Legislación Sobre Archivo y Conservación Documental de La Historia Laboral

1. Se deben tener en cuenta los siguientes documentos

2. La historial laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de las áreas de Talento Humano o quien tenga sus funciones, en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre la empresa y un trabajador.

3. Contrato de trabajo Reporte de accidentes de trabajo Certificaciones de estudio Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo) Certificados de capacitación Certificados de incapacidad de personal Certificados de incapacidad total o parcial Certificados laborales Copia de libreta militar (cuando se requiera) entre otros .

4. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

5. también se aplicara en relación con las personas , no comerciantes , que legalmente se encuentran obligadas a conservar la información .

6. Articulo 60 del código de comercio

7. El decreto 1072 de 2015 en el articulo 2.2.4.6.13 establece que que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años a partir de que cae la relación laboral del trabajador con la empresa.

8. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

9. libros y papeles de comerciantes deberían ser conservados por un periodo de 10 años contados a partir de la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante , pudiendo utilizar para efecto la elección del comerciante , su conservación en papel o cualquier medio tecnico , o electrónico que garantice su reproducción exacta.

10. Conservación de libros y papeles de comercio esto se refiere a que este capitulo deberán ser conservados por lo menos 10 años contando el cierre de la fecha del ultimo asiento de documento o comprobante

11. Si una entidad privada en la cual se trabaja , no hay como tal una norma que especifique el tiempo mínimo de conservación de la historia laboral .

12. se tiene en cuenta que que las entidades publicas o privadas se escogen conceptos emitidos por el archivo general de la nación (colombiana)

13. Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”

14. El código sustantivo del trabajo en el articulo 264 . solo establece que las empresas que paguen directamente la pensión a un empleado, deben de conservar los datos del tiempo de servicio y los salarios devengados por este.

15. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.

16. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

17. BIBLIOGRÁFIA : Información laboral y su conservación según el Decreto 1072 de 2015