1. Sistema de información de producción y fabricación
1.1. El uso de ordenadores en el área de producción se considera como un recurso fundamental en todas las actividades que se desarrollan desde el almacén hasta la salida y diseño del producto. La informatización y programación de los procesos productivos ha dado lugar a una mejora en la eficiencia, tanto en los rendimientos (acortar el tiempo de producción, menores rechazos, adecuar la producción al pedido, etc.) como en la reducción significativa de los costes, por el mejor ajuste de los inputs al producto, y en la entrega a tiempo, obteniendo mayor satisfacción del cliente. Este menor uso de recursos, adecuación de la producción a la demanda y reducción en coste, han dado como resultado un significativo incremento de la productividad.
1.1.1. Los subsistemas de entrada. Recogen las necesidades de información de la planificación estratégica (Enterprise Resource Planning –erp–), datos internos (información contable de costes y de ingeniería industrial), mientras que el subsistema de inteligencia de fabricación recoge las necesidades, tendencias, etc., de proveedores, mano de obra, maquinaria, tecnología, componentes y materiales.
1.1.2. Los subsistemas de salida. Subsistema de producción: El uso de los programas de producción y asignación de recursos asistidos por ordenador, se ha generalizado en las empresas por medio de modelos matemáticos informatizados, de los que cabe destacar el diseño asistido por computador (cad), la ingeniería asistida por computador (CAE), así como la robótica IR (industrial robots), que permiten reducir los costos con un alto grado de calidad y precisión. Subsistema de inventarios: Los sistemas de información aplicados a los inventarios han tenido un gran desarrollo en los últimos años, reduciendo su coste de mantenimiento de forma eficaz. Subsistema de calidad: Cabe destacar la gran importancia de la administración de la calidad total (TQM), donde es el cliente quien define la calidad deseada, y la empresa debe facilitarla, con una implicación directa de la gerencia y de todos los estamentos. El objetivo TQM es (cero defectos), para ello se utilizan sistemas informáticos que previenen y detectan la aparición de defectos en el producto. Subsistema de costos: Se utiliza para mantener controlados los costes del proceso productivo. Permite estudiar quiénes participan y cuánto aporta a las tareas cada elemento de la empresa (costes hora/máquina, costes hora/hombre, etc.), utilizando estándares de desempeño y un sistema que informe de los detalles de las desviaciones de las actividades que se realizan (feed-back) de forma automática.
2. Sistema de información financiero y administrativo
2.1. La función financiera en la empresa es la encargada de buscar los recursos económicos necesarios para poder realizar los objetivos de la empresa, por ello es una función básica de la gerencia conocer cuál es el presupuesto disponible para ejecutar la estrategia. La administración de los recursos se realiza en todos los departamentos, y estas unidades administrativas se relacionan con la administración general de la empresa, donde se centralizan las operaciones.
2.1.1. Los subsistemas de entrada. Subsistema de contabilidad: Los datos de las actividades de la empresa se recogen a través de programas de gestión contable de forma automática y ordenada, según la ejecución de las acciones, indicando su coste monetario. Estas herramientas de gestión administrativa se encargan de recoger la información desde el momento que entra en la empresa (pedidos) hasta su salida y entrega, realizando todos los trámites necesarios, como facturación, contabilidad de la factura, asignación de crédito al cliente, etc. Subsistema de control interno: El control interno es un proceso que realiza la administración para supervisar y evaluar el riesgo de sus operaciones, y comprobar el nivel de eficacia y eficiencia operacional desarrollado, el cumplimiento contable de la información financiera, las auditorías de calidad y el ajuste a la normativa legal imperante. Subsistema de herramientas de gestión: Se entiende que las herramientas de gestión son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una empresa en los siguientes aspectos generales: • Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento empresarial. • Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales. • Herramientas para la consolidación de datos y toma de decisiones. Otra herramienta de gestión es la aplicación gestión de portafolios de proyectos, utilizada en la empresa para analizar cada proyecto y ver su encaje en la estrategia.
