Microfilmación y Digitalización

Mapa conceptual de microfilmacion y digitalizacion

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Microfilmación y Digitalización por Mind Map: Microfilmación y Digitalización

1. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de la información.

1.1. Objetivos

1.1.1. a. Sustituir el sopor te físico, por imágenes digitales. b.Facilitar la consulta de la información.

1.2. Requisitos Archivisticos

1.2.1. 1.Contar con una unidad del mas alto nivel jerárquico.

1.2.1.1. a. Que controlará y manejará la gestión documental.

1.2.2. 2.Tener desarrollado un PGD con las siguientes caracteristicas.

1.2.2.1. a. Poseer TRD.

1.2.2.2. b.Tener inventarios de Archivo de gestión, Central e Histórico.

1.2.2.3. c. No tener fondos acumulados sin organizar.

1.2.2.4. d. Tener documentados todos los procesos de GD.

1.2.2.5. e. Implementar programas de correspondencia centralizada.

1.2.2.6. f. Integrar los documentos electronicos con los fisicos.

1.2.2.7. e. Mantener el soporte papel una vez se realice la digitalización.

1.2.3. 3.El sistema de digitalización debe contar con los siguientes requisitos:

1.2.3.1. a.Soportar el Cuadro de Clasificacion Documental.

1.2.3.2. b. Garantizar que el CCD, corresponda a la organizacion fisica de los documentos.

1.2.3.3. c. Permita agregar series, subseries, sin limite alguno.

1.2.3.4. d. Permita la creacion de listas automaticas de inventario.

1.2.3.5. f. Permitir que el administrador abra y cierre un expediente para corregir errores.

1.2.4. 4. Principios fundamentales:

1.2.4.1. a. Autenticidad

1.2.4.2. b.Confiabilidad

1.2.4.3. c.Integridad

1.2.4.4. d.Disposición

1.3. Captura

1.3.1. a. Captura documental: Para este proceso los documentos deben pasar inicialmente por una preparación física

1.3.1.1. Resolución: En la tecnología de imágenes, la resolución se expresa en términos de puntos por pulgada

1.3.1.2. La Compresión: Una vez analizada la cantidad de memoria requerida para almacenar una página digitalizada.

1.3.1.2.1. e. Acceder adiciones de tipos documentales, fechas y metadatos que faciliten la indexacion.

1.3.2. b. Digitalizacion documental

1.3.2.1. Etapas:

1.3.2.1.1. a. Documento se carga de forma manual o automatica.

1.3.2.1.2. b. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando diferentes intensidades

1.3.2.1.3. c. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través de un sensor

1.3.2.1.4. d.Las señales eléctricas se codifican en bits

1.3.2.1.5. e.La imagen es comprimida y almacenada temporalmente

1.3.2.1.6. f. A través de un computador la imagen es desplegada para comprobar la calidad

1.3.2.1.7. e. Posteriormente se crean los índices

1.3.2.1.8. f. Las imágenes son enviadas a almacenamiento

1.3.3. c. Desempeño del escaner: Se debe tener en cuenta el volumen diario de trabajo, velocidad, confiabilidad del equipo, relación costo mano de obra realizada

1.3.3.1. Categorias de escaneres:

1.3.3.1.1. a. De escritorio

1.3.3.1.2. b. De producción

1.3.3.1.3. c. Para aplicaciones graficas

1.3.3.2. Tipos de escaneres

1.3.3.2.1. a.Con alimentador automatico o ADF

1.3.3.2.2. b. Con cama plana

1.3.3.2.3. c. Mezcla de los dos anteriores

1.3.4. d. Especificaciones tecnicas del escaner

1.3.4.1. Velocidad

1.3.4.2. Tipo

1.3.4.3. Capacidad de formatos

1.3.4.4. Metodos de captura

1.3.4.5. Productividad diaria

1.3.4.6. Tipo de interfaz

1.3.4.7. Ergonomia

1.3.4.8. Sofware de captura

1.3.4.9. Ciclo util

1.3.4.10. Resolucion

1.3.4.11. Tipo de imagen

1.3.4.12. Tamaño de la pagina

1.3.4.13. Rendimiento promedio

1.3.4.14. Formato de archivo

1.3.4.15. Rendimiento real

1.3.4.16. Alimentador

1.3.5. e.Calidad en los medios digitales

1.3.5.1. Se debe tener en cuenta la calidad cuando son planeados, creados por personas y dependencias competentes, en formatos normalizados y gestionados con procesos documentados.

