1. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION. Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción son las siguientes: Diseñar el producto. Especificar los materiales a comprar. Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos. DEPARTAMENTO DE COMPRAS. El departamento de compras tiene las siguientes funciones: Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales. Solicitar cotizaciones de los proveedores. Elaborar y emitir la orden de compra. ALMACEN DE MATERIALES. El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades: A) Esta operación es preliminar y consiste en realizar la recepción e inspección de los materiales Recibir el material con la respectiva orden de entrega. Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. Verificar la cantidad y calidad del material. Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro. Si se presentan irregularidades, no recibir el material. Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepción. B) Secuencia del almacenamiento, protección y salida. Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra. Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (Kardex). DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones: Recibir la factura del proveedor. Chequear con la orden de compra. Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos. Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
2. DEPARTEMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES
2.1. Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras. Estos departamentos son: 1- Departamento de Producción 2- Departamento de Compra de materiales. 3- Almacen de materiales. 4- Departamento de Contabilidad.
3. SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATEIRALES
3.1. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales e insumos para llevar a cabo su proceso.
3.1.1. En una empresa industrial, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo corriente, lo cual requiere que el costo de estos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas en el aspecto tangible, como en el aspecto contable.
3.1.1.1. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con ciertos objetivos del control interno, entre los cuales se mencionan: autorización, procesamiento y clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física.
4. INVENTARIOS
4.1. El inventario se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura.
5. TIPOS DE INVENTARIOS
5.1. Según su forma - Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento. - Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre. - Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. - Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.
5.1.1. Según su funcion Inventario de seguridad o de reserva, es el que se mantiene para compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes. Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea. Inventario en tránsito, está constituido por materiales que avanzan en la cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido pero no se han recibido todavía. Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades inmediatas de la empresa. Inventario de previsión o estacional se acumula cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los periodos de demanda baja para satisfacer las de demanda alta. Con frecuencia, este se acumula cuando la demanda es estacional.