1. Las 5 C´s de las comunicaciones escritas y las habilidades de comunicación en que se apoyan
1.1. Correcto (gramática y ortografía correctas). El mal uso de la gramática o la ortografía incorrecta puedengenerar distracción y también pueden introducir distorsiones en el mensaje, disminuyendo la credibilidad. Conciso (expresión concisa y eliminación del exceso de palabras). Un mensaje conciso, bien elaborado,reduce las oportunidades de malinterpretar la intención del mensaje. Claro (propósito y expresión claros dirigidos a las necesidades del lector). Garantiza que las necesidadesy los intereses de la audiencia se tengan en cuenta en el mensaje. Coherente (flujo de ideas coherente, lógico). Un flujo de ideas coherente y lógico con el uso de “marcadores”como una introducción y resúmenes de las ideas a lo largo de la redacción. Controlado (flujo controlado de palabras e ideas). El flujo controlado de palabras e ideas puede involucrargráficos o sólo resúmenes
1.2. Las 5Cs de las comunicaciones escritas se apoyan en habilidades de comunicación, tales como.
1.2.1. Escuchar de forma activa. Mantener el compromiso con el interlocutor y resumir las conversaciones paraasegurar un intercambio eficaz de información. Conciencia de las diferencias culturales y personales. Desarrollar la conciencia del equipo acerca de lasdiferencias culturales y personales para reducir los malentendidos y mejorar la capacidad de comunicación. Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los interesados. La negociación con los interesadosreduce la existencia de expectativas conflictivas dentro de la comunidad de interesados. Mejora de las habilidades. Mejorar las habilidades de todos los miembros del equipo en las siguientesactividades: Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo una acción; Motivar a las personas y proporcionar estímulo o confianza; Coaching para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados; Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre las partes y reducir retrasos en las aprobacionesodecisiones; y Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.
2. Enfoques
2.1. Comunicación interpersonal. La información se intercambia entre individuos, normalmente cara a cara.
2.2. Comunicación en pequeños grupos. Se lleva a cabo en grupos de unas tres a seis personas.
2.3. Comunicación pública. Un único orador que se dirige a un grupo de personas
2.4. Comunicación masiva. Existe una conexión mínima entre la persona o grupo que envía el mensaje y losgrupos grandes, a veces anónimos, a quienes está dirigida la información.
2.5. Comunicación a través de redes y computación social. Apoya las tendencias emergentes en comunicaciónde muchos a muchos, con el respaldo de los medios y la tecnología de computación social
3. Los objetos y métodos de comunicación
3.1. Paneles informativos,
3.2. Boletines informativos/revistas internas/revistas electrónicas,
3.3. Cartas al personal/voluntarios,
3.4. Comunicados de prensa,
3.5. Informes anuales,
3.6. Correos electrónicos e intranets,
3.7. Portales web y otros repositorios de información (para comunicación de tipo pull),
3.8. Conversaciones telefónicas,
3.9. Presentaciones,
3.10. Sesiones informativas de equipo/reuniones grupales,
3.11. Grupos focales,
3.12. Reuniones cara a cara formales o informales entre diferentes interesados,
3.13. Grupos de consulta o foros de personal, y
3.14. Medios y tecnología de computación social.
4. La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades deinformación del proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la implementación deactividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de información. La Gestión de las Comunicaciones del Proyectoconsta de dos partes.
4.1. La primera parte consiste en desarrollar una estrategia para asegurar que la comunicación seaeficaz para los interesados.
4.2. La segunda parte consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para implementarla estrategia de comunicación.
5. En forma escrita. Físicos o electrónicos. Hablados. Cara a cara o remotos. Formales o informales (como en documentos formales o medios sociales de comunicación). A través de gestos. Tono de voz y expresiones faciales. A través de los medios. Imágenes, acciones o incluso sólo la elección de palabras. Elección de palabras. A menudo existe más de una palabra para expresar una idea; puede haber diferenciassutiles en el significado de cada una de estas palabras y frases
6. Procesos de Gestión de las Comunicaciones
6.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones
6.1.1. Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan apropiadospara las actividades de comunicación del proyecto basados en las necesidades de información de cada interesadoogrupo, en los activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto
6.2. Gestionar las Comunicaciones
6.2.1. Es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución,almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunosy adecuados
6.3. Monitorear las Comunicaciones
6.3.1. Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de informacióndel proyecto y de sus interesados
7. CONCEPTOS CLAVE PARA LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
8. Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones
8.1. Interna. Externa. Formal. Informal. Enfoque jerárquico. Ascendente. Descendente. Horizontal. Oficial. No oficial. Escrita y oral.
9. Metodos de comunicacion
9.1. Interactiva
9.1.1. Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipomultidireccional en tiempo real. Emplea objetos de comunicación tales como reuniones, llamadas telefónicas,mensajería instantánea, algunas formas de medios sociales y videoconferencias.
9.2. tipo push (empujar)
9.2.1. Enviada o distribuida directamente a receptores específicos quenecesitan recibir la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza queefectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Los objetos de comunicaciónde tipo push incluyen cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, blogs ycomunicados de prensa.
9.3. tipo pull (tirar)
9.3.1. Utilizada para conjuntos de información complejos y voluminosos, o paraaudiencias grandes; requiere que los receptores accedan al contenido según su propio criterio sujetos aprocedimientos de seguridad. Estos métodos incluyen portales web, sitios intranet, aprendizaje virtual (e-learning),bases de datos de lecciones aprendidas o repositorios de conocimiento.