1.3.6. f. Almacenamiento de imagenes

1.3.6.1. Ruta: Se refier en donde quedaran almacenados los ficheros generados.

1.3.6.2. Nomenclatura de ficheros y carpetas: A través del software se deberá asignar los nombres de ficheros y carpetas.

1.3.6.3. Almacenamiento Fisico: Destino final de las imagenes.

1.3.6.4. Acceso: Facilidad de visualización y despliegue de imágenes en un visor de alta velocidad.

1.3.7. g. Características técnicas de las imágenes

1.3.7.1. Infraestructura tecnologica: Hardware, software y redes.

1.3.7.2. Migración: Captura o conversión de documentos a formato digital.

1.3.7.3. Administracion: Gestionar y administrar los documentos digitalizados.

1.3.7.4. Uso y explotacion: Presentacion de las imagenes para el usuario.

1.3.7.5. Calibracion de monitores: Calibracion adecuada.

1.3.7.6. Integracion y puesta en marcha: Proceso continuado de conversion, gestion de imagenes, presentacion y servicio integral.

1.3.8. h.Protocolos para digitalizacion de documentos con fines probatorios

1.3.8.1. Condiciones previas al proceso reprografico

1.3.8.1.1. Estado de los documentos de archivo a procesar.

1.3.8.1.2. Nombramiento de un Oficial de Gestión Documental

1.3.8.1.3. Descripción, metadata de origen e indices

1.3.9. i. Condiciones durante el proceso de captura

1.3.9.1. Definicion de los lotes de documentos para conversion

1.3.9.1.1. Considerar arquitectura del sistema.

1.3.9.1.2. Definir los lotes a ser procesados

1.3.9.1.3. Entregar documentos objeto de conversion mediante FUID

1.3.9.1.4. El registro servira de identificacion.

1.3.9.2. Conservacion original de las imagenes

1.3.9.2.1. Encuadre

1.3.9.2.2. Direccionalidad

1.3.9.2.3. Integridad

1.3.9.2.4. No aplicar maquillaje

1.3.9.3. Medios Auto-Contenidos

1.3.9.3.1. Contenida en Acta de cierre o final

1.3.9.3.2. La informacion debera estar acorde con la estructura de registro

1.3.9.4. Medios de conservacion

1.3.9.4.1. La carga de la primera version de las imagenes y sus indexados deben hacerse sobre medios confiables que garanticen su permanencia.

1.3.9.5. Identificacion del medio

1.3.9.5.1. Se debe identificar o asociar cada unidad de grabacion o contenedor con un algoritmo de identificación o serial.

1.3.9.6. Formato de almacenamiento

1.3.9.6.1. Se debe utilizar un formato que no sea facil de modificarlo para evitar la falsificación.

1.3.9.7. Control de calidad

1.3.9.7.1. Control de calidad de imagenes

1.3.9.7.2. Control de calidad del proceso

1.3.9.8. Actas de control

1.3.9.8.1. Acta de inicio o acta final de almacenamiento de imagenes

1.3.9.8.2. Acta de finalización o Acta final de almacenamiento de imágenes.

1.3.9.9. Digitalizacion certificada

1.3.9.9.1. Estampado cronológico

1.3.9.9.2. Firma electrónica

1.3.9.9.3. Firma digital

1.3.9.9.4. Encriptacion de datos

1.3.9.9.5. Certificacion de las condiciones de archivo y conservacion por terceros

2. Condiciones después del proceso reprografico

2.1. Conservacion de las actas de control

2.2. Expedicion de copias

2.3. Renovacion de medios y prevencion de obsolencia tecnologica

3. Política de digitalización y clases de equipos para la digitalización

3.1. Escaner de cama plana

3.2. Escáner de alimentación automática

3.3. Escáner de tambor

3.4. Cámara digital

3.5. Escáner de planos

3.6. Escáner de transparencias y diapositivas

3.7. Escáner de microfilms

3.8. Sistemas híbridos digital-microfilm

4. Preservación digital

4.1. El objetivo de la preservación digital es garantizar y mantener la capacidad de acceder a los archivos digitales, de cara a la obsolescencia tecnológica y a la inestabilidad de los soportes informáticos a largo plazo.

5. Digitalización certificada

5.1. Estampado cronológico.

5.2. Firma electrónica

5.3. Firma digital

5.4. Encriptación de datos

6. Análisis físico de los documentos para una reprografía con fines probatorios (AGN,2011)

6.1. Tamaño de los documentos

6.2. estado fisico del documento

6.3. Color del papel

6.4. Contraste de los caracteres escritos

6.5. Protocolos documentales

6.6. Organizacion y foliacion