1. GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos.
2. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
3. LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
4. MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental.
5. NORMALIZACION ARCHIVISTICA: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
6. ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales.
7. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
8. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
9. RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
10. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos.
11. TIPO DOCUEMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa.
12. ACERVO DOCUMENTAL: docuemntos conservados por su valor historico o cultural
13. CATALOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
14. CERTIFICACION DE DOCUMENTOS: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.
15. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
16. CLASIFICACION DOCUEMNTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales.
17. DEPOSITO DEL ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
18. DEPURACION: Operación, dada en la fase de organización de documentos.
19. DISPOCISION FIANL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,.
20. ELIMINACION DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración.
21. FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente.
22. IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística.
23. RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES :Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas.
24. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales.
25. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