2.1.2. Los subsistemas de salida. Subsistema de previsiones: La gerencia debe establecer previsiones para las necesidades financieras que se van generando en la empresa. Estas decisiones son semiestructuradas o no estructuradas, por lo que necesitamos un sistema dss para su análisis. La utilización de modelos estadísticos y econométricos para elaborar pronósticos facilita su aplicación informática. Se pueden utilizar proyecciones basadas en series temporales, como el uso de simuladores o inferencia, regresión, etc., para la toma de decisiones. Subsistema de administración de fondos: Sirve para realizar el seguimiento de los flujos monetarios de la empresa y su posible inferencia sobre los mismos, y ofrece la posibilidad de realizar distintas alternativas ante cualquier problema o desviación que se presente. También permite obtener información para la búsqueda de recursos financieros que agilicen el flujo del dinero, recogiendo datos bancarios, de la bolsa, del gobierno, etc. Por ello necesita de información muy diversa y de distintas figuras, para realizar su seguimiento utiliza sistemas de rastrear datos como el Datastream Information Services. Subsistema de control: Es uno de los aspectos más importantes para la empresa, representa las previsiones realizadas para ejecutar la estrategia a través de un presupuesto operativo correspondiente a un año fiscal y su ejecución. El seguimiento del presupuesto o su función de retroalimentación se plasma en: • Informes de presupuesto. Se pueden normalizar de forma estadística desde el punto de vista del ejecutivo para que facilite la toma de decisiones correctoras. • Relaciones de desempeño de tareas, donde por medio de ratios o coeficientes, mide el grado de ejecución de las operaciones, utilizando el estudio continuado del circulante y la rotación de inventarios principalmente. Este seguimiento puede ser informatizado por diferentes programas existentes en el mercado. Subsistema de servicios: El sistema de administración y financiero es el que mayor número de servicios otorga a la gerencia de la empresa, utiliza para ello las herramientas de gestión que generan resúmenes e informes de forma continua, facilitando el seguimiento y el posicionamiento de la empresa en todo momento. Estos servicios también están enfocados hacia el exterior, al ofrecer en los formatos deseados la información para nuestros clientes, proveedores, bancos, Hacienda, etc., en el lugar y tiempo requeridos.
3. Sistema de información de recursos humanos
3.1. El área de recursos humanos se encarga de buscar empleados que se ajusten tanto a la actividad que los requiere como a la filosofía de la empresa, así como crear una bolsa de trabajadores por especialidades que se adecúen a las necesidades futuras, en función de los proyectos que vaya a desempeñar la empresa. Además de la búsqueda de nuevos trabajadores, una de las tareas más importante es la formación de los empleados nuevos y antiguos, para adaptarlos a la evolución tecnológica que se desarrolla en la empresa.
3.1.1. Subsistemas de entrada. La base de datos corporativa ofrece los datos para calcular las nóminas, ilt (incapacidad laboral transitoria), cuotas de la Seguridad Social, etc., según la legislación vigente. Las necesidades de búsqueda de nuevos empleados que se adapten a la organización buscando el perfil óptimo a las habilidades que se requieren, se realiza por el subsistema de investigación de recursos humanos. Este subsistema también se encarga de la amortización de puestos de trabajo y de tener previsto cubrir las vacantes que se vayan a producir y, por último, recoge las quejas de los empleados y analiza sus razones. La estrategia de búsqueda de recursos humanos (Strategic Human Resource Management –shrm–) sostiene que los sistemas de políticas y prácticas de hr poseen una correlación positiva con los resultados de la empresa (Chadwick, 1997). La empresa utiliza programas de shrm como input del sistema de rrhh y pueden ser: • Estructurados, que vienen dentro del módulo de la planificación dentro del software erp y sobre ellos se construye la función estratégica, como el software utilizado por sap-r3, que posee los siguientes módulos de gestión de recursos humanos: sap hr pa (gestión de personal), sap hr pt (gestión de tiempos), sap hr os (gestión de organización), sap hr py (nóminas), sap hr pe (gestión de formación), sap hr pd (desarrollo de personal), sap hr rc (selección). • Adaptables, enfocados a la gestión estratégica de rrhh, en función de variables que giran alrededor del perfil profesional, evaluación e identificación de habilidades, potencial, competencias, autogestión del empleado.
