1. Técnica para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar archivos
2. HISTORIA
2.1. 1871 Rene Patrice Prudent
2.1.1. Técnica de reducción fotográfica durante guerra Franco Prusiana
2.2. 1839 John Benjamin Dancer
2.2.1. Primera microfotografía
2.3. 1928 George Mc Carthy
2.3.1. Recordak Company
2.4. 1934
2.4.1. micropelícula 35mm como método para preservar periódicos.
2.5. 1941
2.5.1. Aerógrafo o correo "V"
2.6. 1950
2.6.1. Microfilmación parav salidas COM
2.7. 1955
2.8. 1959
2.8.1. Microfilmadora portatil
2.9. 1976
2.9.1. Microfilmadora Oracle
2.10. 1977
2.10.1. Procesadora de microimágenes láser
2.11. 1978
2.11.1. Búsquedas inteligentes y programables de imágenes microfilmadas
2.12. 1986
2.12.1. Sistema Komstar Finisher
2.12.2. Primer equipo micrográfico de búsqueda automatizada.
3. MICROFILMACIÓN EN COLOMBIA
3.1. 1962
3.1.1. Archivo Nacional hereda 2 equipos marca Deboll
3.1.2. 1950
3.1.2.1. Inicia mediante el Decreto Ley 2527
3.2. 1974
3.2.1. Archivo Nacional adquiere
3.2.1.1. Cámara planetaria Recordak
3.2.1.2. Procesadora de películas Prostar
3.2.1.3. Maquina duplicadora de microfilmes Extek
3.2.2. Archivo Nacional adquiere cámara planetaria Recordak
3.3. 1974 Jorge Alberto Montoya
3.3.1. Microfilmación de conservación en el Archivo Nacional
3.4. 1975
3.4.1. Asociación Colombiana de Microfilmación
3.5. Principales problemas
3.5.1. Pérdida de documentos originales valiosos
3.5.2. Almacenamiento inadecuado de las películas
3.5.3. Diseño inadecuado de los parámetros de microfilmación.
3.6. Microfilmación Análoga
3.6.1. Equipamiento
3.6.1.1. Cámaras rotativas
3.6.1.1.1. Microfilma formatos carta y oficio a gran velocidad
3.6.1.2. Microfilman documentos en mal estado
3.6.1.3. Cámaras planetarias
3.6.1.3.1. Garantiza la integridad del documento
3.6.2. Procesado
3.6.2.1. Equipos que permiten revelar la imágen de los rollos.
3.6.2.1.1. Fijador
3.6.2.1.2. Revelador
3.6.3. Control de calidad
3.6.3.1. Equipos
3.6.3.1.1. Inspectómetro
3.6.3.1.2. Densiómetro
3.6.3.1.3. Microscópio de 100 aumentos
3.6.3.1.4. Empalmadora
3.6.3.2. Se realiza control imágen por imágen
3.6.4. Duplicación
3.6.4.1. Facilita la consulta
3.6.4.2. Por cada rollo master se saca mínimo una copia.
3.6.5. Lectura
3.6.5.1. Solo consulta
3.6.5.2. Copiadores
3.6.5.2.1. Permiten realizar fotocopia
3.6.5.3. Digitalizadores
3.6.6. Mantenimiento
3.6.6.1. No existen sificientes suministros
3.6.7. Insumos
3.6.7.1. Películas
3.6.7.2. Químicos de revelado y fijado
3.6.7.3. Carretes plásticos
3.6.7.4. Cajas de cartón para los rollos
3.6.7.4.1. Desacificadas
3.6.7.4.2. Corrientes
3.6.7.5. Cinta adhesiva para procesado
3.6.7.6. Tarjetas técnicas de resolución
3.7. Microfilmación digital
3.7.1. Se vale de las imágenes digitales obtenidas por escaneo para a partir de ellas generar el rollo de microfilm, sin recurrir a los originales en papel.
