1. TRANSFERENCIAS
1.1. Remisión Ordenada o Traslado de Documentos
1.1.1. CLASES DE TRANSFERENCIAS
1.1.1.1. GESTION DE ARCHIVOS
1.1.1.1.1. ARCHIVO CENTRAL
1.2. VENTAJAS DE LA TRASFERENCIA
1.2.1. Evitar acumulación de documentos en la oficina
1.2.1.1. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
1.2.1.1.1. Disponer de información útil para la toma de decisiones y para el conocimiento del desarrollo institucional.
2. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE TRAMITES DOCUMENTARIOS
2.1. Es um programa para llevar un control, seguimiento
2.1.1. de los diferentes documentos emitidos
2.2. VENTAJAS
2.2.1. Documentación en tiempo real
2.2.1.1. Comunicación mas directa
2.2.1.1.1. Seguimiento y control de los documentos
2.3. DOCUMENTOS QUE SE GENERA
2.3.1. Documentos interno
2.3.1.1. documentos externo
2.4. MODULO DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
2.4.1. Serguridad
2.4.1.1. Mantenimiento
2.4.1.1.1. Reportes
3. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
3.1. PASOS
3.1.1. 1. Identificar objetivos, políticas y reglamentos de la institución
3.1.2. 2. Identificar funciones y la documentación que se genera por cada una
3.1.3. 3. Conocer la gestión administrativa normas y procedimientos
3.1.4. 4. Conocer la documentación que produce y utiliza la institución
3.1.5. 5. Identificar el sistema de clasificación y transferencia de documentos
3.1.6. 6. Identificar los tipos y series documentales
3.1.7. 7. Elaborar el flujo documental
3.1.8. 8. Elaborar instrumentos descriptivos
3.1.9. 9. Evaluar condiciones físicas del documento
4. HERRAMIENTA INFORMATICA PARA EL CONTROL DOCUMENTARIO II
4.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTO
4.1.1. Usuario del personal de archivo
4.1.2. Expediente por recibir
4.1.3. Seleccionar el expediente y enviar un correo a mesa de partes .
4.1.4. Muestra documentos vencidos
4.1.5. En mesa de partes muestra recibido
4.1.6. Datos obligatorios
4.1.7. Observaciones
4.1.8. Digitalizacion
4.1.9. Genera cargo
4.1.10. Expediente recibido
4.2. ENVÍO DE EXPEDIENTE
4.2.1. Enviar expediente
4.2.1.1. Se puede enviar copias
4.2.1.2. No se edita el registro
4.2.1.3. Llega al corro de lo que se derivo
5. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DOCUMENTARIO III
5.1. PROCESO DEL TRAMITE DOCUMENTARIO
5.1.1. 1. Entrega 2 copias de expediente
5.1.1.1. 2. recepciona expediente
5.1.1.1.1. 3. Registra en cuaderno