3.1.2. Subsistemas de salida. Subsistemas de planificación, reclutamiento y administración de la fuerza de trabajo: Tratan de identificar las necesidades de personal en función de los proyectos y objetivos que desarrollará la empresa, analizando los procesos y elaborando el organigrama más adecuado a cada uno. Una vez detectadas las necesidades, se realiza el reclutamiento a través de ofertas de empleo en medios de comunicación, bolsas de trabajo etc., o buscando en la propia base de datos de la empresa. Utiliza programas adaptables de desarrollo del personal y gestión del desempeño (por competencias, por conductas, cuadro de sucesiones.), para la selección de candidatos y previsión de necesidades. Subsistemas de remuneración: Son programas que tratan de la retribución salarial a los empleados, subsistemas fáciles de automatizar y que recogen todos los derechos del trabajador en su nómina (antigüedad, horas extras, etc.), y junto con el subsistema de prestaciones realizadas, complementa el resultado de la compensación. Subsistema legislativo: Se dedica a proporcionar a la gerencia información sobre la evolución de las normativas de empleo gubernamentales y de la compañía, para obtener beneficios fiscales o laborales (deducciones, exenciones, subvenciones, etc.). Estos subsistemas son básicos en la internacionalización de la empresa, debido a las diferentes normativas jurídicas de cada país en materia laboral. Ayudan a la decisión de qué tipo de modelo de expansión se utiliza en un área geográfica determinada. Subsistemas integrados de aplicaciones: Las aplicaciones informáticas más comunes que utilizan las empresas se establecen en los subsistemas de compensación y prestaciones, donde hay una gran variedad de software en el mercado, adaptado a los sectores y tamaño de las empresas. En los demás subsistemas la informatización es menor debido a los diferentes perfiles del puesto de trabajo. Hoy en día existen muchos programas que facilitan la tarea del departamento de recursos humanos.
4. Bibliografía
4.1. Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa http://repositori.uji.es/xmlui/bitstream/handle/10234/24161/S53.pdf?sequence=1
5. Son un compendio de las categorías de los sistemas, estos son sistema de proceso de transacciones (TPS), sistema de información administrativo (mis), sistema de soporte de decisiones (DSS), y de sistemas basados en el conocimiento e inteligencia competitiva. Estos sistemas se organizan por parte de los usuarios a través de paquetes informáticos modulares integrados. Estas aplicaciones se agrupan en un único sistema de información integrado, conocido como planificación de recursos empresariales Enterprise Resource Planning (ERP), para resolver las operaciones de las distintas áreas de una organización. Con estos sistemas ERP podemos gestionar y actuar sobre la red interna de la empresa (mejorando la cadena de procesos y consiguiendo un mayor rango de estandarización) y sobre sus necesidades externas (proveedores, alianzas y clientes) de forma conjunta, y son más eficaces en la adaptación al cambio y en la respuesta a los clientes.
6. Sistema de información de marketing
6.1. Es el área de la empresa que mayor cantidad de información posee del exterior, sobre todo de clientes y mercados, y la que más necesidad tiene de procesarla para mejorar su competitividad. El área de marketing está en relación constante con el entorno, para dar mayor satisfacción a los usuarios. Se articula alrededor de la bdc, y los datos propios de que dispone el área, junto con el subsistema de inteligencia de marketing, que realiza un estudio e investigación del mercado de forma continuada y capta las necesidades de los usuarios. Los sistemas de información de marketing o mercadotecnia (siim) poseen cierta ventaja sobre la investigación de mercados tradicional, pues operan de forma continua y en tiempo real, actúan como prevención de posibles problemas y manejan a la vez información interna y externa. Los actuales sistemas de gestión de los clientes (Customer Relationship Management) serían una parte del sim. La investigación de mercados trabaja con datos subjetivos y cualitativos (opiniones de los consumidores del producto o satisfacciones), lo cual siempre supone una barrera para el procesamiento y análisis, creando problemas en el momento de tratar estos datos para obtener resultados óptimos.
