1. TIPOS DE ARCHIVOS
1.1. Archivos de Gestión
1.1.1. Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.
1.1.1.1. De acuerdo al ciclo vital se desarrollan:Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Disposición final
1.2. Archivo Histórico
1.3. El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
1.3.1. Organización Consulta Conservación Disposición final
1.3.2. PATRIMONIO DOCUMENTAL:conjunto de documentos conservados por su valor historico o cultural.
1.4. Archivo Central
1.5. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
1.5.1. Organización Consulta Conservación Disposición final
2. almacena, administra y controla el flujo de documentos dentro de una organización.
3. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos.
3.1. ELABORACION O RECEPCION
3.2. UTILIZACION Y CONSERVACION
3.3. ELIMINACIÓN
3.4. VALORES PRIMARIOS:Administrativo Legal fiscal Contable Técnico
3.4.1. ARCHIVO CENTRAL
3.4.2. ARCHIVO DE GESTION
3.5. VALORES SECUNDARIOS:Cultural Histórico Científico
3.5.1. ARCHIVO HISTORICO
3.6. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones.
3.6.1. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
3.6.1.1. Para la Administración
3.6.1.2. Para la Comunidad y el Estado
3.6.1.3. Para la Investigación
3.6.1.4. Para el desarrollo Científico y Tecnológico
3.6.1.5. Para el fomento de la Cultura y la Identidad Nacional
3.6.1.6. Para el desarrollo Económico y Social
3.7. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
3.8. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.
4. FOLIACIÓN: La foliación se debe realizar a medida que se va generando y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
4.1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
5. INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
5.1. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
6. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
7. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
7.1. ORDEN ORIGINAL:Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que ha tenido durante el servicio activo.
7.2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
7.3. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
8. LAS TRD
8.1. son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
8.1.1. IMPORTANCIA
8.1.1.1. Facilitan el manejo de la información.
8.1.1.2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
8.1.1.3. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
8.1.1.4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
8.1.1.5. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
8.1.1.6. Clasificación de la documentación
8.1.1.7. Permiten el manejo integral de los documentos.
8.1.1.8. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
8.1.2. SERIE DOCUMENTAL:esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes).
8.1.2.1. SERIE SIMPLE:Un solo tipo documental
8.1.2.2. SERIE COMPLEJA:Varios tipos documentales.
8.1.3. TIPO DOCUMENTAL : Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.
9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:Es el traslado de documentos del archivo central ( o intermedio ) al permanente ( o histórico ).
9.1. PERMITEN:
9.1.1. Es el traslado de documentos del archivo central ( o intermedio ) al permanente ( o histórico ).
9.1.2. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
9.1.3. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
9.1.4. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
9.2. REQUISITOS:
9.2.1. el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.
9.2.2. Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.