1. Sistematizar mejora tus niveles de calidad y reduce tus costes. Si documentas los procesos es más fácil ver cuándo te estás desviando de ellos y te ayuda a localizar dónde pueden surgir problemas. Además, como ves esos procesos con regularidad, puedes introducir cambios o mejoras según lo necesites. Es fundamental para reducir plazos, optimizar costes y acelerar los cobros.
2. Y por último, quiero recordarte que la sistematización es como un chaleco salvavidas cuando tu empresa pasa por una crisis de cualquier tipo porque le permite seguir trabajando con normalidad. Incluso puedes establecer sistemas concretos para determinadas situaciones que pueden ocurrir, como un fallo en el stock, un problema con un suministro que no llega o una queja con un cliente
3. La sistematización tiene 3 pasos diferentes: Determinar y documentar los procesos clave. Evaluar los procesos. Mejorar los procesos.
4. En primer lugar divide tu empresa o negocio por áreas de funcionamiento. Incluso si tu empresa es muy pequeñita y lo haces casi todo tú, seguro que puedes diferenciar diferentes áreas de trabajo. Por ejemplo, la atención a clientes, la administración, el marketing y las ventas, los recursos humanos, las compras… En función de tu negocio tendrás unas áreas u otras. Por ejemplo, no es lo mismo una empresa que fabrica y vende productos, que otra que solo ofrece servicios. Empieza haciendo esta lista de áreas.
5. La sistematización permite a tu empresa funcionar incluso cuando tú no estás. Imagino que no te has metido a emprender para tener peores condiciones laborales que cuando trabajas por cuenta ajena. Si no quieres convertirte en un esclavo de tu empresa, tiene que poder funcionar cuando te vas de vacaciones o te pones enfermo. No puedes permitir que todo dependa de ti, y por eso es importante sistematizar.
6. La sistematización permite integrar a nuevas personas de tu equipo de manera más rápida. Cuando llega una persona nueva a la empresa no es lo mismo tener que enseñarle tú mismo todo sobre la marcha, que darle una documentación que puede consultar siempre que lo necesite y que le ayuda a aterrizar.