6.1.1. • Subsistemas de entrada. Están orientados a la consecución de la información necesaria para adoptar las decisiones de marketing, los datos provienen de la base de datos corporativa de la empresa (estrategia, necesidades), los subsistemas propios de recogida de datos del área (precios, clientes, modelos) y el subsistema de inteligencia utilizado (informes de rechazos, estudios e investigación de mercados). Los datos que se recogen a través del subsistema del entorno con el subsistema de inteligencia de marketing sirven para: Información de nuevos productos. Cuota y potencial del mercado. Tendencias de negocios. Previsiones a corto y largo plazo. Análisis de los productos competidores. Análisis de los sistemas de información en mercadotecnia. Los principales recursos que utiliza son: Data mining: Es un sistema que analiza la información de manera multidimensional y que se utiliza para predecir futuras tendencias y comportamientos, permite tomar decisiones proactivas a través de sistemas de información conductores de conocimiento experto (knowledge-driven). Data warehouse: Concentra toda la información en una sola fuente integrada, una base de datos integrada en el área de marketing que recoge el enfoque de los clientes (preferencias de compra, ciclos, cantidad) y ayuda a tomar decisiones como qué productos hay que retirar, adecuar el producto al perfil del cliente, identificar frustraciones y oportunidades.
6.1.2. • Subsistemas de salida. Cada subsistema utiliza programas adaptados a sus características, que permiten obtener información y resultados para analizar y elaborar informes, simulaciones, escenarios, etc., adecuados a las necesidades del usuario. Su fin es integrar las técnicas de información punteras para proveer al marketing de las técnicas y la capacidad de funcionamiento para diseñar, probar e implantar nuevos productos y servicios. Subsistema de producto: Desarrolla las estrategias y tácticas adecuadas a cada fase del ciclo de vida del producto y nuevos productos, utilizando los modelos de evaluación de productos nuevos, el trato con los agentes externos a la empresa, nos da información que se puede procesar con diversos programas para mejorar la eficacia de los productos o crear otros nuevos Customer Relationship Management (CRM). Subsistema de promoción: Es un área donde resulta complicado utilizar sistemas de información. Suele aplicarse en las comunicaciones de los vendedores para consultar datos (precios, almacén), introducir datos (pedidos, consultas), e introducir informes, utilizando para ello los portátiles, pocket pc, móviles, etc. Las nuevas plataformas informáticas como la arquitectura orientada a servicios (soa), sirven para la conexión entre empresas y clientes. Esto les permite segmentarse por módulos con funciones concretas y específicas. Subsistema de distribución: Los canales de distribución de una empresa son un instrumento estratégico que debemos valorar a través del marketing mix, pues le permite ofrecer productos integrados o complementarios u ofrecer distintos productos. La importancia del canal de distribución queda reflejada en la integración de los sistemas de información de los SI de proveedores y clientes. Los sistemas enfocados en la cadena de valor se conocen como Supply Chain Management o sistemas de gestión de la cadena de suministros. Subsistema de precios: La empresa debe utilizar diferentes sistemas según fije el precio. Si la empresa fija sus precios en función de sus costes, el tps nos da información exacta para su cálculo por medio de programas de análisis de coste-beneficio, pero cuando el precio está basado en la demanda (discriminación de precios en función del cliente, volumen, país...) o en la competencia (precio de lanzamiento o penetración) debemos acudir al MIS. Subsistema de mezcla integrada: Las empresas desarrollan modelos de simulación que recogen las posibles influencias sobre la empresa y cuáles son sus intensidades con submodelos explicativos de publicidad, promoción, precios.
7. Sistema de información de recursos de la información
7.1. Es una de las áreas que más se ha desarrollado en los últimos tiempos debido a la importancia que tiene el manejo de información en las organizaciones, bien sea para reducir costes, obtener ventajas competitivas o adaptarse a la estructura del sector. Para la correcta organización y gestión de los recursos informáticos, debe integrar a los ejecutivos de la empresa, analistas de sistemas, programadores, administradores de bases, especialistas en redes y ejecutores de tareas.
