CONTROL DE GESTION - Es la función por la cual la dirección se asegura que los recursos son obt...

1. ETAPAS DEL CONTROL El control es un proceso cíclico y repetitivo, está compuesto de cuatro elementos que se suceden: -Establecimiento de estándares: es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación: a-Estándares de cantidad: como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros. b-Estándares de calidad: como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros. c-Estándares de tiempo: como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros. d-Estándares de costos: como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros. ---_Evaluación del desempeño: es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo. _Comparación del desempeño con el estándar establecido: es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado -Acción correctiva: es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

1.1. TIPOS DE CONTROL

1.1.1. A- Según su periodicidad: existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: 1- Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados 2- Control concurrente: Vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación. 3- Control de retroalimentación: Consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras. Se implementan después de que el trabajo esta terminado.

2. Principios de control: 1- Equilibrio: a cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que l autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. 2- Oportunidad: el control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera quºe sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. El control de tipo “histórico”, mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda. Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen “preestablecida” su norma o estándar, aunque éste sea aproximado, vgr: presupuestos, pronósticos, estimaciones, etcétera. 3- Dependencia respecto de los objetivos: se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 4- Adecuada relación costo/beneficio: el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación. 5- Excepción: el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios. 6- Independencia: la función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. 7- Flexibilidad. cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda ejercerse adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su inflexibilidad. 8- Claridad: los controles debe ser claros para todos cuantos de algunas manera han de usarlos. De ahí la necesidad de limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los “especialistas”, como un medio de “hacer valer su puesto”. Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente. Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de intervenir en su operación. 9- Correctivos: los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben decir “que algo está mal”, sino “donde, por qué, quien es el responsable, etcétera”.

3. *Fallas comunes en el proceso de control de gestión: • Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones • Esparcimiento de la responsabilidad: el proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar a la totalidad del personal. • Obsesión: si el proceso de control se vuelve obsesivo se vuelve costoso. • Nostalgia: cuando el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo y limita una efectiva toma de medidas correctivas

3.1. * Los indicadores de Gestión: Son los medios, instrumentos o mecanismos utilizados para evaluar hasta que punto o en que medida estamos logrando los objetivos estratégicos. Entonces, los indicadores: - representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia. - producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados. - detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos. EL análisis de los indicadores conlleva a generar alertas sobre la acción, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.

4. FUNCIONES ADM - Planeación: Determinar un curso de acción. Especifica objetivos. - Organización: Disponer y relacionar el trabajo para el logro de objetivos. - Integración: Obtener y articular los elementos materiales y humanos que la org y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social. - Dirección: Provocar acción intencionada orientada a los objetivos deseados. · Control: Asegurar el avance hacia los objetivos conforme al plan.

4.1. REQUISITOS DE CONTROL -Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. -Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. -Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias q se presentan entre la ejecución y la planeación. -Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores. -Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección. _Previsión de fallas o errores futuros: El control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

4.2. Características de un sistema de control: -Claridad y simplicidad: estas permiten la comprensión tanto del Director que haga uso de los controles, como del subordinado para comprender lo que el superior busca. -Adaptabilidad: debe ser flexible para permitir introducir cambios tan pronto como sean necesarios, evolucionando y adaptándose al sistema dinámico que es la empresa. -Eficacia: tiene que ver con producir las señales correctivas en los momentos oportunos. -Eficiencia: implica que el control debe justificar lo que cuesta, no solo en términos económicos y monetarios sino de todos los factores que pesan en el establecimiento y funcionamiento del sistema de control. -Continuidad: debe efectuarse son regularidad. -Aceptación: los controles deben ser aceptados por todos.

4.3. Importancia del control: El control se emplea para: -Crear mejor calidad: las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. -Enfrentar el cambio: este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. -Producir ciclos más rápidos: Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. -Agregar valor: el principal objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. -Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.