La cadena documental es el conjunto de operaciones y técnicas que se aplican a la colección o fon...

1. La fase de entrada consta de tres subfases: Selección, adquisición y recepción

1.1. La selección: es el proceso en el que se decide qué documentos se añaden o eliminan de la colección o fondo. Es un proceso complejo en el que intervienen muchos factores e intervienen cuestiones de tipo cuantitativo y cualitativo.

1.2. La adquisición: las vías de adquisición son el acceso gratuito, la compra, la donación, el intercambio, el depósito legal y la transferencia.

1.3. La recepción: consta de tareas administrativas, el registro y la preparación del material.

2. Fase de análisis y tratamiento La fase de análisis y tratamiento: organiza los documentos seleccionados en la primera fase y producir herramientas que faciliten la recuperación

2.1. Análisis documental es la operación intelectual de aplicar técnicas específicas y normalizadas a un colectivo de documentos con la finalidad de hacerlos controlables y recuperables.

2.1.1. Análisis formal: describe los atributos estructurales de los documentos, proporcionando una representación del documento que lo describa de manera única

2.1.2. Análisis de contenido: identifica y representa de manera precisa la materia de los documentos, para permitir la recuperación. Esta parte del análisis documental establece los puntos de acceso por materias o contenidos de los documentos.

2.2. Procesamiento técnico En este momento de la cadena, el documento está a punto para ser ordenado, ya sea en una estantería, carpeta o archivadores.

2.2.1. Almacenamiento y conservación: la conservación documental se relacionaba con dos operaciones: la encuadernación y la restauración de libros y manuscritos antiguos. El documento de la IFLA amplió el concepto de conservación documental en todo tipo de SID y de fondo. Distingue tres actividades: la preservación, la conservación y la restauración.

2.2.2. Ordenación: • Las no significativas. • Las de significado limitado. • Las altamente significativas

3. Fase de salida La misión de la cadena documental es ofrecer el fondo documental de un SID al usuario. Para hacerlo pone a su disposición un conjunto de instrumento para la busca y unos servicios de difusión.

3.1. Instrumentos de búsqueda Los SID ponen a disposición de sus usuarios una serie de fuentes bibliográfica (los inventarios, los catálogos, las guías de lectura, las bases de datos de sumarios o los boletines de nuevas adquisiciones) y de recursos de información en red. Todos ellos son fuentes de información secundaria (los buscadores, los directorios y los portales), ya que ofrecen la referencia documental y el resumen.

3.2. Servicios de difusión Los SID ofrecen servicios de información colectivos y servicios personalizados. Algunos servicios requieren la presencia física del usuario y otros son consultable virtualmente.