1. Regla n°1: Entender cómo funciona el proceso de compras
1.1. El proceso de compras normalmente consta de 9 pasos
1.2. Un proceso de compras, también conocido como “procurement process” consiste en una serie de pasos y etapas que se deben llevar a cabo en una empresa antes de adquirir un producto o servicio, necesario para cumplir una meta u objetivo.
2. Regla n°2: Planificar compras
2.1. Una empresa necesita de insumos y materia prima, para lograr la producción y distribución de sus productos o servicios. Por ende, la compra de estos materiales no puede realizarse a última hora, por el contrario, deben planearse junto a un análisis de inventario.
2.1.1. Gracias a dicho análisis podemos conocer:
2.1.1.1. Qué hace falta y que no. Establecer lo prioritario por encima de lo que no es. Identificar volúmenes necesarios. Analizar cómo está la liquidez de tu empresa. Conocer el estatus actual del capital de trabajo de tu empresa.
3. Regla n°3: Reducir costos y riesgos económicos
3.1. Uno de los objetivos principales dentro de la administración de compras y suministros es la reducción de costos y la prevención de riesgos económicos.
3.1.1. Para ello es necesario:
3.1.1.1. Comparar cotizaciones de proveedores. Comprar a mayoreo. Mantener una rotación de cuentas por pagar positiva que garantice una buena fluidez de los activos. Realizar a tiempo los pagos a proveedores.
4. Regla n°4: Seleccionar a los proveedores adecuados
4.1. Consiste en seleccionar muy bien quienes serán los proveedores, de acuerdo a su trayectoria, experiencia, capacidad de producción, distribución, utilidad, plazos de crédito, etc.
4.1.1. Se debe saber si:
4.1.1.1. Dichas compañías cuentan con la infraestructura y activos para mantenerse operando a largo plazo y sobre todo, si son empresas confiables y responsables.
5. Regla n°5: Tener ética ante cualquier incitación a cometer fraudes
5.1. En el proceso de compras se pueden presentar oportunidades de fraude y demás actividades que van en contra de una empresa.
5.1.1. situaciones como:
5.1.1.1. Sobornos: actividad muy utilizada por compradores o jefes de compras, consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar la orden de compra o pedido. Favoritismos: comprando a un familiar o amigo. Aceptar invitaciones o recibir obsequios: recibir obsequios con el fin de comprarle a cierto vendedor. Solicitar al vendedor que mejore sus precios: actividad desleal al exigir un mejor precio basado en precios de otros vendedores técnica conocida como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”.