Control de Materiales

1. El control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

2. Ciclo y control de materiales

2.1. La inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costos de producción.

2.2. Un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepción, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios

3. Departamentos que intervienen

3.1. Ingeniería, planeación y distribución de la producción.- Responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Su actividad es diseñar el producto, especificar los materiales a comprar, estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos, preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.

3.2. Compra de materiales.- Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos la requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra. El departamento de compras tiene las siguientes funciones: Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales, solicitar cotizaciones de los proveedores, elaborar y emitir la orden de compra, garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas.

3.3. Recepción e inspección de materiales.- Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de los materiales se encuentran: Recibir el material con la respectiva orden de entrega, cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra, verificar la cantidad y calidad del material, verificar y aprobar las facturas de los proveedores, enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.

3.4. Almacenamiento y entrega de materiales.- El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades: Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra, verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar, preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex), recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total, enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud, Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de valuación.

3.5. Contabilidad.- Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones: Recibir la factura del proveedor, chequear con la orden de compra, recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos, realizar el asiento contable referente a la compra de materiales, recibir copia de la requisición de materiales, realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación, afectar la orden de producción o los procesos productivos

4. Documentos Utilizados

4.1. Requisición o Solicitud de Compra: Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura rganizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro

4.2. Orden de Compra: Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los términos establecidos y en la fecha y lugar convenidos.

4.3. Informe de Recepción: es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos.

4.4. Requisición o Solicitud de Materiales: Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algún material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante.

5. Inventarios de control de materiales

5.1. De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad número dos (NIC 2) los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de producción con vistas a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

5.1.1. Inventario de materias primas

5.1.2. Inventario de producto en proceso

5.1.3. Inventario de productos terminados

5.1.4. Inventario de suministros y dotaciones

6. Sistemas de control de materiales

6.1. Sistema de inventario periódico.- El sistema periódico obliga a las entidades a determinar el inventario final a través de un conteo físico realizado al menos anualmente, generalmente al final del periodo contable. Utilizando el sistema de inventario periódico la entidad no lleva un control continuo a través de sistemas de contabilidad del inventario final, por lo tanto este sistema no es aceptado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) para el control de inventarios.

6.2. Sistema de inventario permanente.- La aplicación del sistema de inventario permanente para el control de los inventarios implica que la entidad debe actualizar el importe de los inventarios cada vez que la compañía realiza una operación de compras o de ventas. Mediante la aplicación de éste sistema, el inventario final reconocido en los registros contables puede ser comparado con el conteo físico al final del periodo y determinar si hay inventario faltante, ya que existe una comparación entre lo que debería ser, y lo que realmente existe. El sistema de inventario permanente provee a la entidad de un mayor control interno sobre este tipo de activos, ya que permite identificar las diferencias entre las unidades que indican los registros de contabilidad y las unidades que resultan del conteo físico del inventario.

7. Métodos de valoración de Inventarios

7.1. Los métodos de valoración de inventarios o fórmulas del costo que permiten y reconocen las NIIF Completas y las NIIF para PYMES son: Identificación específica de sus costos individuales, Método promedio ponderado, Método FIFO o PEPS (Primeras en entrar primeras en salir)

7.2. Método promedio ponderado.- Este método resulta fácil de aplicar, o quizás también porque proporciona en forma fiable, un costo promedio de mercado para el valor de los inventarios disponibles.

7.3. Metodo FIFO o PEPS.- Es un procedimiento contable de valuación de inventario donde los primeros artículos que ingresan al stock son los primeros en salir. Se aplica generalmente a productos perecederos o artículos con fecha de vencimiento.