.2.4. Conocer la documentación
3.2.5. Identificar el sistema de clasificación
3.2.6. Identificar tipos y series
3.2.7. Elaborar el flujo documental
3.2.8. Elaborar documentos descriptivos
3.2.9. Evaluar las condiciones físicas del documento
3.2.10. Evaluar la selección y eliminación de documentos
3.2.11. Describir los factores internas y externas del local archivística
4. Herramienta informática para el control documentario II
4.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTO
4.1.1. Usuario personal de archivo
4.1.2. Expediente por recibir
4.1.3. Seleccionar expediente a recepcionar
4.1.4. Muestra documentos vencidos
4.1.5. En mesa de partes esta recibido
4.1.6. Datos obligatorios
4.1.7. Observaciones
4.1.8. Digitalización
4.1.9. Generar cargo
4.1.10. Seguimiento hasta la hoja de ruta
4.2. ENVIÓ DE EXPEDIENTE
4.2.1. Enviar expediente
4.2.2. Enviar copias
4.2.3. Estado del expediente
4.2.4. Cantidad de envió
4.2.5. Derivación de la hoja de trámite
5. Herramienta informática para el control Documentario III
5.1. PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO
5.1.1. CONTRIBUYENTE
5.1.1.1. Entrega de dos copias
5.1.1.1.1. Recepciona cargo
5.1.2. MESA DE PARTES
5.1.2.1. Recepciona expedientes
5.1.2.2. Registra en cuaderno
5.1.2.3. Envía expediente al área correspondiente
5.1.2.4. Sella, firma cargo y lo entrega
5.1.2.5. Recepciona documentación
5.1.2.6. Entrega y archiva según corresponda
5.1.3. UNIDAD ORGÁNICA
5.1.3.1. Recepciona expediente
5.1.3.2. Gestiona expediente solicitado
5.1.3.3. Entrega de documentación solicitada