3.7.2. Equipamiento
3.7.2.1. Escritor de microfilmes
3.7.3. Mantenimiento
3.7.3.1. No hay técnicos capacitados
3.7.4. Insumos
3.7.4.1. Usa el mismo tipo de película que se usa para las cámaras de tipo análogo.
4. DIGITALIZACIÓN A PARTIR DE SOPORTES EN MICROFILM
4.1. Guía que orienta a las entidades sobre como adelantar técnicamente el proceso de digitalización.
4.2. Procedimiento Técnico
4.2.1. Preparación de los microfilmes desde el punto de vista archivístico y de conservación.
4.2.1.1. Lo ideal es realizar el proceso de digitalización a partir de microfilmes en las siguientes condiciones:
4.2.1.1.1. No tener rayas ni en el soporte ni en la emulsión
4.2.1.1.2. densidad 0.80 y 1.50
4.2.1.1.3. Densidad base + velo no superior a 0.05
4.2.1.1.4. Resolución no inferior a 90 líneas/mm
4.2.1.1.5. Estar libres de manchas de suciedad
4.2.1.1.6. No estar afectado por ataque biológico
4.2.1.1.7. No presentar degradación de la imágen
4.2.1.1.8. Rollos embobinados con la emulsión
4.2.1.1.9. No presentar ningún tipo de humedad
4.2.1.1.10. No presentar rasgaduras
4.2.1.1.11. No tener empalmes en cinta
4.2.1.1.12. No estar pegados por oxidación u otra cosa.
4.2.1.2. En estos casos la digitalización debe ser realizada por personal técnico.
4.2.1.2.1. Microfilmes con manchas por suciedad
4.2.1.2.2. Ataque de hongos, biológico o infección baja
4.2.1.2.3. Empalme ultrasónico
4.2.1.2.4. Densidades
4.2.2. Escaneo y captura de la imagen
4.2.2.1. Resolución
4.2.2.1.1. Reducción utilizada para el proceso de microfilmación
4.2.2.2. Formato
4.2.2.2.1. formato TIFF
4.2.2.3. Profundidad de color
4.2.2.3.1. Escala de grises (8 bits)
4.2.2.4. Edición de las imágenes
4.2.2.4.1. Filmación Simplex tipo ll
4.2.3. Optimización de la imagen
4.2.3.1. Ajustes al brillo, al contraste y la gama
4.2.3.2. Alineación de las imágenes
4.2.3.3. Eliminación de bordes sin dañar la integridad de la información
4.2.3.4. Supresión de imágenes en blanco
4.2.3.5. Extracción de imágenes con simbología de microfilmación
4.2.4. Inspección de calidad
4.2.4.1. Microfilmes homogéneos y con buena calidad
4.2.4.1.1. Revisión mediante muestreo
4.2.4.2. Microfilmes heterogéneos o con mala calidad.
4.2.4.2.1. Revisión al 100% de las imágenes
4.2.5. Captura en el sistema de gestión de documento electrónico de archivo o repositorio digital.
4.2.5.1. Para consulta o unificar un expediente
4.2.5.1.1. Con un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA
4.2.5.1.2. Con un repositorio digital.
4.2.6. Incorporación de metadatos e indexación incluida la firma electrónica si se trata de una digitalización certificada.
4.2.6.1. Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. AGN
4.2.6.2. Para garantizar valor probatorio
4.2.6.2.1. La entidad adopte dentro de su sistema de gestión de calidad
4.2.6.2.2. El procedimiento anterior establezca claramente el responsable de firmar digitalmente o electrónicamente.
4.2.6.2.3. No eliminar los microfilmes de los cuales se obtuvo la digitalización ni las actas originales de microfilmación en papel
4.2.6.2.4. Contar con un registro de auditorá detallado del sistema
4.2.7. Consulta
4.2.7.1. Documentos en fase archivo de gestión de uso interno
4.2.7.2. Documentos en fase archivo de gestión que se utilizarán para publicar en la página web, apartado de Transparencia
4.2.7.3. Documentos en fase de archivo central
4.2.7.4. Documentos históricos
4.2.8. Mantenimiento
4.2.8.1. Actualización de hardware y software
4.2.8.2. Aplicación de TRD y/o TVD
4.2.8.3. Ajuste y calibración de equipos
4.2.8.4. Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de captura
4.2.9. Preservación digital
4.2.9.1. Tiempos de retención de los documentos
4.2.9.2. Volumen de consulta
4.2.9.3. Consecuencias legales y administrativas en caso de pérdida
4.2.9.4. Pérdidas históricas en caso de constituir patrimonio documental colombiano
4.2.10. Escaneo y captura de la imagen
4.3. Equipos usados en digitlización a partir de microfilmes
4.3.1. Equipos de consulta para digitalización manual
4.3.1.1. Pequeños y compactos solo se pueden digitalizar 500 imágenes en una jornada de 8 horas
4.3.2. Equipo de alta velocidad para digitalización masiva
4.3.2.1. Digitalización de altos volúmenes de microfilmes en rollo
