1. TITULO III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
1.1. ARTICULO 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
1.1.1. a) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION .
1.1.1.1. b)ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO.
1.1.1.1.1. c) ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
1.2. ARTICULO 8. Archivos territoriales. los archivos territoriales desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
1.2.1. a) archivos territoriales de entidades del orden nacional,
1.2.1.1. b) archivos de entidades del orden departamental.
1.2.1.1.1. c)archivos de entidades del orden distrital
1.3. ARTICULO 9. Los archivos según la organización del estado.
1.3.1. a) archivo de la rama ejecutiva.
1.3.1.1. b) archivo de la rama legislativa
1.3.1.1.1. c)archivo de la rama judicial
1.4. ARTICULO 10. Obligatoriedad de los organismos de la creación de archivos la creación de los archivos complementados en el articulo 8° y 9° de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos sera de carácter obligatorio.
2. TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
2.1. ARTICULO 11.Obligatoriedad de la conformador de los archivos públicos. el estado esta obligado ala creación, organización preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital delos documentos y la normalidad archivistica.
2.1.1. ARTICULO 12. Responsabilidad. la administración publica sera responsable de la gestión de documentos y de la administración .
2.1.1.1. ARTICULO 13. Instalaciones para los archivos. la administración publica deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
2.1.1.1.1. ARTICULO 14. propiedad manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. la documentación de la administración publica es producto y propiedad del estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. los archivos públicos, por ser un bien de uso publico, no son susceptibles de enajenación.
2.2. ARTICULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregan los documentos, conforme a las normas y procedimientos que establezcan el archivo general de la nación, sin que ello explique exoneracion de la responsabilidad a que halla lugar en caso de irregularidades.
2.2.1. ARTICULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades publicas. los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, perteneciente alas entidades publica, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la presentación de los servicios archivisticos.
2.2.1.1. ARTICULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivos. los funcionarios de archivos trabajaran sujetos a los mas rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la constitución política de Colombia, especialmente en lo previsto en su articulo , alas leyes y disposiciones que regulen su labor actuaran siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confié la misión de organizar,conservar y poner al servicio de la comunidad de la documentación de la administración del estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la nación.
2.2.1.1.1. ARTICULO 18.Capacitacion para los funcionarios de archivo. las entidades tienen la obligacion de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y areas relacionadas con su labor.
2.3. ARTICULO 20. supresión, fusión o privatización de entidades publicas. las entidades publicas que se suprimen o funciones deberán entregar sus archivos alas entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad ala cual hayan estado adscritas o vinculadas.
2.3.1. PARÁGRAFO: Las entidades publicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
3. TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
3.1. ARTICULO 21. Programas de gestión documental. las entidades publicas deberán elaboran programas de gestión de documentos, pudiendo completar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivisticos.
3.1.1. Parágrafos: los documentos emitidos los por citados medios gozaran de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad,su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
3.1.1.1. ARTICULO 22. Procesos archivisticos . la gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución , la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
3.1.1.1.1. ARTICULO 23 . Formación de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
3.2. ARTICULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. sera obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
3.2.1. ARTICULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. el ministerio de la cultura,a través del archivo general de la nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentaran lo relacionado con los tiempos de retención documental,organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales, así mismo, se reglamentaran lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presente servicios públicos.
3.2.1.1. ARTICULO 26. Inventario documental. es obligarlo de las entidades de la administración publica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
4. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS
4.1. ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.Solo por motivos legales las entidades del estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
4.1.1. ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS: En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. procederá dicha autorización en los siguientes términos.
4.1.1.1. a) motivos legales
4.1.1.1.1. b)procesos técnicos
5. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS
5.1. ARTICULO 36 Archivo privado conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derechos privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
5.1.1. ARTICULO 37. Asistencia de los archivos privados el estado estimulara la organización, coservacion y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social , técnico, científico y cultural. en consecuencia, el archivo general de la nación brindara especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo de las iglesias las asociaciones y los partidos políticos así como los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte la ciencia la literatura y la política.
5.1.1.1. ARTICULO 38. Restringir de archivo las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica deberá inscribirlos en el registro que tal efecto abrirá el archivo general de la nación los propietarios poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuaran con la propiedad pensione o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el archivo general de la nación solicite.
5.1.1.1.1. ARTICULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados la junta directiva de archivo general de la nación sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico, estos formara parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
6. TITULO XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
6.1. ARTICULO 46. Conservación de documentos los archivos de la administración publica deberá implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
6.1.1. ARTICULO 47. Calidad de los soportes Los documentos de archivos sean originales o copias deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el archivo general de la nación.
6.1.1.1. PARÁGRAFO :Los documentos de archivos de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. en tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
6.1.1.1.1. ARTICULO 48 Conservación de documentos en nuevos soportes el archivo general de la nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
7. TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES
7.1. ARTICULO 51 Apoyo de los organismos de control la procuraduria de la nación y la contraloria general de la república prestaran todo el apoyo en o de su competencia al archivo general de la nación para el cumplimiento delo preceptuado en esta ley.
