1. TRANSFERENCIAS
1.1. CONCEPTO
1.1.1. Remisión Ordenada o Traslado de Documentos.
1.2. PROCESOS
1.2.1. Planeacion
1.2.2. Producción
1.2.3. Gestión y tramite
1.2.4. Organización
1.2.5. Transferencia
1.2.6. Disposición
1.2.7. Preservación a largo plazo
1.2.8. Valoración
1.3. CLASES
1.3.1. Archivo de Gestión
1.3.2. Archivo Central
1.3.3. Archivo Histórico
2. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS
2.1. CONCEPTO
2.1.1. Es la gestión o el diligenciamiento que se realiza para obtener el resultado
2.2. SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
2.2.1. Programa diseñado para llevar un adecuado registro control y seguimiento de los diferentes documentos
2.3. VENTAJAS
2.3.1. Documentación en tiempo real
2.3.2. Comunicación mas directa
2.3.3. Seguimiento y control de documentos
2.4. DOCUMENTOS QUE SE GENERA EN EL SISTEMA DOCUMENTARIO
2.4.1. Documentos Internos
2.4.2. Documentos externos
2.5. MÓDULOS DE UN SISTEMA
2.5.1. Seguridad
2.5.2. Mantenimiento
2.5.3. Reportes
2.5.4. Trámites
3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1. CATEGORÍA DE REVISIÓN EN EL DIAGNOSTICO
3.1.1. Historia
3.1.2. Volumen
3.1.3. Fecha Extremas
3.1.4. Tecnología
3.1.5. Conservación
3.1.6. Condiciones Ambientales
3.2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ARCHIVÍSTICO
3.2.1. Analizan
3.2.2. Registra
3.3. PASOS
3.3.1. Identifica objetivo, políticas y reglamentos
3.3.2. Identifica funciones actividades y tareas
3.3.3. Conocer la gestión administrativa
3.3.4. Conocer la documentación
3.3.5. Identificar el sistema de clasificación,ordenación,descripción
3.3.6. Identificar los tipos y series documentaría
3.3.7. Elaborar el flujo documental
3.3.8. Elaborar instrumentos descriptivos
3.3.9. Evaluar las condiciones fisicas
3.3.10. Evaluar la selección y eliminación de la documentación
3.3.11. Describir los factores
4. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DOCUMENTARIO II
4.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTO
4.1.1. Usuario del personal de archivo
4.1.2. Expediente por recibir
4.1.3. Seleccionar expediente a recepcionar y luego e enviara un correo a Mesa de Partes.
4.1.4. Muestra documentos vencidos
4.1.5. En mesa de partes esta como recibido
4.1.6. Datos obligatorios
4.1.7. Observaciones
4.1.8. Digitalización de almacenamiento
4.1.9. Tiene opción de borrar documentos digitales
4.1.10. Genera cargo
4.1.11. Se registró el expediente
4.1.12. Seguimiento genera una hoja de ruta
4.2. ENVIÓ DE EXPEDIENTE
4.2.1. Enviar expediente
4.2.2. Se puede enviar copias
4.2.3. Estado de Expediente esta enviado y ya no puede editar el registro
4.2.4. Cantidad de envió se modificó
4.2.5. Llega al correo de la oficina a la cual se derivó la hoja de trámite
5. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DOCUMENTARIO III
5.1. OBJETIVO
5.1.1. Permitir a una institución tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación