1. TEMA 5: INAUGURACIÓN DE UN AÑO ACADÉMICO
1.1. Es un acto con una ceremonia solemne, donde se declara oficialmente inaugurado el curso. Se desarrollan tradicionalmente cada año, mediante un ceremonial preestablecido y tradiciones centenarias.
1.2. Su organización es responsabilidad de la Unidad de Organización y Producción de Eventos o la organización que la universidad crea pertinente. Con el apoyo de unidades coordinadoras o alumnos de la Universidad
1.3. Se inician con la comitiva académica y se celebra normalmente el Aula Magna de la Universidad
1.3.1. Precedencia oficial: dictada por ley en todos los eventos
1.3.2. Precedencia social: Es dictada por costumbre o por norma en función de rangos o jerarquías.
1.3.3. El rector presidirá todas las ceremonias de inauguración que se celebren en la universidad. En caso de no poder asistir acudirá en su representación un miembro del equipo de dirección.
1.3.4. El Rector cederá la presidencia a personalidades de gran relevancia como el Alcalde, Gobernador.
1.4. El protocolo universitario constituye un elemento fundamental en el ámbito de la comunicación institucional que debe adaptarse a las exigencias que hoy se le plantean, sin perder su autonomía, su tradición y su propia filosofía.
1.5. Invitados: - Autoridades de la Universidad - Comunidad Académica - Autoridades locales - Medios de Comunicación
2. TEMA 6: ANIVERSARIOS INSTITUCIONALES
2.1. Se celebra anual o eventualmente, debe realizarse de acuerdo a un ceremonial especial decretado o preestablecido
2.1.1. Existen:
2.1.2. Actos Regulares
2.1.3. Ceremonias Solemnes
2.1.3.1. Programa General: • Introducción • Saludo a autoridades presentes • Himno Nacional • Entrega de distinciones o reconocimientos por años de servicio • Cuenta anual del rector • Himno de la Universidad • Cierre Se pueden incluir: • Números artísticos o culturales • Actividades académicas • Cóctel o vino de honor
2.1.3.1.1. Actores que intervienen en la organización de un acto solemne: • Coordinador General • Coordinador Operativo • Comité de Logística y Protocolo • Comité de Publicidad y Promoción • Comité de Gestión • Dinamizadores
2.1.4. Ceremonias Formales
3. TEMA 7: GRADUACIONES EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
3.1. Llevar a cabo una graduación universitaria requiere de varios pasos importantes. Cada Institución debe personalizar su ceremonia, de acuerdo a sus intereses, cultura institucional, valores.
3.1.1. 1. La cantidad de graduandos que participarán en la ceremonia.
3.1.2. 2. Definir el lugar es de suma importancia para el buen desenvolvimiento de la ceremonia.
3.1.3. 3. Seleccionar la fecha del evento de acuerdo a los reglamentos de la Institución académica.
3.1.3.1. Invitaciones: Tener especial cuidado a la hora de redacción y especificación de hora, fecha y lugar.
3.1.3.2. Reunión con los estudiantes y/o tutores: Para establecer la hora en que deben llegar los graduandos. Regulación y requerimientos sobre fotógrafos y vídeo. Sugerencia para alquiler de traje académico.
3.1.3.3. Decoración y Montaje: Establecer los lugares pertinentes y la decoración deberá ser acorde al evento
3.1.3.4. Recepción de invitados y ubicación: Debe haber alguien para guiar a los invitados sobre dónde deben sentarse. Los graduandos suelen colocarse en orden alfabético para facilitar su salida para recoger el título conforme son nombrados. Por lo que estos asientos también deben ser nominativos.
3.1.3.5. Orden de precedencia y presidencia: El rector presidirá todas las ceremonias de graduación que se celebren en la universidad. En caso de no poder asistir acudirá en su representación un miembro del equipo de dirección.
3.1.4. 4. Invitaciones (flujo de los asistentes)
3.1.5. 5. Reunión con los estudiantes y/o tutores.
4. NOMBRE: GABRIELA CARTUCHE GRANDA CICLO: 7mo “A” FECHA: 15/08/2020
5. TEMA 1: RECIBIMIENTO Y BIENVENIDA
5.1. • A quien recibe • Dónde se le recibe • Motivo por el que se recibe
5.1.1. • Bienvenida colectiva. - Se hacen a personas que han estado fuera por una misión militar, por un trabajo especial, etc. Les reciben muchas personas. • Bienvenidas oficiales o solemnes. – se hacen a jefes de Estado, presidentes de Gobierno y autoridades importantes del país o países extranjeros • Bienvenidas personalizadas o individuales. – se da cuando se recibe a amigos, familiares en casa o a clientes y proveedores en la empresa.
5.2. El anfitrión se encarga de recibir a sus invitados, de acuerdo a un protocolo. En algunos casos será la máxima autoridad o jerarquía de la institución anfitriona. Dependerá del rango del invitado y del tratamiento o cortesía.
5.2.1. Líneas de Saludo: • Oficial: autoridades según su cargo • Anfitriones: en el edificio o exterior próximos a la puerta de acceso.
6. TEMA 3: ENTREGA DE PREMIOS Y RECONOCIMIENTOS
6.1. Presupuesto: determinado por el menú, cantidad de invitados, etc.
6.2. Tipo de Premio: prendedores, estatuillas, certificados, etc.
6.3. Cantidad de invitados: los inmediatos y sus invitados.
6.4. Comida: depende del tamaño del evento y las instalaciones para determinar esto.
6.4.1. * Entrega de premios institucionales: Se entregan en un marco solemne, formato tradicional de evento. En un ambiente rígido y muy formal. * Se debe considerar algunas pautas: • Dar a conocer el acta del jurado • Trofeos, medallas visibles en una mesa auxiliar • Cuando hay una mesa de presidencia, se entregan desde la misma
6.4.1.1. Programa de incentivos: Se debe tener un programa previo a un acto social, administrativo o académico. Programa: • Presentación de autoridades • Saludo de bienvenida • Palabras del Rector • Palabras de Vicerrector/a • Entrega de reconocimientos e incentivos • Palabras del Director de Comunicación • Palabras de despedida • Despedida y Clausura
6.5. Disposición de las mesas/ sillas: deberá estar bien distribuida y con espacios para transitar.
6.6. Decoraciones: pueden ser flores, globos, manteles, centro de mesa, plantas, etc.
6.7. Ayudas audio-visuales: pueden ser diapositivas, videos, grabados de personas de la persona homenajeado
7. TEMA 4: FIRMAS DE CONVENIOS
7.1. Acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir con presencia de otros invitados o sin ella. La diferencia en su organización radicará entonces en la cantidad de personas asistentes al mismo, ya que el programa será común a todos ellos.
7.1.1. Convenio simple: firma pública de tantos ejemplares como firmantes, con intercambio de las mismas. Convenio múltiple: firma pública de un único ejemplar, sin intercambio de carpetas.
7.1.1.1. Firma simple: • Lectura del texto a firmar por un técnico o alto directivo de la institución anfitriona o persona designada al efecto por las partes. • Firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas. • Palabras de los firmantes, por el orden establecido (el mismo que se ha seguido para su colocación en la mesa). • Posible rueda de prensa. • Vino español o lunch. Firma múltiple: • Tras la firma del primer ejemplar, los ayudantes cerrarán la carpeta que contiene el documento. • La cogerán y por detrás del firmante la intercambiará con el otro ayudante. • De nuevo pondrán las carpetas sobre la mesa y repetirán la operación. • Una vez concluidas las firmas, los firmantes se saludarán con la mano y sentados, comenzarán los discursos por el orden correspondiente. • Se realizará una fotografía de grupo en el escenario adecuado.