7.1.1. ARTICULO 52. Vigencia y derogatorias. esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. el presidente del honorable senado de la república miguel pinedo vidal. el secretario general del honorable senado de la república manuel enrique rosero la presidenta de la honorable cámara de representantes nancy patricia gutierrez castañeda el secretario general de la honorable cámara de representantes gustavo bustamante moratto república de Colombia gobierno nacional publiquese y ejecutese dada en santa fe de bogota D.C;a 14 de julio de 2000 andres pastrana arango el ministro de hacienda y crédito publico juan camilo restrepo salazar el ministro de cultura juan luis mejía arango.
8. TITULO I OBJETO,ÁMBITO DE APLICACIÓN,DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
8.1. ARTICULO 1.OBJETO. La presente ley tienen por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado.
8.2. ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración publica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones publicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
8.2.1. ARTICULO 3. DEFINICIONES.Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
8.2.1.1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuera la fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información ala persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
8.2.1.1.1. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio publico por entidades privadas.
8.3. ARTICULO 4. Principios generales:Los principios generales que rigen la función archivista son los siguientes:
8.3.1. a) FINES DE LOS ARCHIVOS: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.
8.3.1.1. b) IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
8.3.1.1.1. c) INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del estado y la administración de justicia;son testimonio de los hechos y de las obras;documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del estados en el servicio al ciudadano.
9. TITULO II SISTEMA NACIONAL D ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES.
9.1. ARTICULO 5. El sistema nacional de archivos:
9.1.1. a) es un conjunto de instituciones archivistas articuladas entre si, que posibilitan la homogenizacion y normalizacion de los procesos archivisticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
9.1.1.1. b) integran el sistema nacional de archivos: el archivo general de la nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferente niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. los archivos privados podrán hacer parte del sistema nacional de archivo.las entidades del sistema actuaran de conformidad con las políticas y planes generales que par el efecto adopte el ministerio de la cultura.
9.1.1.1.1. c) el sistema nacional de archivos se desarrollara bajo los principios de unidad normativa, descentralizacion administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.
9.2. ARTICULO 6. De los planes y programas. las entidades integrantes del sistema nacional de archivos, de acuerdo con sus funciones, llevaran a cabo los procesos de planeacion y programación y desarrollaran a cabo los procesos de planeacion y programación y desarrollaran acciones de asistencia técnica, ejecución , control, seguimiento y coordinación, así:
9.2.1. a) la planeacion y programación la formularan las instituciones archivistas de acuerdo con el plan nacional de desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.
9.2.1.1. b) la asistencia técnica estará a cargo del archivo general de la nación, de los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recursos humano, las asociaciones y las entidades publicas y privadas que presten este servicio.
9.2.1.1.1. c) la ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serian responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del estado.
10. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.
10.1. ARTICULO 27.Acceso y consulta de los documentos. todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos,siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución o a la ley.
10.1.1. ARTICULO 28. Modificación de la ley 57 de 1985.modificase el inicio 2° del articulo 13 de la ley 57 de 1985, el cual quedara así:"la reserva legal sobre cualquier documento cesara a los treinta años de su expedición. cumplidos estos. el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que este en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
10.1.1.1. ARTICULO 29. Restricciones por razones de conservando cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo,las instituciones suministraran la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento,certificado su autenticidad cuando fuere del caso.
11. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA
11.1. ARTICULO 32. Visitas de inspección. el archivo general de la nación podrá, de oficio o a solicitud de parte,adelantar en cualquier momento visitas de inpeccion a los archivos de las entidades del estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que halla lugar o dará traslado, según el caso a los órganos componentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
11.1.1. ARTICULO 35. Prevención y sanción el gobierno nacional a través del archivo general de la nación, y las entidades territoriales a través de sus respectivos consejos de archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el cumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
11.1.1.1. a) emitir las ordenes necesarias para que se suspendan de inmediato las practicas que amanecen o vulneren la integridad de los archivos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. cuando no se encuentre norma prevista esencial, el incumplimiento de las ordenes impartidas conforme al presente literal sera sancionado por la autoridad que las referirá con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta 20 salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persistía el incumplimiento.
11.1.1.1.1. b) las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravisimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el articulo 25 de la ley 200 de 1995.
11.1.2. ARTICULO 33. ÓRGANO COMPETENTE. El estado a través del archivo general de la nación, ejercerá control y vigilancia sobre los dos documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
11.1.2.1. ARTICULO 34. Normalizacion. en desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8°de la constitución política, en el archivo general de la nación fijara los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
12. TITULO X DONACIÓN ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
12.1. ARTICULO 44. donaciones el archivo general y los archivos publico podrán recibir donaciones depósitos y legados documentos históricos.
12.1.1. ARTICULO 45. Adquisición y/o expropiciacion los archivos privados de carácter histórico declarados de interés públicos podrán ser adquiridos por la nación cuando el propietario los ofreciere en venta declarase de interés publico o de interés social para efectos de la propiciatorio social para efectos de la expropiciacion por vía administrativa a al que se refiere la constitucional política la adquisición de archivos privados de carácter histórico cultural que se encuentre en peligro de destrucción desaparición deterioro o perdida.