Aspectos fundamentales de los sistemas de información en la empresa

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Aspectos fundamentales de los sistemas de información en la empresa por Mind Map: Aspectos fundamentales  de los sistemas de información  en la empresa

1. 1. Concepto de sistema de información

1.1. Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta como un sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas. Según la lite- ratura de teoría de la organización, se puede dividir la empresa en los siguientes sistemas: comercial, de operaciones, financiero, de personal, y de información. El sistema de información se relaciona con el resto de sistemas y con el entor- no.

1.2. Así, esta definición incluye solamente el sistema de información formal, que es la parte del sistema de información que toda la empresa conoce y sabe cómo utilizar. Ello no quiere decir que no se consideren importantes los sistemas de información informales, sino que simplemente se trata de reconocer la limitación de que estos son, por naturaleza, menos estudiables, menos planificables, y seguramente menos dirigibles, al menos desde un punto de vista cohesionado y global.

2. 2. Componentes de los sistemas de información

2.1. 1.2 Equipos informáticos

2.1.1. Actualmente todas las empresas utilizan ordenadores. Por lo general, se utilizan microordenadores, también conocidos como ordenadores personales o pc. Las or- ganizaciones grandes utilizan diversos sistemas computerizados, incluyendo desde grandes ordenadores, que suelen ser denominados mainframes, hasta miniordena- dores y los más utilizados, microordenadores.

2.2. 1.3 Programas informáticos

2.2.1. Hay dos tipos de programas informáticos: programas del sistema y aplicaciones. Los programas del sistema administran los recursos del sistema computerizado y simplifican la programación. Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. Ejemplos de aplicaciones: programas de hoja de cálculo o pro- cesadores de texto.

2.3. 1.4 Bases de datos

2.3.1. Podríamos considerar que muchos sistemas de información en las empresas son utilizados como vehículo de entrega de bases de datos.

2.4. 1.5 Telecomunicaciones

2.4.1. Las telecomunicaciones son el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias.

2.5. 1.6 Recursos humanos

2.5.1. En cuanto a los recursos humanos, debemos distinguir entre personas especialistas en sistemas de información y usuarios finales. El personal especializado de sistemas de información incluye analistas de sistemas, programadores y operadores.

2.6. 1.7 Procedimientos

2.6.1. Los procedimientos constituyen las políticas y métodos que deben ser seguidos al utilizar, operar y mantener un sistema de información.

3. 3. Funciones del sistema de información

3.1. Los sistemas de información son desarrollados en las empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que en ellas se realizan. Así,

3.2. Todo sistema de información lleva a cabo una serie de funciones que pueden ser agrupadas en:

3.2.1. – Funciones de captación y recolección de datos. – Funciones de almacenamiento. – Tratamiento de la información. – Distribución o diseminación de la información.

3.3. 3.1 Captación y recolección de datos

3.3.1. Esta función consiste en captar la información tanto externa (o relativa al entorno) como interna (generada en la propia empresa), y enviarla a través del sistema de comunicación a los órganos del sistema de información encargados de reagru- parla para evitar duplicidades e información inútil (o ruido).

3.4. 3.2 Almacenamiento

3.4.1. Hay que contestar a varias preguntas: 1. ¿Cómo almacenar la información? Agrupándola de acuerdo a algún criterio o en diversos puntos. 2. ¿En qué soporte almacenar esta información? El soporte puede ser diverso, desde un archivador-clasificador clásico, hasta una base de datos de tratamiento informático. El empleo de un soporte u otro depende del volumen de datos a almacenar, de la frecuencia de uso, del número de usuarios, de si el acceso es restringido o no. 3. ¿Cómo organizar el posterior acceso por parte de los usuarios a la información almacenada? La información puede ser almacenada en diversos servicios o departamentos, o bien en un lugar único pero igualmente accesible a todos los usuarios.

3.5. 3.3 Tratamiento de la información

3.5.1. El tratamiento de la información tiene por objeto transformar la información al- macenada en una información útil, en una información significativa para quien la requiera. Esta es una función clave en todo sistema de información.

3.6. 3.4 Distribución y diseminación de la información

3.6.1. El sistema de información no solo debe proporcionar la información que cada usuario requiera, sino que también debe difundir la información a otras personas dentro de la empresa.

4. 4. El sistema de información y la cadena de valor

4.1. En este epígrafe tratamos de contextualizar y analizar el papel del si dentro del modelo de la cadena de valor. La cadena de valor recoge todas las actividades que se llevan a cabo en una empresa para ofrecer un producto o un servicio.

4.2. Las actividades primarias en ellas se incluyen:

4.2.1. Logística entrada, que obtiene materias primas y suministros de los proveedores. – Operaciones, que transforma las materias primas en productos terminados en condiciones idóneas de calidad, tiempo y coste. – Logística salida, que transporta los productos a los clientes. – Marketing, donde se detectan las necesidades de los clientes y se obtienen pe- didos. – Servicio, que recoge actividades encaminadas a mantener las condiciones de utilización del producto vendido.

5. 5. El sistema de información y la infraestructura de empresa

5.1. Todas las personas en la empresa necesitan o generan información, por lo que difícilmente podemos considerar alguna persona en una organización totalmente ajena al sistema de una información de esta.

5.2. Los directivos responsables de gestionar los cambios en el sistema de información de las empresas deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.2.1. Resistencia al cambio En las organizaciones generalmente existe una lógica resistencia al cambio. Como los cambios en el sistema de información pueden suponer cambios en la estructura, cultura y política de la organización, a menudo existe una considerable resistencia a los cambios en el desarrollo de sistemas de información.

5.2.2. Adaptar la tecnología a la organización El sistema de información debe estar al servicio de una empresa y de sus ob- jetivos, y por lo tanto, debemos adaptar la tecnología que utilice el sistema de información a la organización. El

5.2.3. Comprender los límites de la tecnología de la información Generalmente utilizamos la tecnología para resolver fundamentalmente pro- blemas organizativos y humanos, pero debemos tener siempre presente que una correcta y provechosa utilización de los ordenadores depende de la inteligencia y saber hacer del usuario.

5.3. La experiencia muestra que las empresas que han sacado un mayor partido del si no son siempre las que han implantado los sistemas de información más sofistica- dos tecnológicamente, sino las que han sabido integrar el si en la estrategia de la empresa para alcanzar sus objetivos, y las que han tenido una fluida comunicación entre los responsables de la gestión y los técnicos informáticos.