7.1.1. Los subsistemas de entrada. La gestión de la capacidad de las ti es uno de los principales objetivos para prever la capacidad de los sistemas de información y las ti utilizadas, y comprobar que su funcionalidad se adecúa a las necesidades actuales y futuras de la empresa conociendo el coste soportado. Esta gestión de la capacidad está encaminada a la gestión de la capacidad de negocio, gestión de la capacidad del servicio y gestión de la capacidad de los componentes (conocido como gestión de la capacidad de los recursos).
7.1.2. Los subsistemas de salida o diseminación de la información. Subsistemas de infraestructuras: Este subsistema es el encargado de gestionar los recursos materiales en ti que posee la empresa, unificando la administración del hardware en redes, recursos informáticos, telemáticos y servidores web, así como su localización, realizando una gestión del conjunto de los servicios de los sistemas críticos de la misma. La correcta gestión de estas infraestructuras nos permite optimizar los recursos en ti. De esta forma, los sistemas pasan de ser un coste añadido para el negocio a un servicio fundamental para el crecimiento continuado de los mismos, al ofrecer un número muy elevado de facilidades para la consecución de los objetivos. Subsistemas de software: Describe los programas informáticos que existen en la empresa, cuál es el nivel de actualización de los mismos y sus necesidades, dónde están situados, las distintas aplicaciones informáticas que se utilizan, cómo comunicarse con la base de datos, y esto se realiza, generalmente, a través de informes periódicos que se distribuyen a los usuarios. La información sobre nuevas aplicaciones y actualizaciones de los programas proviene de sistemas de gestión en tecnologías de la información y necesidades de los usuarios. Subsistemas de servicios al usuario: Indica los responsables del subsistema de recursos de información, y los especialistas de programación, y analistas y diseñadores de sistemas, para ofrecer a los usuarios información sobre el uso de las diferentes herramientas o programas de software a los usuarios. Trata que el usuario tenga acceso a los servicios que se necesitan y solucionar los problemas e incidencias que tengan, recoge las preferencias de presentación de datos y su configuración realizando encuestas de satisfacción sobre los soportes utilizados. Se dedican a la formación de los operarios y a promover el grado de compromiso de los mismos, con una mejora continua en los procedimientos para incentivar e involucrar a los usuarios en la cultura de la empresa. Subsistemas de gestión de seguridad: La seguridad se refiere a las políticas, procedimientos y técnicas usadas para evitar accesos no autorizados, y la alteración, robo o daño físico al sistema. Salvaguarda el hardware, software, redes de telecomunicaciones y datos (Laudon y Laudon, 2008). Los datos solicitados a la base de datos corporativa, tienen una serie de procedimientos para discriminar a los usuarios y qué datos se consultan, en función de qué órdenes realizan estas consultas. La bdc se estructura según las necesidades de los usuarios a los cuales va dirigida, se pueden ofrecer de forma general o se restringe a usuarios no deseados. Se deben realizar planes y políticas de seguridad, la implantación de estas medidas y el seguimiento y control de las mismas se realiza a través de auditorías de seguridad, para poder identificar su calidad de servicio y la vulnerabilidad de la red utilizada. Subsistemas de auditoría: Auditoría se encarga de ofrecer el estado actualizado del hardware y software, y los recursos humanos disponibles a los directivos encargados de planificar la estrategia de la empresa, para mejorar la calidad de la información disponible y su mantenimiento, y la seguridad. Para ello realiza un control continuado de los equipos y programas frente a las necesidades y estrategias de la organización. Así, la reducción de los costes a medio y largo plazo, un control sobre los cambios y la evolución de la plataforma y los servicios, una mayor flexibilidad y eficiencia de procesos (mejorar el tiempo de entrega de productos al mercado (time to market), seguimiento de la distribución, etc.), y la adecuación de los objetivos de ti a los del negocio, dando como resultado una mejor calidad y funcionalidad de los servicios informáticos para minimizar los riesgos, y reducir errores y disfuncionalidades de los equipos y software.