4.3.2.2. Requiere de personal entrenado para meores resultados
4.3.3. Monitores y computador
4.3.3.1. Tamaño 21.5 pulgadas
4.3.3.2. Resolución 1020 X 1080 pixeles
4.3.3.3. Densidad de pixeles 103 pp
4.4. Elementos técnicos de calidad
4.4.1. Elaboración del proyecto
4.4.1.1. Objetivo
4.4.1.2. Alcance
4.4.1.3. Definición de los equipos necesarios
4.4.1.4. Definición de características técnicas
4.4.1.5. Cronogramas
4.4.1.6. Presupuesto
4.4.2. Personal
4.4.2.1. Profesional en Gestión Documental
4.4.2.2. Ingeniero de sistemas
4.4.2.3. Técnicos en gestión documental
4.4.2.4. Auxiliares
4.4.3. Mantenimiento de equipos
4.4.3.1. Mantenimiento que garantice el óptimo funcionamiento y evite retrasos en el desarrollo de las actividades
4.4.4. Revisión final
4.4.4.1. Carácterísticas técnicas de las imágenes
4.4.4.1.1. Aspectos fotográficos
4.4.4.1.2. Componente archivístico
4.4.4.2. Exactitud de los metadatos
4.4.4.2.1. Metadatos técnicos
4.4.4.2.2. Metadatos descriptivos
4.4.4.2.3. Metadatos probatorios
4.4.4.2.4. Metadatos de preservación
5. Uso de la microfilmación en Colombia
5.1. Está supeditado a dos objetivos
5.1.1. Preservación digital
5.1.1.1. Garantiza la permanencia de la información
5.1.2. Conservación
5.1.2.1. Para reproducir documentos con valores primarios y/o secundarios
5.1.2.2. Para reproducir documentos con valores primarios y/o secundarios
6. NORMATIVIDAD
6.1. Técnica
6.1.1. NTC 3723
6.1.2. NTC 5174
6.1.3. NTC 5238
6.1.4. NTC 5421
6.1.5. NTC 4080
6.1.6. NTC 5768
6.1.7. NTC 5912
6.1.8. NTC 5421
6.2. Jurídica
6.2.1. Ley 141 de 1961
6.2.2. Ley 39 de 1981
6.2.3. Ley 80 de 1989
6.2.4. Ley 6 de 1992. Art 74
6.2.5. Ley 594 de 2000
6.2.6. Ley 962 de 2005
6.2.7. Decreto 2527 de 1950
6.2.8. Decreto 3354 de 1954
6.2.9. Decreto 2620 de 1993
6.2.10. Código de comercio, conservación de libros y papeles de comercio
6.2.11. Acuerdo 07 de 1994 Art.60
6.2.11.1. Acuerdo AGN 037 de 2002
7. SITUACIÓN DE LA MICROFILMACIÓN A NIVEL MUNDIAL
7.1. La microfilmación sigue siendo usada para garantizar la permanencia de la información documental por tiempos mayores a 20 años.
7.2. NARA
7.2.1. Ha microfilmado millones de páginas de documentos federales de valor permanente.
7.3. Empresas que distribuyen suministros micrográficos
7.3.1. EPM
7.3.1.1. Dedicada al mercado de equipos de micrografía desde el 2013
7.3.2. Indus
7.3.2.1. Casa matriz en Estados Unidos produce equipos de microfilmación desde 2009
7.3.3. Konica Minolta
7.3.4. FUJIFILM
7.3.5. GENUSIT
7.3.5.1. Fábrica alemana
7.3.6. CANON
7.3.6.1. Empresa japonesa
7.3.7. Eyecom Produce
7.3.8. SMA Electronic Document GmbH
7.3.8.1. Hace uso de la microfilmación digital.
7.3.8.2. Empresa alemana
7.3.9. hh
7.4. Conclusion
7.5. Conclusiones
8. REFERENTE DE LA MICROFILMACIÓN EN COLOMBIA
8.1. Suministro de insumos , equipamiento y servicios
8.1.1. Fabricates de películas en Colombia
8.1.1.1. Inversiones Ajoveco
8.1.1.1.1. Representa de manera exclusiva las películas marca FUJIFILM
8.1.1.2. Servimagenes
8.1.1.2.1. Importa mayores volúmenes de insumos de microfilmación de marca EPM
8.2. Venta de equipos y servicio de microfilmación
8.2.1. Varias compañias colombianas con capacidad de importar y vender equipos de microfilmación que se producen en Estados Unidos, Europa y Japón.
8.2.1.1. Ameritec
8.2.1.2. Micromatización
8.2.1.3. ADOC
8.2.1.4. Sidein
8.2.1.5. Ajoveco
8.2.1.6. ALbatech
8.2.1.7. Sysentec
8.2.1.8. Servimagenes
8.2.1.9. Microscan S.A.S
8.2.1.10. Ecofilm
8.3. Servicio de mantenimiento
8.3.1. Falta de técnicos entrenados
8.3.2. Imposibilidad de encontrar repuestos nuevos
9. ALTERNATIVAS AL USO DE LA MICROFILMACIÓN
9.1. Objetivos
9.1.1. Sustitución del soporte papel para reducción del espacio físico destinado al archivo
9.1.1.1. Se aplica para aquella documentación que no tiene valores secundarios
9.1.1.2. Es preciso utilizar la digitalización certificada .
9.1.2. Seguridad para la documentación que tiene altos valores primarios y/o secundarios
9.1.2.1. Se aplica a documentación con altos valores primarios o documentación vital
9.1.2.2. Se debe hacer digitalización certificada
9.1.2.3. Preservación digital a largo plazo que garantice permanencia de la información.
9.1.3. Distribución
9.1.4. Copia de trámite