1. Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización.
2. VENTAJAS
2.1. Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.
2.2. Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.
2.3. Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina.
2.4. Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
2.5. Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.
3. DESVENTAJAS
3.1. Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico.
4. REQUERIMIENTOS-REQUISITOS
4.1. 1. Flexibilidad: es necesario establecer una rutina de organización de documentos entre el personal trabajador de una empresa.
4.2. 2. Integridad: en un sistema de gestión documental resulta primordial, especialmente para aquellos basados en criterios digitales.
4.3. 3. Conformidad: la consistencia del sistema de gestión de documentos debe evaluarse de forma periódica.
4.4. 4. Exhaustividad: el sistema de gestión documental escogido debe abarcar toda la información relativa a la empresa.
4.5. 5. Sistemático: los datos y documentación deberán crearse y mantenerse de forma sistemática en el software.
5. La importancia de una buena estructura documental es algo más que organización. Puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso en la toma de decisiones estratégicas que deciden el futuro de una compañía.
6. Es un Sistema de Información, basado en tecnología WEB, que permite la administración de los documentos; enviados y recibidos por la organización y la administración de los inventarios de los expedientes en el archivo central.
7. OBJETIVOS
7.1. 1. Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
7.2. 2. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
7.3. 3. Conservar la memoria de la organización, más allá de los individuos que trabajan en ella, y así poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre los aspectos en los que hay experiencia acumulada
8. CARACTERÍSTICAS
8.1. 1. Facilidad de acceso a los documentos
8.2. 2. Flujo de documentos intuitivo
8.3. 3. Confidencialidad absoluta de la documentación:
8.4. 4. Capacidad para controlar versiones de documentos
8.5. 5. Comunicación contextual
9. Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
